Norma Legal Oficial del día 02 de julio del año 1998 (02/07/1998)

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des fundamentales para cumplir con los fines de la entidad; b) integracion de las funciones y actividades en unidades organicas; c) la jerarquizacion de la autoridad, de manera que los grupos o individuos separados por la division de funciones en el trabajo, actuen coordinadamente y enmarcados en claras lineas de responsabilidad; y, d) identificacion de areas clave y lineas de informacion. 03. Dentro de los factores atener en cuenta al disenar la organizacion se encuentran: . - La organizacion debe ser flexible como para permitir sincronizar los cambios en su estructura, resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y politicas. - la estructura de la organizacion debe ser lo mas simple posible. El establecer una division, demasiado precisa de los deberes y obligaciones, puede generar un atraso en el procesamiento de las operaciones. -Las unidades organicas deben disenarse con el fin de obtener el MORDAZA de efectividad con el menor costo posible. 04. Corresponde a cada entidad publica organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y administrativas existentes y los principios generales de organizacion; todo lo cual debe materializarse en el Reglamento de Organizacion y Funciones y el organigrama estructural correspondiente. 10044 ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD La direccion de cada entidad debe definir con claridad las lineas de autoridady responsabilidad funcional de los servidores que presten servicios en ella. Comentario: 01. Autoridad es la relacion existente en cargos organizacionales donde una persona -administrador- tiene responsabilidad de las actividades que efectuan otras personas -subordinadas-). La autoridad es inherente al cargo funcional y ejerce discrecionalidad al adoptar decisiones que afecten a los servidores bajo su mando. Ello implica el ejercicio de un MORDAZA de poder legitimo, pero circunscrito al ambito de una organizacion. 02. El titular de la entidad debe fijar con clarid,kd las distintas lineas de autoridad, asi como los distintos niveles de mando y responsabilidad funcional. Los funcionarios ejecutivos de nivel superior deben delegar autoridad necesaria a los niveles inferiores para que puedan adoptar decisiones en los procesos de operacion y cumplir con las responsabilidades asignadas. 03. En toda entidad debe establecerse en forma MORDAZA y por escrito, para cada nivel, las correspondientes funciones y responsabilidades del personal y unidades organicas dependientes, las que son presentadas en los manuales de organizacion y funciones que deben ser aprobados por su titular. 04. Algunos factores a considerar en la asignacion de autoridad y responsabilidad son los siguientes: -Cada funcionario debe estar autorizado para adoptar decisiones oportunas y necesarias, de lo contrario existir8n fricciones, demoras o inercia en la entidad. - Si las responsabilidades se encuentran claramente definidas, no existe el riesgo de que pueda ser evadida o excedida por algun funcionario o empleado. Su definicion MORDAZA culpar a otros por fallas en la accion 0 por acciones inapropiadas. - Si se delega autoridad a los empleados, el funcionario debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su superior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en funcion a lo que espera lograr. - Debe evitarse la duplicacion o conflicto de labores al asignar funciones y responsabilidades. 05. Ninguna persona debe ejercer autoridad dentro de una organizacion publica, sin haber sido designado previamente en un cargo funcional, de conformidad con las disposiciones establecidas por ley, ni desempenar funciones que no le han sido confiadas oficialmente.

06. La direccion y gerencia de cada entidad son responsables de cautelar a traves de los niveles funcionales correspondientes que se cumpla la asignacion de atribuciones y responsabilidades, establecidas en los Manuales de Organizacion y Funciones. 100-05 SEGREGACION DE FUNCIONES La direccion de las entidades deben limitar las tareas de sus unidades y servidores, de modo que exista independencia y separacion entre funciones incompatibles. Comentario: 01. El titular de la entidad debe tener cuidado en definir las tareas de las unidades y sus servidores, de manera que exista independencia y separacion de funciones incompatibles que, entre otras, son: autorizacion, ejecucion, registro, custodia de fondos, valores y bienes y, control de las operaciones. Debe promoverse y exigirse tambien el periodo vacacional anual de los servidores para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso del personal que maneja fondos o valores. 02. Por lo tanto, es conveniente evitar que todos los aspectos fundamentales de una transaccion u operacion se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o ilicitos. 03. Las funciones y responsabilidades deben distribuirse sistematicamente a varias personas para asegurar un equilibrio eficaz entre los poderes y facultades delegadas. Entre las funciones clave figuran la autorizacion y el registro de las transacciones, la emision de planillas y documentos de remuneraciones. Sin embargo, la colusion puede reducir o eliminar la efectividad de esta practica de control interno. 04. Una entidad pequena puede que no tenga suficiente personal empleado para aplicar la segregacion de funciones plenamente. En tal caso, la direccion debe ser consciente del riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros controles. La rotacion del personal contribuye a que los aspectos centrales de las transacciones o hechos contables, no se concentren en una sola persona por un espacio de ti(.mpo prolongado. 100-06 SISTEMA DE AUTORIZACION Y EJECUCION DE OPERACIONEB Las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actuen dentro de su MORDAZA de competencia funcional. Comentario: 01. La autorizacion es la forma de asegurar que solo se efectuan operaciones y actos administrativos validos, y de acuerdo con lo previsto por la direccion. L.a autorizacion debe estar documentada y ser comunicada directamente a los funcionarios y empleados involucrados, incluyendo los terminos y condiciones, bajo las cuales se concede la autorizacion. 02. La conformidad con los terminos y condiciones de una autorizacion implica que las tareas que deben desarrollar los empleados y que le han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuen a las disposiciones emanadas por la direccion en concordancia con el MORDAZA legal vigente. 03. El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse alas personas autorizadas, quienes estan obligadas a rendir cuenta de la custodia y su utilizacion. La restriccion del acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una utilizacion no autorizada o perdida, contribuyendo al cumplimiento de las politicas dictadas por la direccion. El acceso a documentos vulnerables y las responsabilidades inherentes, como en el caso de los cheques en MORDAZA, puede restringirse mediante politicas que obliguen a mantener los fondos o valores en una MORDAZA fuerte, prenumerando los documentos o encargando su custodia a personas responsables. 04. La direccion es responsable de adoptar las decisiones que conducen a la transferencia, asignacion y utilizacion de fondos para atender actividades especificas de la