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Pág. 161610 qJel!mm ~mmI~Ir:l~~ l.ima,jueves2dcjuliodc 1998 des fundamentales para cumplir con los fines de la entidad; b) integración de las funciones y actividades en unidades organicas; c) la jerarquización de la autori- dad, de manera que los grupos o individuos separados por la división de funciones en el trabajo, actúen coor- dinadamente y enmarcados en claras líneas de respon- sabilidad; y, d) identificación de áreas clave y líneas de información. 03. Dentro de los factores atener en cuenta al diseñar la organización se encuentran: . - La organización debe ser flexible como para permitir sincronizar los cambios en su estructura, resultantes de modificaciones en los objetivos, planes y políticas. - la estructura de la organización debe ser lo más simple posible. El establecer una división, demasiado precisa de los deberes y obligaciones, puede generar un atraso en el procesamiento de las operaciones. -Las unidades orgánicas deben diseñarse con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible. 04. Corresponde a cada entidad pública organizarse internamente de acuerdo con sus fines, las disposiciones legales y administrativas existentes y los principios gene- rales de organización; todo lo cual debe materializarse en el Reglamento de Organización y Funciones y el organi- grama estructural correspondiente. 10044 ASIGNACION DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD La dirección de cada entidad debe definir con claridad las líneas de autoridady res- ponsabilidad funcional de los servidores que presten servicios en ella. Comentario: 01. Autoridad es la relación existente en cargos orga- nizacionales donde una persona -administrador- tiene responsabilidad de las actividades que efectúan otras personas -subordinadas-). La autoridad es inherente al cargo funcional y ejerce discrecionalidad al adoptar deci- siones que afecten a los servidores bajo su mando. Ello implica el ejercicio de un tipo de poder legítimo, pero circunscrito al ámbito de una organización. 02. El titular de la entidad debe fijar con clarid,kd las distintas líneas de autoridad, así como los distintos nive- les de mando y responsabilidad funcional. Los funciona- rios ejecutivos de nivel superior deben delegar autoridad necesaria a los niveles inferiores para que puedan adop- tar decisiones en los procesos de operación y cumplir con las responsabilidades asignadas. 03. En toda entidad debe establecerse en forma clara y por escrito, para cada nivel, las correspondientes funcio- nes y responsabilidades del personal y unidades orgáni- cas dependientes, las que son presentadas en los manua- les de organización y funciones que deben ser aprobados porsu titular. 04. Algunos factores a considerar en la asignación de autoridad y responsabilidad son los siguientes: -Cada funcionario debe estar autorizado para adoptar decisiones oportunas y necesarias, de lo contrario existi- r8n fricciones, demoras o inercia en la entidad. - Si las responsabilidades se encuentran claramente definidas, no existe el riesgo de que pueda ser evadida o excedida por algún funcionario o empleado. Su definición evita culpar a otros por fallas en la acción 0 por acciones inapropiadas. - Si se delega autoridad a los empleados, el funcionario debe tener un medio efectivo de control, para establecer el cumplimiento de las tareas asignadas. Por su parte, todo empleado debe estar obligado a informar a su supe- rior sobre las tareas ejecutadas y los resultados obtenidos, en función a lo que espera lograr. - Debe evitarse la duplicación o conflicto de labores al asignar funciones y responsabilidades. 05. Ninguna persona debe ejercer autoridad dentro de una organización pública, sin haber sido designado pre- viamente en un cargo funcional, de conformidad con las disposiciones establecidas por ley, ni desempeñar funcio- nes que no le han sido confiadas oficialmente.06. La dirección y gerencia de cada entidad son respon- sables de cautelar a través de los niveles funcionales correspondientes que se cumpla la asignación de atribu- ciones y responsabilidades, establecidas en los Manuales de Organización y Funciones. 100-05 SEGREGACION DE FUNCIONES La dirección de las entidades deben limi- tar las tareas de sus unidades y servido- res, de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles. Comentario: 01. El titular de la entidad debe tener cuidado en definir las tareas de las unidades y sus servidores, de manera que exista independencia y separación de funcio- nes incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes y, control de las operaciones. Debe promoverse y exigirse también el período vacacional anual de los servidores para ayudar a reducir riesgos, especialmente, en el caso del personal que maneja fondos o valores. 02. Por lo tanto, es conveniente evitar que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompati- bles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos. 03. Las funciones y responsabilidades deben distri- buirse sistemáticamente a varias personas para asegurar un equilibrio eficaz entre los poderes y facultades delega- das. Entre las funciones clave figuran la autorización y el registro de las transacciones, la emisión de planillas y documentos de remuneraciones. Sin embargo, la colusión puede reducir o eliminar la efectividad de esta práctica de control interno. 04. Una entidad pequeña puede que no tenga suficien- te personal empleado para aplicar la segregación de funciones plenamente. En tal caso, la dirección debe ser consciente del riesgo que ello implica y compensar el defecto con otros controles. La rotación del personal contribuye a que los aspectos centrales de las transaccio- nes o hechos contables, no se concentren en una sola persona por un espacio de ti(.mpo prolongado. 100-06 SISTEMA DE AUTORIZACION Y EJECUCION DE OPERACIONEB Las operaciones y actos administrativos deben ser autorizados y ejecutados por aquellas personas que actúen dentro de su campo de competencia funcional. Comentario: 01. La autorización es la forma de asegurar que sólo se efectúan operaciones y actos administrativos válidos, y de acuerdo con lo previsto por la dirección. L.a autorización debe estar documentada y ser comunicada directamente a los funcionarios y empleados involucrados, incluyendo los términos y condiciones, bajo las cuales se concede la autorización. 02. La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas que deben desa- rrollar los empleados y que le han sido asignadas dentro de sus respectivas competencias, se adecuen a las dispo- siciones emanadas por la dirección en concordancia con el marco legal vigente. 03. El acceso a los fondos y registros contables debe limitarse alas personas autorizadas, quienes están obli- gadas a rendir cuenta de la custodia y su utilización. La restricción del acceso a los recursos permite reducir el riesgo de una utilización no autorizada o pérdida, contri- buyendo al cumplimiento de las políticas dictadas por la dirección. El acceso a documentos vulnerables y las res- ponsabilidades inherentes, como en el caso de los cheques en blanco, puede restringirse mediante políticas que obli- guen a mantener los fondos o valores en una caja fuerte, prenumerando los documentos o encargando su custodia a personas responsables. 04. La dirección es responsable de adoptar las decisio- nes que conducen a la transferencia, asignación y utiliza- ción de fondos para atender actividades específicas de la