Norma Legal Oficial del día 02 de julio del año 1998 (02/07/1998)

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TEXTO DE LA PÁGINA 28

I.ima, jueves 2 dejuliodc 1998 24. Una estructura solida del control interno es fundamental para promover el logro de sus objetivos y la eficiencia y economia en las operaciones de cada entidad. Por ello, la direccion es responsable de la aplicacion y supervision del control interno. 25. La legislacion puede establecer la definicion del control interno y sus objetivos, asi como prescribir las politicas que se deben aplicar para supervisar la estructura de control interno e informar sobre su idoneidad. 26. La direccion de una entidad gubernamental debe adoptar una actitud positiva frente a los controles internos, que le permita tener una seguridad razonable, en cuanto a que los objetivos del control interno han sido logrados. Para contribuir al fortalecimiento del control interno en el sector publico, la direccion debe asumir el compromiso de implementar los criterios que se enumeran a continuacion: - Apoyo institucional a los controles internos; - Respondabilidad sobre la gestion; - Clima de confianza en el trabajo; - Transparencia en la gestion gubernamental; y, - Seguridad razonable sobre el logro de los objetivos del control interno. Apoyo Institucional a los Controles Internos 27. Los directivos y todo el personal de la entidad deben mostrar y mantener una actitud positiva y de apoyo a los controles internos. La actitud es una caracteristica de la alta direccion de cada entidad y se refleja en todos los aspectos relativos a su actuacion. Su participacion y apoyo favorece la existencia de una actitud positiva. 28. Esta actitud puede lograrse mediante el compromiso de la direccion por implementar controles internos apropiados en la entidad y asignarles la debida prioridad. Los directivos deben demostrar su apoyo a los controles internos efectivos, destacando la importancia de una auditoria interna objetiva e independiente, que identifica las areas en que puede mejorarse el rendimiento y, reaccionando favorablemente ante la informacion que incluye sus informes. 29. Los funcionarios y empleados de la entidad deben aplicar los controles internos y adoptar medidas que promuevan su efectividad. El respaldo de la alta direccion sobre los controles internos repercute sobre el nivel de rendimiento y favorece la calidad de estos. Respondabilidad 30. Respondabilidad (accountability), se entiende como el deber de los funcionarios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el publico por los fondos o bienes publicos a su cargo y/o por una mision u objetivo encargado y aceptado. Este MORDAZA se sub-divide en respondabilidad financiera y respondabilidad gerencial. 31. La respondabilidad financiera, es aquella obligacion que asume una persona que maneja fondos o bienes publicos de responder ante su superior y publicamente ante otros, sobre la manera como desempeno sus funciones. La respondabilidad gerencial, se refiere a las acciones de informar que realizan los funcionarios y empleados sobre como gastaron los fondos o manejaron lo bienes publicos, si lograron los objetivos previstos y, si estos, fueron cumplidos con eficiencia y economia. 32. Corresponde a la direccion de cada entidad promover el MORDAZA de respondabilidad institucional. Para su implementacion se requiere de la existencia de una administracion financiera moderna, acompanada de una estructura de control interno solida. Clima de confianza en el trabajo 33. La direccion y gerencia deben fomentar un apropiado clima de confianza que asegure el adecuado flujo de informacion entre los empleados de la entidad. La confianza tiene su base en la seguridad en otras personas y en su integridad y competencia, cuyo entorno las anima a conocer los aspectos propios de su responsabilidad. 34. La confianza mutua entre empleados crea las condiciones para que exista un buen control interno. La confianza apoya el flujo de informacion que los empleados necesitan para tomar decisiones, asi como tambien la cooperacion y la delegacion de funciones contribuyen al logro efectivo de los objetivos de la entidad. 35. La comunicacion abierta depende del nivel de confianza existente dentro de la entidad. Un alto nivel de confianza anima a las personas a tener la seguridad de conocer todo lo que sea de su competencia. Compartir tales informaciones refuerza el control, al reducir la dependencia y la presencia continuada, respecto de una persona con buen juicio y habilidad. 36. La fluidez de las comunicaciones entre los servidores y la voluntad para delegar funciones son indicadores del nivel de confianza existente entre ellos. Los cambios en la entidad tales como su reorganizacion indefinida o reduccion de personal en forma periodica? puede impactar sobre una atmosfera de confianza, particularmente, si tales cambios son implementados de manera inconsistente con los valores de la organizacion. 37. Corresponde a la direccion y gerencia de cada entidad establecer los mecanismos que fomenten un clima de confianza que asegure el adecuado flujo de informacion entre las unidades y los servidores de su entidad. Transparencia en la Gestion Gubernamental 38. La demanda de mayor informacion sobre el funcionamiento de las entidades, programas, proyectos y otros servicios gubernamentales es cada vez mas notoria. Tanto los legisladores, como los gerentes gubernamentales y el publico en general, tienen interes en conocer si los fondos fiscales se administran correctamente, de acuerdo a ley y, si los fines para los cuales fueron autorizados los recursos se estan cumpliendo. 39. La transparencia en la gestion de los recursos del Estado comprende, de un lado, la obligacion de la entidad publica de divulgar informacion sobre las actividades ejecutadas relacionadas con el cumplimiento de sus fines y, de otro lado, la facultad del publico de acceder sin restricciones a tal informacion, para conocer y evaluar en su integridad, el desempeno y la forma de conduccion de la gestion gubernamental. 40. Corresponde a la direccion de cada entidad establecer politicas generales para promover la transparencia en la gestion de los recursos publicos y permitir el acceso del publico a las informaciones que genere. Igualmente, corresponde a los organos del Sistema Nacional de Control examinar e informar sobre la calidad de la informacion que las entidades publicas brindan al publico. Seguridad razonable sobre el logro de los Objetivos del Control Interno 41. La estructura de control interno debe proporcionar seguridad razonable de que los objetivos del control interno han sido logrados. La seguridad razonable se refiere a que el costo del control interno, no debe exceder el beneficio que se espera obtener de el. La direccion de cada entidad debe identificar los riesgos que implican las operaciones y, estimar el margen de riesgo aceptable en terminos cuantitativos y cualitativos, de acuerdo con las circunstancias. 42. Establecer controles internos rentables que permitan minimizar el riesgo, requiere de una adecuada comprension por parte de la direccion de los objetivos que desea lograr, en vista que podrian disenarse sistemas con controles excesivos en areas concretas, con el consecuente efecto negativo sobre otras operaciones. LIMITACIONES DE LA EFECTMDAD DEL CONTROL INTERNO 43. Ninguna estructura de control interno, por muy optima que sea, puede garantizar por si misma, una gestion efectiva y eficiente, asi como registros e informacion financiera integra, exacta y confiable, ni puede estar libre de errores, irregularidades o fraudes, especialmente, cuando aquellas tareas competen a cargos de confianza. Los controles internos que dependen dela segregacion de funciones, podrian resultar no efectivos si existiera colusion entre los empleados. Los controles de autorizacion podrian ser objeto de abuso por la misma persona que adopta la decision de implementarlos o mantenerlos. 44. Como en ciertos casos, la propia direccion podria no observar los controles internos que MORDAZA misma ha establecido, mantener una estructura de control interno que elimine cualquier riesgo de perdida, error, irregularidad o fraude, resultaria un objetivo imposible y, es probable que, mas costoso que los beneficios que se esperan obtener.