Norma Legal Oficial del día 02 de julio del año 1998 (02/07/1998)

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TEXTO DE LA PÁGINA 39

MORDAZA, jueves 2 de MORDAZA dc lo98 - Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciaies. 280-03 CONCILLWION DE SALDOS Cada entidad debe establecer conciliaciones de saldos, con el proposito de asegurar la concordancia de la informacion financiera preparada por el Area Contable, con la situacion real. Comentario: 01. Se define la conciliacion como el procedimiento de contrastacion de informacion que se realiza entre dos MORDAZA distintas, con el objeto de verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado. 02. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situacion reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos MORDAZA diferentes internas? p de una interna con otra externa, proporcionan confiablhdad sobre la informacion financmra registrada; permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regtlarizaciones cuando son necesarios. 03. Debe ser objeto de conciliacion por parte de los organos responsables de la contabilidad: -Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios. Los saldos de cuentas colectivas que representen acreencias u obligaciones de la entidad ~cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analiticos respectivos. Los saldos individuales pueden ademas re-confirmarse con los acreedores o deudores, segun corresponda. Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc), o bienes de capital (activos fijos en general). contra los inventarios fisicos. - Las cuentas de enlace establecidas por la contabilidad gubernamental deben conciliarse cruzando sus cifras, con la informacion de las entidades involucradas; y evidenciar su resultado en actas de conciliacion suscritas por MORDAZA partes 280-04 CONTROL DE SALDOS PENDIENTES DE RENDICION DE CUENTA Y/O DEVOLUCION Las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser adecuadamente controladas, con el objeto de cautelar la apropiada rendicion documentada o, devolucion de montos no utilizados. Comentario: 01. Existen operaciones mediante las cuales se habilita fondos a entidades o servidores, con cargo a rendir cuenta. Este MORDAZA de operaciones se da generalmente en la ejecucion de programas, cuya cobertura MORDAZA diversas zonas alejadas de la sede institucional. Tambien cuando se efectuan proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se producen entregas en efectivo para gastos de viaje del personal en comision de servicio. 02. La contabilidad es un mecanismo de control financiero que permite evitar la acumulacion de recursos sin rendicion de cuenta oportuna y apropiada. Cumple su rol cuando informa periodicamente sobre la situacion, plazos y naturaleza de este MORDAZA de operaciones. 03. El area contable debe implementar procedimientos de control y de informacion sobre la situacion, anti@iedad y monto de los saldos sujetos a rendicion de cuenta o devolucion de fondos, a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestion eficiente. 280-05 INTEGRACION CONTARLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS La contabilidad gubernamental debe constituir el elemento integrador de todo MORDAZA que tenga incidencia financiera. Constituye la base de datos de un sistema de informacion financiera.

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Comentario: 01. La contabilidad debe constituir una base de datos financiera actualizada y confiable para multiples usuarios. La funcion de la contabilidad es proporcionar informacion financiera valida y confiable para la toma de decisiones y respondabilidad (accountability), de los funcionarios que administran fondos publicos. 02. La contabilidad es el elemento central del MORDAZA financiero, porque recibe los inputs (entradas) de las transacciones de presupuesto, tesoreria, endeudamiento y otras areas, los clasifica, sistematiza y ordena, para luegoproducirinformacionactualizadayconfiableoutputs (salidas), para eluso interno por la gerencia; asi como para otros niveles de usuarios como, auditoria interna o externa, titular de la entidad, otras entidades, organismos oficiales, Congreso de la Republica y. Contraloria General de la Republica. 03. En cada unidad de contabilidad se debe reflejar la integracion contable de sus operaciones presupuestales. operaciones sobre el movimiento de fondos, bienes y otros. 280-06 DOCUMENTACION SUSTENTATORIA Las entidades publicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentacion sustentatoria que los respalde, para su verificacion posterior. Comentario: 01. Una entidad publica debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones. Esta documentacion debe estar disponible para su verificacion por parte del personal autorizado. 02. La documentacion sobre operaciones y contratos y otros actos de gestion importantes debe ser integra y exacta, asi como permitir su seguimiento y verificacion, MORDAZA, durante o despues de su realizacion por los auditores internos 0 externos. 03. Corresponde al organo de administracion financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacion y custodia de la documentacion sustentatoria, durante el periodo de tiempo que fijan las dispoeiciones legales vigentes. 04. Algunos criterios para velar que la documentacion sustentatoria este completa son los siguientes: - La documentacion sustentatoria es completa cuando cuente con todos los elementos necesarios para respaldar las transacciones. - Los documentos deben ser originales y estar debidamente autorizados y reflejan lo naturaleza de las operaciones y corresponde a montos exactos. -Los documentos originales que respaldan transacciones deben estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados. - Cumplir con las normas establecidas en el reglamento de comprobantes de pago aprobado por Superintendencia Nacional de Administracion Tributaria - SUNAT. 05. La documentacion sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, debe estar a disposicion, para acciones de verificacion o auditoria, asi como para informacion de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos. 280-07 OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y PREXENTACION DE INFORMACION FINANCIERA Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamente a los niveles de decision pertinentes. Comentarios: 01. Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la informacion continue siendo relevante y util para la direccion de la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones v la toma de decisiones.