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Lima, jueves 2 de julio dc lo98 ~(~~(j Pág.161619 - Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones legales y por las necesidades gerenciaies. 280-03 CONCILLWION DE SALDOS Cada entidad debe establecer conciliacio- nes de saldos, con el propósito de asegurar la concordancia de la información finan- ciera preparada por el Area Contable, con la situación real. Comentario: 01. Se define la conciliación como el procedimiento de contrastación de información que se realiza entre dos fuentes distintas, con el objeto de verificar su conformi- dad y determinar las operaciones pendientes de registro, en uno u otro lado. 02. Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre los datos de dos fuentes diferentes internas? p de una interna con otra externa, proporcionan confiablhdad sobre la información financmra registrada; permite de- tectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regt- larizaciones cuando son necesarios. 03. Debe ser objeto de conciliación por parte de los órganos responsables de la contabilidad: -Los saldos de cuentas que representen disponibilidad de fondos (caja y bancos) contra los arqueos efectuados y los estados bancarios. Los saldos de cuentas colectivas que representen acreen- cias u obligaciones de la entidad ~cuentas por cobrar o cuentas por pagar), contra registros analíticos respectivos. Los saldos individuales pueden además re-confirmarse con los acreedores o deudores, según corresponda. Los saldos de cuentas que representen existencia de bienes de consumo (almacenes, existencias, etc), o bienes de capital (activos fijos en general). contra los inventarios físicos. - Las cuentas de enlace establecidas por la contabili- dad gubernamental deben conciliarse cruzando sus ci- fras, con la información de las entidades involucradas; y evidenciar su resultado en actas de conciliación suscritas por ambas partes 280-04 CONTROL DE SALDOS PENDIENTES DE RENDICION DE CUENTA Y/O DEVOLUCION Las cuentas que representan anticipos de fondos para gastos deben ser adecuada- mente controladas, con el objeto de caute- lar la apropiada rendición documentada o, devolución de montos no utilizados. Comentario: 01. Existen operaciones mediante las cuales se habili- ta fondos a entidades o servidores, con cargo a rendir cuenta. Este tipo de operaciones se da generalmente en la ejecución de programas, cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de la sede institucional. También cuando se efectúan proyectos por encargo entre entidades del Estado; y, cuando se producen entregas en efectivo para gastos de viaje del personal en comisión de servicio. 02. La contabilidad es un mecanismo de control finan- ciero que permite evitar la acumulación de recursos sin rendición de cuenta oportuna y apropiada. Cumple su rol cuando informa periódicamente sobre la situación, plazos y naturaleza de este tipo de operaciones. 03. El área contable debe implementar procedimien- tos de control y de información sobre la situación, anti@ie- dad y monto de los saldos sujetos a rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles gerenciales, elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan sobre una gestión eficiente. 280-05 INTEGRACION CONTARLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS La contabilidad gubernamental debe cons- tituir el elemento integrador de todo pro- ceso que tenga incidencia financiera. Cons- tituye la base de datos de un sistema de información financiera.Comentario: 01. La contabilidad debe constituir una base de datos financiera actualizada y confiable para múltiples usua- rios. La función de la contabilidad es proporcionar infor- mación financiera válida y confiable para la toma de decisiones y respondabilidad (accountability), de los fun- cionarios que administran fondos públicos. 02. La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque recibe los inputs (entradas) de las transacciones de presupuesto, tesorería, endeudamiento y otras áreas, los clasifica, sistematiza y ordena, para luegoproducirinformaciónactualizadayconfiableoutputs (salidas), para eluso interno por la gerencia; así como para otros niveles de usuarios como, auditoría interna o exter- na, titular de la entidad, otras entidades, organismos oficiales, Congreso de la República y. Contraloría General de la República. 03. En cada unidad de contabilidad se debe reflejar la integración contable de sus operaciones presupuestales. operaciones sobre el movimiento de fondos, bienes y otros. 280-06 DOCUMENTACION SUSTENTATORIA Las entidades públicas deben aprobar los procedimientos que aseguren que las ope- raciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria que los respalde, para su verificación poste- rior. Comentario: 01. Una entidad pública debe disponer de evidencia documentaria de sus operaciones. Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado. 02. La documentación sobre operaciones y contratos y otros actos de gestión importantes debe ser íntegra y exacta, así como permitir su seguimiento y verificación, antes, durante o después de su realización por los audito- res internos 0 externos. 03. Corresponde al órgano de administración financie- ra de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentato- ria, durante el período de tiempo que fijan las dispoeicio- nes legales vigentes. 04. Algunos criterios para velar que la documentación sustentatoria esté completa son los siguientes: - La documentación sustentatoria es completa cuando cuente con todos los elementos necesarios para respaldar las transacciones. - Los documentos deben ser originales y estar debida- mente autorizados y reflejan lo naturaleza de las opera- ciones y corresponde a montos exactos. -Los documentos originales que respaldan transaccio- nes deben estar registrados y archivados en forma orde- nada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos utilizados. - Cumplir con las normas establecidas en el reglamen- to de comprobantes de pago aprobado por Superintenden- cia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT. 05. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones ins- titucionales, debe estar a disposición, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados o en ejercicio de sus derechos. 280-07 OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO Y PREXENTACION DE INFORMACION FINANCIERA Las operaciones deben ser clasificadas, registradas y presentadas oportunamen- te a los niveles de decisión pertinentes. Comentarios: 01. Las operaciones deben registrarse en el mismo momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la dirección de la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones v la toma de decisiones.