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02. El registro inmediato de la información es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Este criterio es valido para todo el ciclo de vida de una operación y comprende: inicio y autorización, los aspectos de la operación mientras se ejecuta y, anota- ción final en los registros contables pertinentes, 03. La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada impli- ca organizar y procesar la información, a partir de la cual son elaborados los reportes y los estados financieros de la entidad. 04. La informacion financiera que formulan las entida- des obligadas a llevar contabilidad gubernamental, debe ser presentada oportunamente en los plazos señalados por la autoridad competente. Su cumplimiento es respon- sabilidad de los funcionarios comprometidos con la fun- ción financiera. 05. El incumplimiento en la presentación de informa- ción financiera o el retraso en el cumplimiento del plazo de presentación compromete la responsabilidad del titular de la entidad, el jefe de administración y finanzas o el que haga sus veces y el Contador. 300 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA DE ABASTECIMIENTO Y ACTIVOS FIJOS El abastecimiento como actividad de apoyo a la gestión institucional, debe contribuir al empleo racio- nal y eficiente de los recursos que requieren las entida- des. Su actividad se orienta a proporcionar los elemen- tos materiales y servicios que son utilizados por las entidades. La verificación periódica de los bienes, con el objeto de establecer si son utilizados para los fines que fueron adquiridos y se encuentran en condiciones ade- cuadas que no signifique riesgo de deterioro o despilfa- rro, constituyen prácticas que salvaguardan apropia- damente los recursos de la entidad y fortalecen los controles internos de esta área. Estas normas describen los controles internos más importantes que son requeridos para el funcionamiento del proceso de abastecimiento en las entidades, así como respecto al uso, conservación, custodia y protección de bienes. 300-01 300-02 300-03 300-04 300-05 300-06 300-07 300-08CONTENIDO Criterio de economía en la compra de bienes y contratación de servicios. Unidad de almacén. Toma de inventario físico. Baja de bienes de activo tijo. Mantenimiento de bienes de activo fijo. Acceso, uso y custodia de los bienes. Control sobre vehículos oficiales del Estado. Protección de bienes de activo fijo. 300-01 CRITERIO DE ECONOMIA EN LA COMPRADEBIENESY CONTRATACION DE SERVICIOS En toda transacción de bienes o servicios, así como en las demás actividades de ges- tión, deberá tenerse presente, el criterio de economía. Comentario: 01, En su sentido más amplio economía en la gestión de una entidad pública, significa, administración recta y prudente de los recursos públicos. Es decir,, orden en el gasto presupuestal, ahorro de trabajo, dmero, buena distribución de tiempo y otros asuntos. 02. La adquisición económica implica, adquirir bienes y/o servicios, en calidad y cantidad apropiada. y al menor costo posible. Asimismo, las actividades en una entidad deben efectuarse asegurando los costos operativos míni- mos, sin disminuir la calidad de los servicios brindados. 03. Corresponde a la administración impartir las políticas necesarias, que permitan al personal encargado de los procesos de adquisición de bienes y prestación de servicios adoptar la aplicación del criterio de economía en sus actividades./-300-02 UNIDAD DE ALMACEN Todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar físicamente a través de la Unidad de Ahnacén, antes de ser utilizados. Comentario: 01. Unidad de Almacén, significa que todos los bienes que adquiera la entidad deben ingresar a través de alma- cén, aun cuando la naturaleza física de los mismos requie- ra su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Ello permitirá un control efectivo de los bienes adquiridos. 02. Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes, debenestar adecuadamente ubicados, contar con instalaciones seguras, y tener el espacio físico necesario, que permita el arreglo y disposición conveniente de los bienes, así como el control e identificación de los mismos. 03. Las personas a cargo del almacén tienen la respon- sabilidad de acreditar en documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependen- cias de la institución), así como los que salen. 04. Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes almacenados. 05. Para el control de los bienes se debe establecer un sistema adecuado de registro permanente del movimien- to de éstos, por unidades de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén deben tener acceso a sus instalaciones, y distribuir los bienes según requerimiento. 06. Hay bienes que por sus características especiales tienen que ser almacenados en otras instalaciones, o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de almacén tendrá que efectuar la verrfkación directa y la tramitación de la documentación correspondiente. 300-03 TOMA DE INVENTARIO FISICO Cada entidad debe practicar anualmente inventarios físicos de los activos fijos, con el objeto de verificar su existencia física y estado de conservación. Comentario: 01. La toma de inventario, es un proceso que consiste en verificar físicamente los bienes con que cuenta cada entidad, a una fecha dada; con el fin de asegurar su existencia real. La toma de Inventarios permite contras- tar los resultados obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de establecer su conformidad, investigan- do las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del caso. Este procedimiento debe cum- plirse por lo menos, una vez al ano. 02. Para efectuar una adecuada toma física de inven- tarios, es necesario que la gerencia o quien haga sus veces, emita previamente por escrito. procedimientos claros y sencillos, de manera que puedan ser comprendidos fácil- mente por el personal que participa en este proceso. 03. El personal que interviene en la toma de inventa- rios físicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los activos, salvo para efectos de identificación. 04. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario de bienes y conciliación con la información contable, deben investigarse, y luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del funcionario responsable. 05. La Gerencia o quien haga sus veces debe aprobar los procedimientos que permitan a los responsables del manejo de los bienes, emitir reportes respecto al estado de uso y conservación de éstos, lo que fortalecerá el control interno y mejorará la eficiencia en su utilización. Esta debe mostrar en todo momento una actitud responsable y positiva, respecto al control de los bienes con que cuenta la entidad, mediante la práctica de inventarios parciales. 06. Cuando la entidad contrate los servicios de una firma privada para llevar a cabo la toma de inventarios físicos, el producto final presentado así como la base de datos debe tener la conformidad del área contable, en forma previa a la cancelación de dicho servicio.