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Comentario: 01. Respondabilidad, (traducción del inglés ac- countability), se entiende como el deber de los funciona- rios o empleados de rendir cuenta ante una autoridad superior y ante el público por los fondos o bienes del Estado a su cargo ylo por una misión u objetivo encar- gado y aceptado. Constituye un concepto que tiene una relación directa con la moral del individuo que guía su propia conciencia y se refleja en las creencias y compro- misos sociales, culturales, religiosos, fraternales, cívi- cos e ideológicos, adquiridos durante su existencia. De allí se deriva la obligación de cada persona de ser respondable. 02. La respondabilidad financiera, es aquella obliga- ción que asume una persona que maneja fondos o bienes públicos de responder ante su superior, sobre la manera como desempeñó sus funciones. Este concepto implica la preparación y publicación de un informe, generalmente. los estados financieros auditados en forma independiente o sobre otros asuntos por los que adquirió respondabili- dad; por ejemplo, los contadores públicos son responda- bles, por el registro de las operaciones que involucran recursos, así como por la elaboración de los estados tinan- cieros de la entidad. 03. La respondabilidad gerencia], se refiere a las acciones de informar que realizan los funcionarios y empleados sobre como gastaron los fondos o manejaron lo bienes públicos, sí lograron los objetivos previstos y, si éstos, fueron cumplidos con eficiencia y economía. Esta forma de respondabilidsd puede ser fortalecida por medio de una auditoría independiente o mediante la formulación y presentacion de ia Memoria de la gestión de cada entidad. 04. Corresponde ala direccien de cada entidad adoptar las políticas relacionadas con el proceso de reiipondabili- dad institucional a todo nivel. Una de las formas de asegurar en las entidades públicas la respondabilidad de sus funcionarios y empleados, es estableciendo los proce- dimientos relat,ivos a la presentación, análisis y custodia de las declaraciones juradas de bienes y rentas, de confor- midad con los dispositivos legales vigentes. 100-11 CONTROL DE CALIDAD SOBRE LOS SERVlCIOS BRINDADOS La dirección debe promover la aplicación del control de calidad para conocer la bon- dad de sus servicios ylo productos, el gra- do de satisfacción de parte del publico y el impacto de sus programas o actividades. Comentario: 01. El control de calidad aplicado en el sector gubernamental, debe permitir a las entidades promo- ver mejoras e incrementar la eficacia en las activida- des que desarrollan. Cuando se aplica de un modo eficaz el control de calidad7 puede proporcionar mayor satisfacción en el público. menos defectos y denperdi- cio en la producción de hienes y/o servicios, mayor productividad y menores coRtos; pr>r ello, es importan- te crear un ambiente en donde la calidad tenga la mis alta prioridad institucional. 02. La implementación de la calidad en la entidad debe partir del análisis de las necesidades del público y la evaluación objetiva respecto del grado en que son satisfe- chas. Esto incluye el diseño de un plan para cerrar la brecha existente entre la situación actual y la deseada. Corresponde a los administradores gubernamentales es- tablecer metas de calidad y proporcionar recursos para desarrollar los programas de calidad, dentro de un libre flujo de información y de acuerdo a la disponibilidad de recursos existente. 03. La capacitación en cl manejo do las técnicas de control de calidad, resulta seruna herramienta importan- te para incrementar las habilidades de los servidores. Los esfuerzos para mejorar la calidad requieren del ap*oyo y la participación de la alta dirección y de quienes trab-?jan en equipo para implementar los cambios. 04. Corresponde a la dirección, el monitoreo de los esfuerzos para mejorar y controlar la calidad de los servicios. mediante la utilización de herramientas ,y téc- nicas, tales como el control estadístico de ia calidad y la aplicaciún de programas de mejoramiento continuo. Asi- --mismo, compete a la dirección administrar los obstaculos que puedan ser creados en los niveles de decisión interme- dios, al ver disminuir su poder de decisión por la reducción de las barreras funcionales y por un mayor trabajo en equipo. 100-12 FUNCION DE AUDITORIA INTERNA EN LAS ENTIDADES La alta dirección de cada entidad debe ser responsable de organizar, mantener y for- talecer la Oficina de Auditoria Interna, como parte de una adecuada estructura de control interno. Comentario: 01. En toda entidad del sector público que se en- cuentre dentro del ámbito de competencia del Sistema Nacional de Control debe establecerse un Organo de Auditoría lnterna(OA1). Sus objetivos consisten en evaluar el cumplimiento de los planes, políticas, leyes, reglament.os, normas y procedimientos que pueden tener una incidencia importante en las operaciones, verificar los mecanismos para salvaguardar activos, evaluar la economía y eficiencia con que están siendo utilizados los recursos, así como el cumplimiento de los objetivos y metas establecidas para las operaciones 0 programas. 02. Para que los CA1 operen con efectividad y efkien- cia corresponde a la dirección de cada entidad adoptar, entre otras acciones: - ubicar al OAI al más alto nivel jerárquico de la entidad para garantizar su independencia, respecto de las actividades y operaciones por examinar. - Brindar el debido respaldo a las labores que cumple el OAI. Dotar al OAI de personal profesional, así como los recursos materiales necesarios para cumplir con su mi- sión. - Apoyar la implementación de las recomendaciones contenidas en los informes que emita el OAI. 03. La OAI debe gozar de suficiente independencia en relación a la administración de la entidad y no debe estar involucrada en ningún proceso de gestión; tanto, no debe llevar a cabo funciones o activi3orlo ades incompatibles que sean parte de la administración y que posteriormente le disminuya su independencia, como por ejemplo, formular e implementar procedi- mientos o preparar documentos que tendría que revi- sar como parte de sus funciones. Asimismo, el perso- nal de esa Oficina no debe participar en la revisión previa y/o aprobación de las acciones contempladas por unidades operativas de la entidad, debiendo ejecu- tar sus actividades con posterioridad a su realización, excepto en los casos previstos por el Organismo Supe- rior de Control. 200 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACION FINANCIERA GUBENAMENTAL I-La administración financiera como sistema de apoyo de la administración pública, es definida como el sistema por medio del cual tiene lugar la planificación, recauda- ción, asignación, financiación, custodia, registro e infor- mación, dando como resultado la gestión eficiente de los recursos financieros públicos necesarios para la atención de las necesidades sociales. Los componentes del sistema de administración finan- ciera son: presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad. Estos componentes incluyen controles internos 7’ durante el ciclo fiscal tienen a su cargo la responsabilidad de proyectar,, procesar e informar las operaciones referidas a la admmistración de los recursos financieros gubernamentales. Las normas de control interno para la administra- ción financiera gubernamental se orientan a promo- ver controles claves en las diferentes áreas de los sistemas de administración financiera gubernamen- t,al, dentro de una óptica que posibilite la integración de los controles internos y la información que proce- san las 5reas siguientes: