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Pág. 201228 NORMAS LEGALES Lima, miércoles 11 de abril de 2001 3. Al solicitar trámites a ser efectuados por otras autoridades o los administrados, debe consignarse con fecha cierta el término final para su cumpli- miento, así como el apercibimiento, de estar previs- to en la normativa. 4. En ningún caso podrá afectarse la tramitación de los expedientes o la atención del servicio por la ausencia, ocasional o no, de cualquier autoridad. Las autoridades que por razones de licencia, vaca- ciones u otros motivos temporales o permanentes se alejen de su centro de trabajo, entregarán a quien lo sustituya o al superior jerárquico, los documentos y expedientes a su cargo, con conoci- miento de los administrados. 5. Cuando sea idéntica la motivación de varias resolu- ciones, se podrán usar medios de producción en serie, siempre que no lesione las garantías jurídicas de los administrados; sin embargo, se considerará cada uno como acto independiente. 6. La autoridad competente, para impulsar el procedi- miento, puede encomendar a algún subordinado inmediato la realización de diligencias específicas de impulso, o solicitar la colaboración de otra auto- ridad para su realización. En los órganos colegia- dos, dicha acción debe recaer en uno de sus miem- bros. 7. En ningún caso la autoridad podrá alegar deficien- cias del administrado no advertidas a la presenta- ción de la solicitud, como fundamento para denegar su pretensión. Artículo 149º.- Acumulación de procedimientos La autoridad responsable de la instrucción, por propia iniciativa o a instancia de los administrados, dispone mediante resolución irrecurrible la acumulación de los procedimientos en trámite que guarden conexión. Artículo 150º .- Regla de expediente único 150.1 Sólo puede organizarse un expediente para la solu- ción de un mismo caso, para mantener reunidas todas las actuaciones para resolver. 150.2 Cuando se trate de solicitud referida a una sola pretensión, se tramitará un único expediente e intervendrá y resolverá una autoridad, que recaba- rá de los órganos o demás autoridades los informes, autorizaciones y acuerdos que sean necesarios, sin prejuicio del derecho de los administrados a instar por sí mismos los trámites pertinentes y a aportar los documentos pertinentes. Artículo 151º.- Información documental Los documentos, actas, formularios y expedientes admi- nistrativos, se uniforman en su presentación para que cada especie o tipo de los mismos reúnan características iguales. Artículo 152º .- Presentación externa de expedien- tes 152.1 Los expedientes son compaginados siguiendo el orden regular de los documentos que lo integran, formando cuerpos correlativos que no excedan de doscientos folios, salvo cuando tal límite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto, en cuyo caso se mantendrá su unidad. 152.2 Todas las actuaciones deben foliarse, mantenién- dose así durante su tramitación. Los expedientes que se incorporan a otros no continúan su foliatura, dejándose constancia de su agregación y su canti- dad de fojas. Artículo 153º .- Intangibilidad del expediente 153.1 El contenido del expediente es intangible, no pu- diendo introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni agregados en los documentos, una vez que hayan sido firmados por la autoridad com- petente. De ser necesarias, deberá dejarse constan- cia expresa y detallada de las modificaciones intro- ducidas. 153.2 Los desgloses pueden solicitarse verbalmente y son otorgados bajo constancia del instructor y del soli- citante, indicando fecha y folios, dejando una copia autenticada en el lugar correspondiente, con la foliatura respectiva.153.3 Las entidades podrán emplear tecnología de micro- formas y medios informáticos para el archivo y tramitación de expedientes, previendo las seguri- dades, inalterabilidad e integridad de su contenido, de conformidad con la normatividad de la materia. 153.4 Si un expediente se extraviara, la administración tiene la obligación, bajo responsabilidad de recons- truir el mismo, independientemente de la solicitud del interesado, para tal efecto se aplicarán, en lo que le fuera aplicable, las reglas contenidas en el Artículo 140º del Código Procesal Civil. Artículo 154º.- Empleo de formularios 154.1 Las entidades disponen el empleo de formularios de libre reproducción y distribución gratuita, median- te los cuales los administrados, o algún servidor a su pedido, completando datos o marcando alterna- tivas planteadas proporcionan la información usual que se estima suficiente, sin necesidad de otro documento de presentación. Particularmente se emplea cuando los administrados deban suminis- trar información para cumplir exigencias legales y en los procedimientos de aprobación automática. 154.2 También son utilizados cuando las autoridades deben resolver una serie numerosa de expedientes homogéneos, así como para las actuaciones y reso- luciones recurrentes, que sean autorizadas previa- mente. Artículo 155º.- Modelos de escritos recurrentes 155.1 A título informativo, las entidades ponen a disposi- ción de los administrados modelos de los escritos de empleo más recurrente en sus servicios. 155.2 En ningún caso se considera obligatoria la sujeción a estos modelos, ni su empleo puede ocasionar consecuencias adversas para quien los utilice. Artículo 156º .- Elaboración de actas Las declaraciones de los administrados, testigos, peritos y las inspecciones serán documentadas en un acta, cuya elaboración seguirá las siguientes reglas: 1. El acta indica el lugar, fecha, nombres de los partí- cipes, objeto de la actuación y otras circunstancias relevantes, debiendo ser formulada, leída y firma- da inmediatamente después de la actuación, por los declarantes, la autoridad administrativa y por los partícipes que quisieran hacer constar su manifes- tación. 2. Cuando las declaraciones o actuaciones fueren gra- badas, por consenso entre la autoridad y los admi- nistrados, el acta puede ser concluida dentro del quinto día del acto, o de ser el caso, antes de la decisión final. Artículo 157º.- Medidas de seguridad documental Las entidades aplicarán las siguientes medidas de segu- ridad documental: 1. Establecer un sistema único de identificación de todos los escritos y documentos ingresados a ella, que comprenda la numeración progresiva y la fe- cha, así como guardará una numeración invariable para cada expediente, que será conservada a través de todas las actuaciones sucesivas, cualquiera fue- ran los órganos o autoridades del organismo que interviene. 2. Guardar las constancias de notificación, publica- ción o entrega de información sobre los actos, acuse de recibo y todos los documentos necesarios para acreditar la realización de las diligencias, con la certificación del instructor sobre su debido cumpli- miento. 3. En la carátula debe consignarse el órgano y el nombre de la autoridad, con la responsabilidad encargada del trámite y la fecha del término final para la atención del expediente. 4. En ningún caso se hará un doble o falso expediente. Artículo 158º.- Queja por defectos de tramitación 158.1 En cualquier momento, los administrados pueden formular queja contra los defectos de tramitación y, en especial, los que supongan paralización, infrac-