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/G50/GE1/G67/G2E/G20 /G32/G35/G37/G32/G32/G35 /G4E/G4F/G52/G4D/G41/G53/G20/G4C/G45/G47/G41/G4C/G45/G53 Lima, lunes 15 de diciembre de 2003 considerarán como una sola transacción. El tipo de cam- bio aplicable para fijar el equivalente en moneda nacionalserá el obtenido de promediar los tipos de cambio de ven-ta diarios, correspondientes al mes anterior a la transac-ción, publicados por la Superintendencia. El registro puede realizarse mediante sistemas manua- les o informáticos que contengan la información señalada en el artículo 17º del Reglamento. Respecto de las perso-nas naturales y/o jurídicas que intervienen en la transac-ción, se debe registrar la identificación de la persona quefísicamente realiza la transacción, así como de la perso-na en nombre de quien se realiza la transacción y del be- neficiario o destinatario de la misma, si lo hubiere. Para tal efecto, las empresas podrán utilizar el formulario que amodo de referencia se incluye en el Anexo Nº 2. Artículo 13º.- Conservación y disponibilidad del registro Las empresas deben mantener el registro de transac- ciones en forma precisa y completa a partir del día en quese realizó la transacción y por un plazo de diez (10) años.Para tal efecto, se utilizarán medios informáticos, microfil-mación o similares que permitan una fácil recuperaciónde la información para su consulta y reporte interno o ex- terno a las autoridades competentes conforme a Ley. Las empresas deben mantener una copia de seguridad al fi-nal de cada trimestre, que se compendiará en períodosde cinco (5) años. La copia de seguridad del último quin-quenio deberá estar a disposición de la UIF y/o del Minis-terio Público, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas hábiles de ser requerida. No obstante, la UIF y/o la Su- perintendencia, cuando lo consideren pertinente y en elplazo que indiquen, pueden requerir la presentación deinformación sobre el registro de transacciones. Los registros de información con que cuenten las em- presas sobre sus clientes y las transacciones que éstos realizan, podrán ser utilizados para efectos del registro de transacciones, siempre que sean debidamente ade-cuados a los requerimientos antes señalados para el sis-tema de prevención del lavado de activos. Artículo 14º.- Exclusión del registro Las empresas, en base a su buen criterio, pueden excluir a determinados clientes del registro de transac-ciones, teniendo en cuenta sus perfiles de actividad,siempre que el conocimiento suficiente y actualizado quetengan de dichos clientes les permita considerar que susactividades son lícitas, además de cumplir con las si- guientes condiciones: a) Tengan, por lo menos, dos (2) años como clientes en el sistema correspondiente o en empresas de la mis-ma naturaleza y un (1) año en la empresa antes de serexcluidos del registro. b) Realicen transacciones con cierta frecuencia que superen los montos mínimos requeridos para el registrode transacciones. c) Sean residentes en el país. Artículo 15º.- Procedimientos para la exclusión del registro Para el control de los clientes excluidos del registro de transacciones, se deben aplicar los siguientes proce-dimientos: a) Diseñar un formulario apropiado o registro informáti- co que permita documentar el proceso de autorización y revisión periódica de los criterios considerados para la ex-clusión de cada cliente, debiendo mantener un archivo cen-tralizado del mismo que estará a disposición de la Superin-tendencia. b) Evaluar individualmente la exposición y riesgo de los clientes excluidos, teniendo en cuenta los fines descritos en el presente Reglamento y dejar evidencia de ello en elformulario o registro antes señalado. La autorización debeincluir cuando menos dos (2) opiniones favorables e inde-pendientes, una de las cuales debe ser del personal encar-gado de contactarse directamente con el cliente. c) Por lo menos, una vez al año, efectuar una revisión formal de la relación de clientes excluidos del registropara verificar si los mismos continúan satisfaciendo los criterios aplicados para su exclusión, debiendo dejar evi-dencia y comentarios de ello en el formulario o registrocorrespondiente. Los procedimientos antes señalados, así como las políticas adoptadas por las empresas para la calificación de los clientes excluidos del registro de transaccionesdeben incorporarse en el Manual. La relación de clien- tes excluidos por las empresas y sus correspondientesjustificaciones deben estar a disposición de la Superin-tendencia, cuando así lo requiera. Artículo 16º.- Disposiciones sobre transferencias de fondos El registro de transferencias de fondos se debe reali- zar incluyendo información exacta y completa sobre el or-denante (nombre completo, denominación o razón social, domicilio y número de cuentas involucradas, de ser el caso) en las transferencias y en los mensajes relacionados conlas mismas. Las empresas deberán asegurarse de que lainformación sobre el ordenante se mantenga durante larealización de la transacción y una vez culminada éstadurante el plazo establecido en la Ley, así como que se incluya dicha información en los mensajes relacionados con la misma. Las empresas deberán verificar que lastransferencias de fondos que les sean enviadas conten-gan la información antes mencionada sobre el ordenante;aquéllas que no cumplan con tales condiciones deberánser consideradas como señales de alerta. CAPÍTULO III DE LA COMUNICACIÓN DE TRANSACCIONES Artículo 17º.- Reportes de transacciones sospe- chosas Las empresas están obligadas a comunicar a la UIF las transacciones que, según su buen criterio, sean con-sideradas sospechosas, sin importar los montos involu-crados, en un plazo no mayor de treinta (30) días calen- dario de haberlas detectado. Se considerará detectada una transacción sospechosa cuando, luego del análisisy evaluación realizadas por el Oficial de Cumplimiento oel Comité para la Prevención del Lavado de Activos si lohubiere, se determine que una transacción detectadacomo inusual resulta ser sospechosa. El Oficial de Cum- plimiento o el Comité, de ser el caso, deberán dejar cons- tancia documental del análisis y evaluaciones realiza-das para la calificación de transacciones sospechosas. El Anexo Nº 1 denominado “Guía de Transacciones Inusuales”, contiene una relación de señales de alertaque las empresas deben tener en cuenta con la finalidad de detectar transacciones sospechosas. Lo anterior no exime a las empresas de comunicar otras transaccionesque consideren sospechosas de acuerdo con su siste-ma de prevención del lavado de activos. La comunicación de transacciones sospechosas tie- ne carácter confidencial y privado entre las empresas y la UIF. Artículo 18º.- Contenido de los reportes Los reportes de transacciones sospechosas deben contener la siguiente información mínima: a) Identidad del cliente o clientes que intervienen en la tran- sacción, indicando nombre completo, fecha de nacimiento,número del documento de identidad, nacionalidad, profesión uoficio, domicilio y teléfono, de las personas naturales; así comodenominación o razón social, número del Registro Unico deContribuyentes (R.U.C.), objeto social, domicilio, teléfono y re- presentante legal, en el caso de personas jurídicas. Respecto del representante se debe incluir la información requerida paralas personas naturales. b) Cuando intervengan terceras personas en la transac- ción se debe indicar los nombres completos de dichas perso-nas y demás información con que se cuente de las mismas. c) Indicar si el cliente o clientes ha(n) realizado ante- riormente una transacción sospechosa, señalando la do-cumentación con que se comunicó a las autoridades com-petentes.