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los resultados obtenidos, en relación con lo que debió e lograrse. 1 / / ;l La entidad debe ser tan flexible como para permitir una adecuada sincronización con los cambios en su estruc- tura organizacional, a consecuencia de cambios; en los planes, políticas y objetivos de las operaciones. l Los organigramas o manuales de funciones son muy útiles para la comprensión de la organización de una entidad, sus líneas de autoridad yasignaciónde funcionee y responsabilidades; evitándose la duplicidad de funcio- nes 0 el conflicto al asignarlas. Planeamiento de actividades 47. El planeamiento en el ámbito gubernamental se orienta a determinar las necesidades de la entidad en cuanto a recursos financieros y humanos, las cuales deben traducirse en requerimientos de fondos, vía presupuesto. que autoriza el ConATeso de la República. Después que es autorizado el presupuesto la entidad debe efectuar la: acciones necesarias para establecer planes y proyectos específkos. en los cuales serán utilizados los fondos públi- cos, el personal y otros recursos proporcionados para su funcionamiento. 48. Al elaborar sus planes y proyectos la entidad debt considerar los aspectos siguientes: l Los fondos autorizados y las limitaciones y restric ciones impuestas por la ley. l La necesidad de llevar a cabo todos los programas 1 proyectos y operaciones, de acuerdo a criterios de eficien- cia y economía. l La necesidad de cautelar que t.odos los recursos asignados sean utilizados en forma correcta y en los fine: para lo que fueron autorizados. Política 1 J49. Se puede definir política corno la declaración gene ral que guía el pensamiento durante la toma de decisio nes. La política es una línea de conducta predetermina& que se aplica en una entidad para llevar a cabo todas la: actividades, incluyendo aquellas no previstas. La polítici puede clasificarse en: Clasificación de las Políticas l Política general: se establece para todas laa entidades del gobierno o para un caso especi- fico. Generalmente, se originan fuera de la entidad. Como ejemplos: leyes, reglamentos, directivas de sistemas administratiuos. l Política especifica: son establecidas por la alta dirección de cada entidad y la afectan en su totalidad. l Política para unidades:son aquellus estable- cidas en operativas los niueles más bw*os y su aplicación está limitada a las unidadesopera- tivas dentro de una misma entidad. 50. Los siguientes cnterios son aplicables a la polític, en cada entidad: l establecer la política por escrito y organizada el forma sistemática en guías 0 manuales, según los casos para permitir efectuar las actividades autorizadas el forma efectiva, eficiente y económica, así como proporcic nar seguridad razonable de que los recursos ptiblicos s encuentran dehldamente protegidos; l comunicar In política a todos los funcionarios empleados de la entidad, cuyas obligaciones contribuya al logro de sus objetivos;Y tl a 11 ’l elaborar la política en concordancia con la normativ correspondiente y ser coherente con la política generz dictada por el nivel superior; y, l revisar la política en forma periódica debido 5 cambio de circunstancias. cuando se considere necesaritIl 1. Procedimientos operativos 51. Son los métodos utilizados para efectuar las activ i- dades de acuerdo con las políticas establecidas. Tambié nion series cronológicas de acciones requeridas, guías para a acción que detallan la forma exacta en que deben .ealizarse ciertas actividades. Existe relación directa entre os procedimientos y las políticas. Por ejemplo, política wbernamental aplicada por toda entidad es conceder a su )ecsonal vacaciones; los procedimientos establecidos por :l Area de Personal para poner en práctica esa política, ìeben permitir programar las vacaciones para evitar nterrupciones en el ritmo de trabajo y llevar registros apropiados y asegurar que cada empleado disfrute de sus racaciones. Los mismos criterios a considerar para el estableci- niento de la política de la entidad, son aplicables a los lrocedimientos, siendo éstos: l Para promover la eficiencia y economía en las opera- :iones, los procedimientos aprobados deben ser simples y iel menor costo posible en su aplicación. l Para que las 0 eraciones no son mecánicas en su ejecución, los proce %lmlentos deben permitir el uso del :riterio en situaciones fuera de lo común. l Para reducir la posibilidad de errores e irregularida- les, los procedimientos deben estar coordinados de mane- -a que el trabajo realizado por un empleado sea revisado >orotro, en forma independiente de sus propias obligacio- 788 funcionales. l Debe existir un programa adecuado de revisión aeriódica y mejora continua de los procedimientos opera- ;ivos aprobados. Controles de cumplimiento 52. Estos controles comprenden las políticas y proce- limientos implementados por la administración, con el kn de asegurar que la utilización de los recursos sea :oncordantes con las leyes y reglamentos correspondien- tes. 53. Si el enfoque de la auditoría es evaluar la eficiencia y economía en las operaciones, el auditor debe determinar Zn el curso de su trabajo, si la entidad o programa ha rumplido con las leyes y reglamentos, normas de los sistemas administrativos y normas técnicas de control interno, que Fey la tales aspectos. Asimismo, cuando el auditor evalue a efectwldad de un programa, debe veri- ficar el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplica- bles, los cuales deberán precisar sus objetivos o beneficios esperados. 54. Los controles de cumplimiento también abarcan los aspectos relativos a la adquisición de bienes y/o servi- cios, protección y utilización de recursos al igual que el costo, cantidad y calidad de los productos o servicios que el programa produce o entrega, con el propósito de esta- blecer si las leyes, reglamentos (y otras normas) que tienen incidencia en estas materias se cumplen adecuada- mente. 55. Cuando los objetivos del examen lo requieran, el auditor debe establecer los pasos necesarios para detec- tar casos de incumplimiento. Esto es importante conside- rar dado que en toda auditoría de gestión el auditor debe estar alerta ante situaciones u operaciones que podrían indicar la presencia de actos irregulares o ilícitos. El término incumplimiento tiene un significado de mayor amplitudque el acto ilegal, porcuanto de mayor amplitud, no sólo la transgresión de normas legales o reglamenta- rias u otras disposiciones, sino también la violación de las cláusulas de contratos o convenios. 56. No exist,e una regla práctica para definir con claridad si las leyes, reglamentos u otras disposiciones son significativas para los objetivos de la auditoría, en vista de que los programas del gobierno están regulados por éstas; sin embarg?, la verificación puede ser determi- nada de la forma sigmente: l Reducir el objetivo de la auditoría a preguntas específicas del programa bajo examen, en torno a aspectos tales como: objetivos, metas, esfuerzos, operaciones, ele- mentos de salida y resultados logrados. l Identificar la normativa legal que involucra aspectos concretos del programa que tienen conexión con los obje- tivos de la auditoría. l Determinar si las transgresiones a la normativa legal podrían afectaren forma significativa las respuestas de los auditores a las preguntas relativas a los objetivos del examen.