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sar que el énfasis del examen fueron los asuntos que, de acuerdo a nuestro criterio, requerían atención; por lo que no fue realizada una evaluación completa de las activida- des y operaciones. l Información sobre la naturaleza v volumen de ope- raciones del programa o la actividad a que se refieren las observaciones, de manera que sirvan para brindar una perspectiva contra la cual pueda medirse su importancia. l Descripciones correctas y precisas de las observacio- nes, para evitar erróneas interpretaciones de ellas. Esto requiere cl conocimiento de los comentarios o aclaracio- nes obtenidas de los funcionarios responsables de la entidad examinada, asícomo la identificación de t.odos los factores relevantes, aun cuando algunos de ellos puedan ser contrarios a las observaciones. l Información de los aspectos deficientes y de los aspectos satisfactorios (logros notables de la administra- ción) de las operaciones examinadas. cuando esta sea importante y justificada. de acuerdo con el alcance de la auditoría. Ello no significa que, cada vez que tenga que informarse sobre deficiencias importantes, deba al mismo tiempo expresarse algo satisfactorio para equilibrar el informe. Concisión 13. El Informe debe ser tan corto como sea posible y necesarioparacon~unicarlasobservacir)nes,conclusiones y recomendaciones y tener un estilo dc redacción claro y preciso. El redactor no debe enredarse en frases, oracio- nes, párrafos o secciones demasiado detalladas, que no armonicen con el mensaje del informe. Al determinarse el contenido del informe. aunque exista suficiente espacio para juicios extensos, el auditor debe tener presente que los informes que son completos y. a la vez, concisos tienen mayores posibilidades de recibir atención por los funcio- narios responsables de la entidad auditada. Para ser más efectivo, el informe debe ser terminado oportunamente después de la conclusión del trabajo de campo. Claridad y simplicidad 14. Para que el informe se comunique con efectividad, debe presentarse cn forma clara y simple, tanto como sea posible. Es importante considerar la claridad de los datos contenidos en el informe, por cuanto éste puede ser utilizado por los miembros del equipo de auditclría que participaron en el desarrollo del trabaje), la elaboración o revisión del informe. Contribuye a la claridad del mforme considerar los aspectos siguientes: l No debe presuponerse que los usuarios del informe tienen conocimientos tecnicos en relacion con la actividad que se informa; l Cuando se utilicen términos no familiares, estos deben definirse con claridad; y, l El estilo del informe debe orientarse a que su signi- ficado sea claro; evitándose el lenguaje florido, estilizado 0 pretencioso. Tono constructivo 15. Siendo el objetivo fundamental del informe mejo- rar las operaciones y eficiencia de las actividades guber- namentales, el “tono del informe”, debe estar dirigido a provocar una reacción favorable y la aceptación de las observaciones, conclusiones y recomendaciones plantea- dasporelauditor. Estopuedelograrse teniendoencuenta los criterios que se indican: l Las sumillas y contenido del informe deben enun- ciarse en términos constructivos; y, l Debe evitarse la utilización de frases que generen una actitud defensiva o de oposición de parte de los funcionarios responsables de la entidad auditada. 16. A menudo es necesario formular críticas a la ejecución pasada para mejorar la administración guber- namental; sin embargo, todo énfasis en el informe debe concentrarse en la necesidad de promover mejoras de las operaciones futuras. más que en la cntica de la gestión que corresponde al pasado.Organización de los contenidos del Informe 17. Uno de los problemas más significativos que afrontan los auditores encargados de elaborar los infor- mes es cómo organizar su material para que la informa- ción sea presentada en un orden lógico y el usuario no pueda confundirse. Ellos deben captar la atención del lector inmediatamente y retenerla durante todo el informe. Para tal efecto, deben estimular su interés comenzando con los rssultados más importantes, no estancando sus comentarios importantes a mitad del informe. 18. Positivismo Los auditores deben pensar y redactar positivamente. Su objetivo en el informe es ayudara la administración a mejorar sus operaciones. Esto requiere una buena canti- dad de concentración para mantener el tono de su informe positivo. Los auditores tienden a emplear palabras nega- tivas tales como: deficiencias, debilidades. errores, inefi- ciencia, negligencia para describir las prácticas y proce- dimientos de operaci<in en la entidad examinada. Estas palabras ponen al personal de administraciónenguardia y a la defensiva: cuando esto ocurre, ellos comenzaran a defender la situaciún por la que se sienten criticados. La experiencia ha probado que las personas serán más coope- radoras si los auditores expresan sus opiniones positiva- mente. 19. Los auditores deben tratar de emplear palabras tales como reforzamiento, me,joras, aumentos y ahorros potenciales, para que sea más difícil que la administra- ción (gerencia) esté en desacuerdo con sus observacio- nes. conclusiones y recomendaciones resultantes de la auditoría practicada. Muchos administradores serán más receptivos si los auditores son capaces de describir o explicar cómo sus sugerencias ayudarán a alcanzar los objetivos y metas. Tenga en mente que el auditor es un agente de cambio y. el informe de auditoría es la herramienta de comunicación para convencer y per- suadir a la administración para tomar la acción correc- tiva adecuada. 01. La responsabilidad de la redacción del informe de auditoría es del auditor encargado aunque también com- parten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditoría que intervienen en el borrador del informe, hasta llegara la consideración de la autoridad superior de la Contraloría General de la República para su aproba- ción. En los Organos de Auditoría Interna del Sistema Nacional de Control, su jefatura es responsable del conte- nido del informe. 02. Para lograr que la revision del informe de auditoría de gestión sea efectivo y propenda a la preparación de documentos de alta calidad, se establece dos niveles de revisión en este proceso: l revisión por el Supervisor responsable; y, l revisión por el Comité de Control de Calidad COCO. Revisión por el supervisor responsable 03. El supervisor responsable de la dirección del equi- po de auditoría, como parte de su función, revisa el borrador del informe, preferentemente, en las oficinas de la entidad auditada. Durante su trabajo el supervisor comenta v discute con el auditor encargado del examen las situaciones que emerjan como consecuencia de su revisión; la misma que, no sólo se limita a la redacción del informe, sino también se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentación documentaria de los juicios emitidos por el auditor. 04. Como en el curso de la auditoría el supervisor ha estado revisando el trabajo de los auditores, es lógico suponer que se ha satisfecho de que los papeles de trabajo reúnan evidencias suficientes, competentes y pertinen- tes I relevantes I, en respaldo de las observaciones, conclu- siones y recomendaciones incluidas en el informe. Por 10 tanto, el supervisor es responsable que el informe revele, todos los aspectos de interés que contribuyan al objetivo fundamental de la auditoría efectuada. Su revisión debe estar dirigida a que el informe convenza a los funcionarios