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NAGU. 3.60 Comi;$ig&&s de hallazgos de Durante el proceso de la auditoría, el auditor encarga- do debe comunicar oportunamente los haLlazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comen- tarios sustentados documentariamente, para su eva- luación y consideración en el informe correspondiente. (Modificada por Resolución de ContralorTa IV” 112-97- CG del 20.06.97) 01. La comunicación de hallazgos de auditoría es e proceso mediante el cual, el auditor encargado una ve evidenciados éstos, cumple en forma inmediata con darlo a conocer a los funcionarios y servidores de la entidac examinada, a fin de que en un plazo previamente tijadc presenten sus comentarios o aclaraciones debidament, documentados, para su evaluación oportuna y considera ción en el informe. Su propósito es proporcionar informa ción útil y oportuna, tanto oral, como escrita, en torno ; asuntos importantes que posibiliten recomendar, en SI momento, la necesidad de efectuar mejoras en las activi dades y operaciones de la entidades.(Ver seccián320 dl la Guía para la elaboración del informe de audita ría gubernamental). 02. Los hallazgos de auditoría se refieren a presunta deficiencias o irregularidades identificadas, corno conse cuencia de la aplicación de los procedimientos de auditc ría. Tan pronto como sea elaborado un hallazgo de audi toría, el auditor encargado debe comunicara los fiunciona rios de la entidad examinada, con el objeto de: l Obtener sus puntos de vista respecto a los hallazgo presentados; y, l Facilitar la oportuna adopcrón de acciones correctl vas. 03. Una vez evaluada la información proporcionada tan pronto reúna los elementos suficientes que evider cien las presuntas deficiencias o irregularidades, el sud: tor encargado procederá a elaborar los hallazgos de audl toría. En base a ellos, cursará las respectivas comunice ciones teniendo en consideración lo siguiente: l Reserva. l Materialidad o Importancia. l Hallazgos vinculados a la particrpación y competer cia personal de su destinatario. l Recepción acreditada. l Plazo para la recepción de comentarios de laentidac 04. El plazo para la recepción de las aclaraciones comentarios, debe ser establecido teniendo en cuenta la particularidades de cada hallazgo de auditoría, especia mente, en base a: l Naturaleza de la materia bajo análisis; l Alcance del examen; l Si la persona ala que debe dirigirse la comunicació no labora en la entidad auditada, entre otros aspectos. 05. Para la presentación de las aclaraciones o comer tarios, en la comunicación de los hallazgos de auditor? el auditor encargado indicará un plazo de respuesta d hastacinco(5)dias hábiles. Paralasampliacionesdeplan que soliciten los funcionarios deben considerarse los a: pectos siguientes: l Procede su otorgamiento por una sola vez, siempr y cuando lo solicite la persona receptora de la comunic; ción por escrito:*e a- l Si existieran circunstancias particulares o limitacil nes justificables que tenga la persona comunicada, ( auditor encargado, en coordinación con el supervlsc otorgará una ampliación de diez (10 I días hábiles adicil nales.o- el : n- o- l Se entiende que la solicitud de prórroga ordinaria l- sido aceptada a su recepción, salvo denegación expres, contándose el termino en días hábiles siguientes al venc miento del primer plazo.ra a, :i-4 e ,- !- a Ll I- e ,- S !- k I- ,- S i- L- 1. OÍ n l- 2:0 s-Comunicación de resultados a ex funcionarios 06. Cuando el equipo de auditoría haya agotado todos los medios a su alcance para ubicara la persona que debe recibir la comunicación, procederá a citarla mediante aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano u otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada. La publicación debe ser efectuada por tres días hábiles consecutivos. Cuando la persona que debe recibir una comunicación se encuentra en el extran- jero, se procederá a efectuar la notificación a través del Ministerio de Relaciones Exteriores. 07. La responsabilidad del acto de comunicación de hallazgos de auditoría y la oportuna evaluación de las aclaraciones y comentarios, compete al auditor encarga- do y al supervisor de auditoría. 08. Los asuntos de menor importancia que no justifi- quen su inclusión en el informe, pero que el auditor consi- dera que pueden ser de interés para la entidad auditada, deben ser informados por escrito, conforme a los procedi- mientos establecidos. Los asuntos aislados y carentes de significación, deben ser comunicados directamente a la persona responsable de efectuar la corrección pertinente. Entrevistas preliminares con funcionarios 09. La comunicación escrita sobre hallazgos de audito- ría con funcionarios de la entidad auditada, son parte sustancial de los procedimientos de auditoría. La comuni- cación escrita incluyendo la información sobre los hallaz- gos de auditoría, tiene el objeto de requerir el vista de la entidad; sin embargo, tales esfuerzos llunto de eben ser precedidos por entrevistas con los funcionarios responsa- bles de la entidad en los niveles medios y bajos, especial- mente, en cuanto se refiere a los asuntos de carácter individual. No debe esperarse acumular un número im- portante de hallazgos de auditoría para comunicarlos en forma conjunta a los niveles responsables de la entidad. 10. La discusión de las observaciones antes de elaborar el borrador del informe, deben dar como resultado docu- mentos más completos y menos susceptibles de ser refu- tados en los comentarios de la entidad, dado que es posible recoger las opiniones preliminares sobre aspectos tales como las causas de las deficiencias y la naturaleza de las medidas correctivas a implementarse. Esto reducirá el tiempo empleado en su preparación, de manera que el informe final se encuentre listo oportunamente. ll. Es importante comentar las posibles soluciones o mejoras que parezcan dignas de ser consideradas para conocer la opinión de personas entendidas. Sin embargo, se debe aclarar que el auditor busca información y asisten- cia para comprender mejor la situación y para determinar las posibles mejoras que puedan efectuarse. También debe aclararse que las soluciones o mejoras discutidas no son necesariamente la posición final de los auditores. Conferencia final con la alta dirección de la entidad auditada 12. La conferencia final es realizada por el Auditor encargado y el Supervisor del equipo de auditoría, para hacer conocer a los funcionarios de la entidad examinada, en forma oral la totalidad de los hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso de su trabajo. El propósito de esta conferencia final es informar a la alta dirección, sobre los hallazgos de auditoría que durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados involucrados de las situacio- nes identificadas. 13. Adicionalmente, la conferencia final tiene el propó- sito de persuadir a los funcionarios involucrados en las observaciones a adoptar acciones correctivas. Para tal efecto, debe considerarse: l evitar conflictos y/o respuestas posteriores con argu- mentos no analizados antes de emitir el borrador del informe. l convencer a los directivos de la entidad examinada sobre la importancia de su participación en las propuestas de solución. l planteamiento de alternativas de solución con los encargados de las operaciones o actividades observadas. l análisis de las ventajas y desventajas, costo/benefi- cio y tiempo requerido para la implementación de correc- tivos.