TEXTO PAGINA: 178
49. Si un entrevistado se niega a confirmar la informa- ción verbal importante por escrito, el auditor debe adjun- tarunanotaalmemorándumsobrelaentrevista.indican- do los motivos expuestos por el entrevistado para negarse a dicha confirmación. En los casos en que las personas no estén aparentemente dispuestas a aceptarla responsabi- lidad por la informacion que se ha dado, debe considerarse los posibles efectos negativos de la utilización de tales datos en el informe. Cuando sea posible, el audit.or debe discutir el asunto con otros funcionarios responsables o utilizar otros medios disponibles para corroborar la infor- mación IJTILIZACION DE FOTOGRAFIAS Y OTROS MEDIOS VISUALES 50. Una forma de soporte adecuadamente las observa- ciones, conclusiones y recomendaciones del informe es utilizar fotografías a color, mapas y ayudas visuales y con las cuales el mensaje que se presenta resulta más claro y potente que las propias palabras. 51. El jefe de equipo de auditoría es responsable de identificar, obtener y seleccionar las muestras fotográfi- cas o medios visuales que serán utilizados en el informe. Para ello, debe identificar a los miembros del equipo de auditoría que reunan las habilidades y conocimientos necesarios para llevar a cabo el indicado trabajo. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN MEDIANTE ENCUESTAS 52. Las encuestas pueden ser útiles para recopilar información pertinente en todas las auditorías. Pueden ser enviadas por correo u otro método a las personas que se supone conocen del programa o área a examinar o pueden ser aplicadas a través de visitas individuales por asistentes de auditoría. Las personas que contestan las encuestas pueden estar asociadas con el programa o área de la auditoría directa o indirectamente, como beneficiarios o simplemente como pelsibles fuentes de información. 53. Las ventajas principales de la utilización de encuestas son: su conveniencia y economía en términos de costo y tiempo, comparándolas con entrevistas formales de los auditores con muchas personas. La información obtenida puede ser tabulada mas fácilmente a su especia- lidad y uniformidad total. Son más ventajosas cuando el grupo a ser cubierto es más numeroso. 54. Desventajas. Una encuesta es inflexible, no se obtiene más de lo que se pide, sin mayores indagaciones y verificaciones, lo cual en casos de ciertos tipos de datos puede ser muy costoso y requerir mucho tiempo. La información obtenida por medio de encuestas es poco confiable, bastante menos que la información verbal reco- lectada a base de entrevistasefectuadas por los auditores. Debe ser utilizada con cuidado, a no ser que se cuente con evidencia que la corrobore; dicha evidencia no sería un respaldo adecuado para las conclusiones y recomendacio- nes sobre asuntos importantes. Planeamiento y diseño 55. Se debe considerar el posible valor y utilización de las encuestas al desarrollare¡ plan de auditoría. En la fase / del planeamiento se debe decidir si es conveniente utilizar este método. Una encuesta es sólo una forma de recopilar información que. generalmente, no será la única. Algunos lineamientos básicos que se deben tomar en cuenta al disenar las encuestas son los siguientes:l Una encuesta muy larga es pesada para quien la contesta y puede afectar a las respuestas. l Las preguntas deben ser fáciles de contestar. Algu- nos tipos de preguntas serán difíciles de contestar, por lo tanto, deben haber muy pocas de éstas, en lo posible especificando su importancia. l Agrupar las preguntas en forma lógica. La respuesta a una pregunta puede requerir una decisión acerca de cual otra se debe contestar u omitir. Ayuda a la persona que responde indicándole el camino a seguir. l Utilizar preguntas en las cuales hay que escoger una de las respuestas dadas, dejando un espacio para otras respuestas. Las preguntas que requieren respuestas na- rrativas son menos convenientes, pero no pueden evitar- se cuando la información necesaria represente la expe- riencia de la persona que responde. No debe utilizarse preguntas negativas, tales como: (iNo cree que . . . . . . . . Y). l Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto será útil, no sólo para la personas que contesta sino para quien las tabula. Dejar asimismo, un espacio para “cual- quier comentario adicional” que la persona que contesta ouiera añadir. l Es aconsejable probar la encuestas en un grupo limitado antes de enviarlo a todas las personas. Selección de las personas que recibirán la en- cuesta 56. La utilización de un método estadístico de mues- treo para seleccionar las personas a las cuales se les enviarán las encuestas es importante, si la información obtenida debe dar como resultado proyecciones y conclu- siones válidas. El plan de muestreo debe diseñarse por adelantado con la asesoría de un estadístico. Se deben controlar las respuestas e investigar a las personas que se demoren en responder. Tabulación de respuestas y resultados 57. El método de tabulación manual o por procesa- miento electrónico de datos debe escogerse antes de terminar el diseño de la encuesta. De acuerdo al objetivo de la auditoría y al tipo de respuestas que se espera recibir, debe establecerse un plan por medio del cual será posible tabular las encuestas conforme se vayan recibien- do. en lugar de esperar hasta tenerlas todas. 58. Debe evitarse interpretar las respuestas. Si éstas en alguna de las encuestas son contradictorias, sepárelas para realizar una confirmación directa. Una confirma- ción personal directa también puede ser conveniente para unas cuantas respuestas limitadas, como una forma de verificar su validez. Considerando que es posible llegara determinar conclusiones basándose en las respuestas tabuladas, se deben establecer controles para asegurarse de la precisión de tales tabulaciones. 59. La aplicación de encuestas tiene una utilidad especial, cuando el auditorgubernamental desea evaluar los beneficios efectivos de un servicio ofrecido al público o a grupos específicos. Permite reunir datos de diversos beneficiarios y llegar a conclusiones al evaluarlos. La utilización de técnicas de muestreo estadístico hacen posible al auditor obtener datos globales de un grupo representativo relativamente pequeño y arribar a conclu- siones basado en éstas. l Considerar el nivel de educación y la experiencia de las personas a las cuales posrblemente se les enviarán las encuestas. Unas preguntas sencrllas v directas relaciona- das con el tema generalmente producirán los mejores resultados, evitando que se sientan incómodos con la entrevista. l Prepararla de un tamatio conveniente. Revisar cuidadosamente el borrador de la encuesta para asegu- rarse de que todas las preguntas están encadenadas con el tema.Ley del Sistema Nacronal de Control- Decreto Ley N” 26162 Articulo 5”: El control (se refiere a lu auditoríajguber- n.amental consiste en la verificación periódica del re- sultado de la gktin pública. a la luz del grado de eficiencia. eficacia, transparencia y economía que ha- yan exhibido el el uso de los recursos públicos, asicomo del cumplimiento por las entidades de las normas legales y de los lineamientos de política y planes de acción.