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Lima, , miércoles s 23 de diciembre de 1998 ~~~ ~ Pág. 167733 INTERRELACIONES ENTRE LA ECONOMIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD ECONOMIA , EFICIENCIA EFECTIVIDAD ~1~1 l Recursos materiales => l Ingresos cobrado s l Ingresos Recursos tecnológi- regulatorias l Impacto del programa Economía. 10. La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales se adquiere recursos, seanéstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (Siste- ma de Información Computarizada), obteniendo la canti- dad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportu- nidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. ll. De no tenerse en cuenta estos factores, podría resultar en bienes o servicios a costos mayores, de menor calidad u obtenidos a destiempo. Una operación económi-ca adquiere tales recursos en calidad y cantidad apropia- da y al menor costo posible. La distinción entre economía y eficiencia es a menudo poco clara. Por ejemplo, si se obtiene los recursos pagando sobreprecios, ello tendrá unimpacto directo sobre el costo unitario de las salidas. Pero, esta situación es un asunto relacionado con la economía, no con la eficiencia, que tiene que ver con el empleo de los bienes en las operaciones de la entidad. Objetivos 12. Una auditoría que comprenda la eficiencia y econo- mía de los programas o actividades tiene como objetivos: l Determinar si la entidad, programa o actividad adquiere, protege y utiliza los recursos de manera eficien-te y económica. l Establecer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas l Determinar si la entidad ha cumplido con ñ leyes y reglamentos aplicables en materia de eficiencia y econo- mía. l Establecer la razonabilidad de los controles geren- ciales para mantener la eficiencia y calidad del servicio a un nivel satisfactorio. l Determinar la confiabilidad de los procedimientos establecidos para medir y reportar su rendimiento. l Identificar los esfuerzos para mejorar la eficiencia en el programa o actividad auditado y los resultados alcanza-dos. Métodos de medición de la eficiencia 13. La eficiencia de una operación puede expresarse como un porcentaje del estándar de desempeño con rela-ción a la información actual. Un índice que representa la relación salida/entrada ( productividad ), puede ser expre- sado de diferentes formas para determinar el nivel deeficiencia. Como ejemplo se cita el siguiente caso: Si asumimos que la oficina pública encargada de expe- dir pasaportes tiene un estándar de desempeño de 16pasaportes por hora-hombre, y el dato de rendimientoactual es de 20 pasaportes por hora-hombre: Indice actual 20 pasportes/hora-hombre = Indice Estándarx 100 = eficiencia 16 pasaportes 125% El resultado puede interpretarse en el sentido que en la expedición de pasaportes por hora-hombre se ha obtenido un 125% de eficiencia en relación al estándar establecido. Medición de insumos y productos 14. Los insumos pueden ser medidos en térmmos de trabajo realizado, material o recursos financieros utiliza-dos. Los recursos relativos a mano de obra pueden medir- se en términos de tiempo o dinero (remuneración/horas- hombre). Los recursos materiales o financieros general- mente, se miden en dinero. Para que los productos puedanser medidos, se requiere separarlos unos de otros y tener características uniformes; los productos de un proceso repetitivo como la emisión de ordenes de compra satisfa- cen este criterio. Calidad y nivel del servicio 15. La eficiencia de una operación se encuentra in- fluenciada por la cantidad y calidad de los bienes y servi- cios producidos y la calidad y el nivel de los servicios que se ofrecen. Cualquier cambio en la cantidad y calidadpuede ser difícil de interpretar. El mejoramiento de un índice de eficiencia, puede resultar a expensas de la calidad o el nivel de servicios; sin embargo, el mejora- miento importante en la calidad o el nivel del servicio sólo puede ser posible mediante el aumento sustancial del costo por unidad. Estándares de eficiencia 16. El índice de salidas/entradas, es decir, la producti- vidad, no precisa si los resultados reflejados son adecua- dos; para ello es necesario tener un punto de referencia,mediante el cual se mida la ejecución y los cambios en la eficiencia. Los resultados pueden medirse en forma razo- nable, si los comparamos con estándares establecidos. Un estándar es el tiempo de duración específico, determinado por la cuantificación del trabajo requerido para produciruna unidad de producto o servicio o, para ejecutar una tarea. En otros términos, representa el concepto de un día justo de trabajo esperado de un empleado con entrena- miento razonable y experiencia. 17. Los estándares de desempeño sc utilizan con dis- tintos propósitos en los sistemas de informacitjn y control para: l Demostrar los resultados alcanzados, comparando la información de ejecución con los estándares. l Efectuar análisis costobeneficio, proporcionando información para comparar métodos y procedimientos actuales y propuestos. l Producir el intercambio de decisiones entre eficien- cia y el nivel de servicio. Aspectos a considerar en la fase de Ej’ecución 18. Cuando el enfoque de la auditoría de gestión se orienta a la eficiencia y economía puede examinarse, si la entidad, programa o actividad auditada: l Tiene implementadas políticas razonables para efec- tuar la adquisición de bienes o contratación de servicios; l Protege y conserva apropiadamente sus recursos; l Evita la duplicidad de esfuerzos de su personal y el trabajo sin utilidad práctica; l Utiliza procedimientos operativos eficientes; l Dispone de controles gerenciales adecuados para medir su desempeño en términos de eficiencia y economía y para informar sobre este asunto; l Cumple las leyes y reglamentos que regulan la adquisición, uso y protección de los recursos. Criterios de auditoría 19. Los criterios de auditoría aplicables son los si- guientes: l Las medidas del desempeño deben ser apropiadas y exactas; l El desempeño debe ser apropiado en comparación con el estándar establecido; los informes debe adaptarse a las necesidades de la gerencia; . La información del desempeño debe utilizarse para lograr mejoras en la productividad; y, l Las medidas e informes sobre productividad deben mantenerse actualizados. 20. Las medidas del desempeño deben ser apropiadas y exactas: Con este propósito los productos deben estar adecuadamente definidos y correctamente medidos. Las definiciones y medidas deben modificarse para reflejar los