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I.ima. miércoles 23 dc dicicmhrc dc I 99X c[ -0 Pág. 167727 + 36. Al planearse las entrevistas, debe considerarse cuidadosamente la selección del auditor que la conducir& según quien sea el entrevistado y la experiencia anterior al entrevistarlos. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad pueden reaccionar en forma desfavorable al ser entrevistados por personas que no ocupan cargos en su mismo nivel en la Contraloría General de la República o el órgano de auditoría interna. Para utilizar un ejemplo extremo, no debe enviarse a un asistente de auditoría, que recién está entrenándose, a entrevistar al Director de Administración JI/O Gerente de una entidad. Debe apli- carse un buen criterio para evitar desigualdades entre el auditor y el entrevistado, especialmente, cuando se trata de llevar a cabo una entrevista importante. Conducta durante una entrevista 37. El auditor debe presentarse en forma debida al entrevistado si previamente no ha sido presentado. La utilización de credenciales oficiales para este propósito dependerá del objetivo de la entrevista y de la relación entre los participantes. El paso inicial es importante, especialmente si se visita al entrevistado por primera vez. Se debe tratar de hacerle sentirse cómodo. Por ejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos sin importan- cia, como el clima o un suceso deportivo, a menudo sirve para “romper el hielo” y establecer una relación cordial. Discusión del asunto específico 38. Después de la introducción, el auditor debe expli- car el propósito de la entrevista para que la persona entrevistada comprenda lo que se espera de ella. Según las circunstancias, se puede permitir que cuente su propia versión o hacerle preguntas específicas sobre los asuntos de los cuales se desea información. 39. La discusión debe estar bajo el control del auditor hasta el punto necesario, como para que se mantenga encaminada hacia la obtención de los datos u otra infor- mación pertinente a propósito de la entrevista. Un audi- tor hábil estará alerta para que el entrevistado no cornen- te asuntos sin importancia y así evitar contestar las preguntas o proporcionar información sobre temas dife- rentes al objetivo de la entrevista. La actitud debe ser la de buscar información y no la de entrar en debate. Algu nas sugerencias que deben tenerse en cuenta son: l Conseguir toda la información necesaria durante la entrevista. Evitar al máximo posible la necesidad de una segunda entrevista. l Al término de la entrevista debe resumirse breve- mente la información considerada más importante. Esto puede hacer recordar al auditor y al entrevistado otros hechos relacionados. l No extender la entrevista más allá de un tiempo razonable que se aproximaría al tiempo fijado cuando se hizo la cita. Utilización de grabadoras durante las entre- vistas 40. Usualmente no es necesario utilizar grabadoras durante las entrevistas con los funcionarios de la entidad examinada. Si se considera que es necesario, en casos muy excepcionales, debe consultarse con el entrevistado. Las transcripciones obtenidas por medio de este método con- tiene gran cantidad de información que no es importante y su utilización no eliminaría la necesidad de una confir- mación de declaraciones obtenidas durante una entrevis- ta. Asimismo, este procedimiento no permite al entrevis- tado corregir errores que pudo haber pasado por alto durante. Sin embargo, si se va a entregar al entrevistado una transcripción de la entrevista para que pueda corre- girla, este método puede ser adecuado para okltener un registro completo de la discusión de un asunto muy delicado o crítico. 41. Cuando se utilice una grabadora, las cintas de graba- ción se convierten en parte de los papeles de trabajo del auditor y deben ser debidamente protegidas y controladas. A solicitud del entrevistado, debe ofrecerse la oportunidad de copiar la cinta. Cómo y cuándo tomar notas, dependerá-frecuentemente de las circunstancias del caso, la compleji- dad de los temas discutidos y la personalidad del entrevista- do. Enalgunoscasos, eltomarnotasaligualquelagrabación podrá ocasionar que el entrevistado no se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reacción adversa I al hecho de que se tome notas, debe dejarse de hacerlo. Se espera, sin embargo, que el tomar notas no será objetado ya que demuestra el interés del auditor en registrar con preci- sión lo que se dice. 42. No debe utilizarse un formato especial para un memorándum sobre la entrevista. Puede escribirse a maquina, a mano o a través de un procesador de texto electrónico pero debe ser un elemento independiente en los papeles de trabajo y contener los detalles apropiados de la discusión, incluyendo la hora y el lugar, el cargo y nombre de todas las personas involucradas,, así como las firmas de los auditores presentes. El regxtro de una ’ entrevista no debe consistir en la anotación sin explicacio- nes, ni declaraciones o notas al pie de la página, sin respaldo alguno en los papeles de traba,jo./ . . Confirmación escrita del entrevistado 43. Generalmente, se solicita a los entrevistados que confirmen por escrito la información verbal aportada, a no ser que dicha información esté respaldada y se considere innecesario confirmarla. En algunos casos, la solicitud de confirmación escrita sobre información verbal brindada puede ocasionar la falta de cooperación del entrevistado. 44. Una confirmación escrita es importante, especial- mente, si no hay evidencia que corrobore la información obtenida verbalmente. Los propósitos principales de la confirmación son: l Asegurar que el registro de la información verbal sea completo y preciso. l Hacer saber al entrevistado la importancia que se da a sus declaraciones; y, l Proteger al auditor en el caso de una controversia futura sobre la información obtenida. 45. A veces puede ser recomendable solicitar confir- mación de la información verbal, aunque ésta no sea esencial para un posible hallazgo en el informe. Por ejemplo, la información obtenida durante las discusiones ,: sobre un asunto altamente técnico o que incluye muchas fechas, cifras estadísticas oasuntos técnicos, normalmen-’ te debe ser confirmada por el entrevistado, aunque la’ información sea utilizada sólo como datos acerca de los ” antecedentes en el informe. En tales casos, debido al ” riesgo de error al tomar nota de 1 a información, puede ser necesario una confirmación. 46. La confirmacibn verbal o escrita efectuada por un entrevistado no anula la necesidad de verificar la infor-: mación por otros medios, tales como: observación, discu- siones con otras personas ylo revisión de la documenta- ción disponible. 1Jna confirmación por parte del entrevis- tado es, principalmente, un medio para ratificar lo que ha ’ sacado en claro el auditor de lo manifestado y no consti- tuye una verificación de su validez. Forma de confirmación 47. Cuando se solicite a los entrevistados, éstos confir- marán por escrito la precisión y totalidad de la informa- ción contenida en un memorándum sobre la entrevista. ’ Los auditores deben pedir al entrevistado que firme el memorándum escrito, indicando que está de acuerdo con él. Si lo solicita el entrevistado se podrá entregarle copia. No confirmación de lo informado verbalmente : 48. Si un entrevistado se niega a confirmar por escrito la información verbal in1porkrni.e proporcionada, el audi- - tor debe pedir que la confirmll dv manora informal leyen- do el memorándum y. si es rwesario. corrigkndolo. La confirmación debe ser obtenida en presencia de otro miembro del equipo de auditoría, y la anotación del audi- tor sobre la confirmación verbal, junto con la firma del otro miembro que se encuentre presente. debe ir adjunta al memorándum sobre la entrevista.