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El auditor-gubernamental debeorganzar un registro completo y detallado de la labor efectuada y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de tru- 01. Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor en los que se registra la información obtenida, como resultado de las pruebas realizadas durante la auditoría y sirve de soporte al informe. Constituyen el vinculo entre el trabajo de planeamiento, ejecucicin e informe de auditoría; por lo tanto, deben contener la evidencia necesaria para fundamentar los hallazgos. observaciones, conclusio- nes y recomendaciones. El contenido de esta sección es el siguiente: l Propósito de los papeles de trabajo. l Requisitos de los papeles de trabajo. l Criterios para elaborar los papeles de trabajo. l Planeamiento y uso de los papeles de trabajo. l Resúmenes de auditoría. l Notas del auditor. l Marcas del auditor. l Ordenamiento, revisión y aprobación de papeles de trabajo. l Revisión y aprobación de los papeles de trabajo. l Confidencialidad y protección de los papeles de trabajo. PROPÓSITO DE LOS PAPELES DE TRABAJO 02. Los papeles de trabajo son elaborados por el audi- tor con el objeto de: l Registrar las labores: proporcionar un registro sis- temático y detallado de la labor efectuada al llevara cabo una auditoría. l Registrar los resultados: proporcionar un registro de la información y evidencia obtenida y desarrollada, en respaldo de los hallazgos. conclusiones y recomendacio- nes resultantes de la labor de auditoria. l Respaldar el informe del auditor: el contenido de los papeles de trabajo tiene que ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y el contenido total del infor- me de auditoría. El informe bajo ninguna circunstancia debe contener información o datos n<l respaldados por los papeles de trabajo l Indicar el grado de confianza del sistema de control interno: los papeles de trabajo incluyen los resultados del examen y evaluación del sistema de control interno, asi como los comentarios sobre el mismo. l Servir como fuente de información: los datos utiliza- dos por cl auditor al redactar el informe. se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como fuentes de consulta en el futuro, cuando se necesitan algunos datos específicos. l Mejorar la calidad del examen: los papeles de trabajo bien elaborados llaman la atención sobre asuntos impor- tantes y garantizan que se de atención adecuada a los asuntos mas significativos. l Facilitar la revisión y supervisión: los papeles de trabajo son indispensables para la etapa de revisión del informe antes de emitirlo. Permiten auna persona ajena alequipotelauditorsupervisoru otrofuncionarioirevisar los detalles del examen registrados en dichos papeles. En el caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del borrador del informe, los papeles de trabajo están para responderles o aclararlas. 03. El auditor gubernamental no solo debe saber planear .y efectuar la auditoría, a;;í como redactar el informe correspondiente. sino que También debe enten- der que la naturaleza de su trabajo exige la elaboración, durante todo el proceso de la auditoría. de una docu- mentación complet,a de sus procedimientos, hallazgos. observaciones v la evidencia en la cual va a J’undamen- tar su informe:REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO 04. Los papeles de trabajo referentes a una auditoría de gestión deben cumplir los mismos requisitos exigidos para los correspondientes a una auditoría financiera; por lo tanto, deben ser: REQUISITOS DE LOS PLANES DE TRABAJO .I”“::--.il Claros, comprensibles y detallados. Completos y exactos -Permiten sustentar debida- mentelos hallazgos, observaciones, opiniones yconclusio- nes, así como demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. La concisión es importante, pero no debe sacrificarse la claridad y la integridad con el único fin de ahorrar tiempo o papel. Claros, comprensibles y detallados - Para que mediante la revisión por un auditor experimentado que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones. No deben requerir de explicaciones orales. Legibles y ordenados -Requisito básico, puesto que podrían perder su valor como evidencia. Información relevante - Deben limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado. 05. Cuando los papeles de trabajo están elaborados en la forma debida. en orden y son legibles, con encabeza- mientos completos. explicaciones de fuentes de datos y labores de verificación llevados a cabo, crean en la super- visión 0 niveles superiores una confianza plena en el auditor y en su trabajo. Si los papeles de trabajo no están en orden, son ilegibles, están mal redactados o tienen otras fallas, el supervisor y otros funcionarios, no tendrán confianza en el auditor ni en el contenido de su informe., CRITERIOS PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO 06. Algunos de los criterios que fundamentan la prepa- ración de los papeles de trabajo son los siguientes: Son preparados partiendo del punto de vista de la inclusión de todos los datos necesarios y pertinentes. - Incluyen los datos que sustenten alguna afirmación o concepto expresado. - Presentan todos los datos necesarios que respaldan la razonabilidad de los registros exactos. - Los papeles de trabajo deben elaborarse con limpieza y ser matemáticamei2t.e exactos. . Contienen un enunciado conciso del trabajo ejecuta- do, en conexión con su preparación. _ Son claros y explican en forma completa el asunto que trata. El encabezamiento de cada hoja debe contener el nombre de la entidad bajo examen, título de su contenido y el período o la fecha correspondiente. ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRA- BAJO 07. La elaboración de papeles de trabajo requiere un planeamiento cuidadoso antes y durante el curso de la auditoría. Durante el desarrollo de las labores, el auditor debe prever el tipo y forma de papel de trabajo que puede presentar la evidencia de una manera concisa y efectiva. El empleo de papeles de trabajo no planificados o que se elaboren con apresuramiento puede dar como resultado que no presenten bien los datos, que el orden de presen- tación no sea el mejor 0 que sea necesario repetir los papeles de trabajo para incluir toda la información. 08. En condiciones normales hay muchas maneras de elaborar cualquier tipo de papel de trabajo. El auditor debe revisar la cédula empleada en la auditoría anterior, si la hubo. y determinar si el formato utilizado es adecua- do o si puede mejorarse. Debe evitarse el uso de hojas de