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Auditoría al Proyecto Construcción de Centros Educativos29. Para establecer cual de los métodos antes descritos deben utilizarse el auditor debe tener presente que: Ministerio de Construcción, periodo 19X6 Areas de Planeamiento y Ejecución de Obrasl Sólo debe incluir información que corresponda a los papeles de trabajo; por esta razón los extractos o porcio- nes pertinentes son preferibles a los documentos comple- tos. 1. Objetivo Determinar si las metas físicas programadas por la entidad para el proyecto Construcción de Centros Educativos en zonas urbano-marginales durante el período fueron logradas en forma satisfactoria. 2. Labor realizadal El uso de fotocopias, cuando sea posible, ahorra mucho tiempo. Son preferibles a tener extractos largos y manuscritos. l El auditor debe aprovechar los análisis elaborados por la entidad siempre que sea posible. MARCAS DEL AUDITOR Para cumplir con el objetivo planteado, se solicitó a la Oficina de Planificación Sectorial el plan opera- tivo del ejercicio, así como la documentación de soporte relacionada con los criterios de selección de las metas físicas a ejecutar y las fuentes de finan- ciamiento a utilizarse en su ejecución. Asimismo, se solicitó el informe de evaluación de gestión y los reportes mensuales de avance remitidos por las oficinas desconcentradas del Ministerio, los cuales no fueron presentados, Asimismo, se entrevistó al Director responsable del monitoreo de la ejecución de obras.30. Las marcas del auditor son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo o prueba efectuada. Las marcas del auditor se encuentran en los registros y documentos de la entidad bajo examen y en los papeles de trabajo. Sirven como prueba para recordar al auditor las labores efectuadas. 3. Resultado obtenido De la revisión practicada se estableció lo siguiente:31. Las marcas básicas de auditoría pueden ser utiliza- das en todos los papeles de kabajo y son de dos clases: de significado uniforme y, con el contenido a criterio del auditor. Las marcas de significado uniforme son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría o examen especial y que han sido adoptadas uniformemente. En cambio, las marcas sin significado permanente son utilizadas por el personal de auditoría para expresar conceptos o procedimientos empleados. El significado de la marca utilizada debe presentarse en forma obligatoria en cada cédula en donde se utilice. l Delas cuarrntaí4O)obras programadas,once (ll) de ellas no se habían iniciado. En todos los casos la entidad había culminado hace seis meses las licita- ciones púbiiras y suscrito loa correspondientes contratos de construcción. Las once obras pen- dientes de ejecucion corresponden a centros edu- cativos en zonas deprimidas localizadas en los departamentos A.,B y C. (Ver anexo adjunto). l En el curso del período la entidad ejecutora del Proyecto, adoptó la decisión de incrementar las metas físicas previstas en 20 más, entre construc- ciones nuevas y ampliaciones. Para ello procedió a modificar las partidas presupuestales asignadas inicialmente al proyecto. l Ante la imposibilidad de pagar las valorkaciones distintas al proyecto, la entidad decidió transferir 4.5 millones de dólares para ese propósito, en vista que si persistía el atraso tendría que pagar mayores costos a los contratistas, los cuales no estaban presupuestados. l La entidad no evalúa los resultados en forma pcriódtca, ni cuenta con la información gerencia1 sobre movimiento de fondos.32. El empleo de las marcas en los registros de la entidad es títil, exclusivamente, para que el auditor pueda determinar el progreso de su labor en el caso de una interrupción y para evitar duplicidad en su trabajo. 33. El empleo de marcas en los papeles de trabajo es para la informacrón futura del mismo auditor, para fines de revisión y supervisión y para usarlas como posibles referencias en el futuro. Es importante que los papeles de trabajo indiquen claramente el significado de cada marca empleada, para que tanto el auditor como otras personas comprendan dicho significado, aún en el futuro. (Ver sección 280, Parte II del MAGU). ORDENAMIENTO, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 34. Debido al gran volumen de los papeles de trabajo, su ordenamiento lógico es importante duralte el curso de las labores de auditoría y después de haberlas terminado; inclusive para el archivo de papeles de trabajo. 4. Conclusión35. En la auditoría financiera el orden lógico usado por los auditores es aquel que sigue la secuencia de las cuentas en el balance general, es decir, activos, pasivos, ingresos y gastos. En la auditoría de gestión el orden lógico está dado por las actividades o áreas más importan- tes examinadas, según el esquema establecido por la Contraloría General de la República. Las metas físicas establecidas para el ejercicio fue- ron cumplidas parcialmente, debido a que de las 40 programadas solamente se ejecutaron 29. Esto se explica por la inclusión de 20 obras nuevas que tuvieron que ejecutarse con los mismos recursos. 5. Recomendación36. Todos los papeles de trabajo deben ser referencia- dos, de tal forma que la relación existente entre ellos sea cruzada. El propcisito de la referenciación cruzada es mostrar en forma objetiva, a través de los papeles de trabajo, las relaciones existentes entre las evidencias que se encuentran en los papeles de trabajo y el contenido del informe de auditoría. Es conveniente que la entidad ejecutora establezca un orden de prioridades para el financiamiento deARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO las obras, a partir del análisis de la situación finan- ciera del proyecto, en vista que no pudo cumplirse con la totalidad de metas físicas programadas. Asi mismo, no es conveniente la ejecución d’e obras1 imprevistas sin tener el respectivo financiamientol Archivo permanente. ,l Archivo corriente. asegurado.37. Los archivos de papeles de trabajo para cada labor deben dividirse en dos grupos básicos: el aucittor. entre ellos. las leyes y otras normas reglame] tarias. Para tenerinfbrmación completa enlos papeles c trabajo el auditor puede: a) elaborar extractos en forn manual de porciones de los documentcgs: b> obtenercopi:Archivo permanente -a ,28:. Los documEntos ofíciales son de importancia par re / La : 1s !38. Está conformado por un conjunto orgánico de documentos que contienen copias y/o extractos de infor- mación de interés, de utilización continua o necesaria para futuros exámenes. básicamente relacionada con:Modelo de Resumen de Auditoría (Papeles de Trabajo)completas (en el caso de leyes, reglamentos, manuales, etc.) y, cl obtener fotocopia de los documentos o parte de ellos. --