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varios tamaños. En general las hojas de tamaño estándar de siete columnas, son las más adecuadas para la mayoría de 10s trahajos de análisis. También puede utilizarse hojas de doble tamaño estándar (catorce columnas). Para los papeles que documentan entrevistas, inspecciones y otras labores presentadas en forma narrativa, debe utili- zarse hojas rayadas de tamaño estándar, 09. El auditor que prepara una cédula de trabajo dehe incluir sus iniciales y la fecha en que la confección en una parte de dicha hoja. El contenido de cada hoja debe incluir fechas, datos completos o los montos y explicaciones suficientes. de modo que cualquier otro auditor que pueda leerlo lo entienda, sin tener que recurrn a otra fuente de informacitjn. 10. Los papeles de trabajo y signos que se utilizan en ellos durante el curso de una auditoría de gestitm están constituidos fundamentalmente por: l Resúmenes de auditoría. l Notas del auditor l Extractos y copias de documento-; l Marcas de auditoría RESÚMENES DE AUDITORÍA 17. La naturaleza y resultados de la labor en cada segmento de un examen debe resumirse de manera clara y concisa en los papeles de trabajo. Se puede considerar un segmento como algo relacionado a un aspecto o grupo de elementos de un hallazgo o área. 12. Como resultado de la auditoría se acumula una gran cantidad de papeles de trabajo que contienen una variedad de informacion de diversas formas, por ejemplo, copias de leyes, reglamentos, y procedimientos de la entidad, correspondencia, copias de entrevistas y progra- mas relacionados con el examen. A pesar de que esta información puede ser interesante, útil y pertinente es de poco valor si no se analiza y organiza en forma lógica e interrelacionada. En la mayoría de casos, esto puede lograrse con mayor efectividad, a través de la preparación de resúmenes de los papeles de trabajo). 13. El propósito de tales resúmenes es extractar en forma clara precisa y apropiada, la esencia de la tarea realizada, a fin de resaltar los resultados logrados, las conclusiones alcanzadas y cualquier recomendación, se- gún se reflejen en los papeles de trabajo que lo sustentan. 14. Dichos resúmenes sirven a dos propósitos funda- mentales e interrelacionados: a) obligan a un análisis oportuno y crítico de la evidencia ohtenida y de la labor efectuada, ayudando a identificar requerimientos adicio- nales. también sirven de base para decidir acerca de la inclusión de los resultados en el informe; y, h) hacen posible la preparación del borrador del informe, como parte integral de la tarea realizada. 15. Dada la naturaleza y alcance de la auditoría, es necesario que exista cierta flexibilidad en el diseño y preparación de los resúmenes. Cada resumen debe pre- pararse según las necesidades de cada labor. Un resumen debe ser considerado como un instrumento de tarea inter- na, un medio para lograr un fin y no un fin en sí mismo. Debe diseñarse para que sirva de ayuda a los miembros del equipo y la terminación ordenada y oportuna de la auditoría. Por lo tanto, el formato y contenido de los resúmenes debe dejarse al criterio del auditor. 16. Al preparar programas de auditoría los miembros del equipo deben considerar la necesidad de preparar resúmenes convenientes de partes indrviduales o grupos de partes de la labor efectuada. Cada cierto tiempo duran- te una auditoría, debe asegurarse que dichos resúmenes guarden coherencra con el propósito principal y se presen- te para lograrlo, cual es la preparación del borrador del informe. La preparación de resúmenes útiles y con sentido crítico permite que se cumpla con este objetivo y, es un arte que los miembros del equipo de auditorYa deben tratar de cultivar y perfeccionar. 17. Tanto el auditor encargado corno el supervisor deben analizar los resúmenes en forma crítica para asegu- rarse de que se han abarcado todas las areas deimportan- cia y que los datos necesarios para una presentación efectiva del informe son completos, tienen una referencia cruzada con los detalles fundamentales y la lógica utilrza- da es sólida. Todos los vacíos en los datos y contradiccio- nes en la evidencia deben investigarse. revisarse o expli- carse, según sea apropiado.-18. El auditor encargado debe recordar que la mayor parte de los problemas en la elaboración de informes se originan frecuentemente, en la forma en que se analiza y resume la evidencia en los papeles de trabajo. Por ello, deben vigilar que los resúmenes individuales se terminen en forma ordenada y oportuna conforme avanza el exa- men. 19. Los elementos básicos de un resumen son los siguientes: l Objetivos l Labor realizada l Resultado obtenido l Conclusiones l Recomendaciones 20. Objetivos - En esta sección debe aparecer una declaración clara sobre el propósito de la labor de audito- ría, una explicación del motivo por el cual se efectúa y lo que se está tratando de lograr. Este elemento tiene relación con los objetivos generales específicos definidos en el plan de auditoría y programa de trabajo. 21. Labor realizada - Debe figurar exactamente lo que se ha ejecutado en relación con lo que se iba a hacer. Si no se ha podido efectuar ciertas lahores(limitaciones) que se habían pensado, debe informar acerca de este hecho y explicar los motivos. 22. Resultados obtenidos Debe incluirse un resu- men de los hechos y la evidencia ohtenida en relación con el objetivo. Esta sección del resumen no debe redactarse -orno si fueran las conclusiones de las pruebas ejecutadas. La evidencia debe presentarse como un resumen de los hechos y no como conclusiones a las cuales ha llegado el suditor. Esta parte debe contener la evidencia, mas no la interpretación de ella. 23. Conclusiones-Aunque frecuentemente son visi- bles al conocer la evidencia, se deben indicar lasconclusio- tres en relación a los objetivos. Se deben presentar los criterios utilizados para llegar a las conclusiones, las -uales tienen que estar en relación con la labor efectuada y los resultados obtenidos. 24. Recomendaciones Cualquier recomendación de acciones correctivas debe presentarse luego en forma lógica. Las partes narrativas de los resúmenes deben redactarse con claridad. Los auditores encargados no deben aceptar resúmenes preparados en forma descuida- da, debiendo devolverlos hasta que sean satisfactorios. Al mismo tiempo, los resúmenes no son uniformes ni tampo- :o están destinados a extraños. por lo tanto, no deben prepararse con tanto cuidado en lo relacionado a un lenguaje pulido, estilo y explicaciones detalladas de tér- minos y conceptos utilizados en los informes. En la página siguiente se presenta un ejemplo de papeles de trabajo incluyendo un resumen de auditoría. NOTAS DEL AUDITOR 25. Un grupo especial de papeles de trabajo son las ~rotos del uuditor. Este tipo de papeles de trabajo sirven al auditor para registrar ciertos asuntos que debe recor- dar para beneficio propio y del examen. Las notas deben ser explicativas y completas, pero no deben repetir datos que estén contenidos en otros papeles de trabajo. Existen tres clases distintas de notas: l Notas recordatorias l Notas sobre observaciones l Notas para el informe EXTRACTOS Y COPIAS DE DOCUMENTOS 26. Las notas recordatorias se refieren a asuntos que están pendientes de examinar o requieren investigación adicional. También comprenden asuntos que deben ser aclarados o terminados antes de empezar la redacción del informe. 27. Las notas sobre observaciones o hallazgos. se refieren a las deficiencias que serán incluidas en el informe como conclusiones. Las notas para el informe incluyen información que será incluida como recomenda- ciones. Algunos auditores prefieren elaborar una sola lista de notas: sin embargo, la manera más ordenada es preparar varias listas separadas e ir registrando en ellas el tipo de información que corresponda.