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El último dato (dirección) podrá reservarse, previa autorización del nivel gerencia1 correspondiente de la Contraloría General de la República. Esta información no es aplicable para los informes de auditoría que emitan los Órganos de Auditoría Interna y Sociedades de Auditoría Independiente designadas por el Organismo Superior de Control, (CGR).e 1. Las Conclusiones, son juicios del auditor, de carác- ter profesional, basados en las observaciones formuladas como resultado del examen. Están referidas a la evalua- ción de la gestión en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos, utilización de los recursos públicos, en términos de eficiencia y economía y cumpli- miento de la normativa legal. 2. Cuando sea pertinente, las conclusiones deben indi- car la naturaleza de la responsabilidad incurrida por los funcionarios o servidores públicos (administrativa, civil o penal). Cuando la responsabilidad determinada sea de carácter penal, ésta deberá ser revelada en términos de presunciún de delito. Para este fin el auditor debe obtener la asesoría legal necesaria. 3. Cada conclusión debe estar referenciada con la observación correspondiente, que expondrá los detalles del hecho u operación examinada.(Ver sección 220 de la Guía para la elaboración del informe de auditoría gubernamental). 1. La parte más extensa e informativa del informe y, que en oportunidades puede comprender varios capítu- los, es aquella en que se desarrollan las observaciones de auditoría. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar, mediante la presentación del informe./ ’ / 12. Las observaciones, si bien pueden ser definidas en muchos sentidos, para efectos de la auditoría de gestión, están referidas a cualquier situación deficiente e impor- tante identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Si durante el desarrollo de la fase de ejecución se identifican hechos o circunstancias que afectan en forma significativa la gestión de la entidad auditada, tales como deficiencias en el control gerencia1 que inciden en la eficiencia y economía de las operaciones o en el logro de los objetivos y metas programados: en tales casos, el resultado obtenido adquiere la denominación de hallazgo de auditoría. Sin embargo, para su presentación en el informe. tales hallazgos conjuntamente con la eva- luación de los comentarios de la entidad se convierten en Observaciones. Se connota que el término observación está reservado para el informe de auditoría y se refiere a asuntos tales como: l inefectividad en el logro de objetivos y metas; l ineficiencia en las operaciones; l desperdicio de recursos; e l incumplimiento de leyes, reglamentos o política! 3 internas. : /3. Las observaciones deben incluir evidencia suficien te, competente y pertinente, relacionada con los resulta dos de la evaluación practicada en la entidad, así come respecto al uso de recursos públicos en términos de efec tividad, eficiencia y economía. El informe de auditorí: presenta únicamente los comentarios sobre obsewacio nes significativas. Los asuntos de menor importancia SOI comunicados por el auditor encargado a los funcionario responsables de la entidad mediante un mernorándum hs / documento equivalente. 4. Las observaciones también deben incluir la informa- ción necesaria respecto de los antecedentes, así com< toda información que, ajuicio del auditor, permita apre ciar mejor las circunstancias que incidieron significativa mente en los hechos observados, tal como las dificultade: encaradas por los funcionarios para tomar decisiones (Ver sección 220 de la Guía para la elaboración de informe de auditoría gubernamental).e d l / t z lPresentación de las observaciones 5. Para su presentación cada obsewación debe tener n cuenta los aspectos siguientes: l Sumilla l Punto básico de la observación l Elementos de la observación l Comentarios de la entidad l Recomendaciones Sumilla 6. Se refiere al título que utiliza el asunto observado, 1 cual debe indicar con claridad la naturaleza de las ,efkiencias que se encontraron. La sumilla busca identi- icar el problema principal que será desarrollado. Existen los formas para presentar la sumilla: l en la medida de lo posible, la sumilla debe ser bositiva. Por ejemplo podría indicar: Necesidad de fitia- ecer los controles internos en el Área de Abastecimientos. l Cuando se considere necesario, la sumilla podría ambién adoptar un tono negativo. Por ejemplo :Dejkien- ias en la construcción de la Carretera Corredor Vial del hr. l En otras circunstancias, la sumilla podría igualmen- .e incluir el efecto cuantificado. Por ejemplo, podría indi- :ar: ” Posibilidad de obtener ahorros de S/. 250,000 anua- es mediante una efectiva gestión del proceso de adquisi- :iones. Punto básico de la observación 7. El punto básico de cada observación debe ser resu- nido en forma breve, al comenzar su desarrollo. Este “esumen, el cual en extensión no debe exceder un párrafo, Istablece el tono de los contenidos que siguen y proporcio- Ia al usuario del informe una breve sinopsis de la obser- Yación y una adecuada perspectiva. Esta forma de presen- zación le dice al usuario del informe que espere una descripción sustentada que le permitirá tener una visión Integral del asunto examinado. Elementos de la observación 8. Después de ello el auditor debe presentar los ele- mentos de cada observación con la información suficiente que motive al usuario del informe a adoptar una acción. Debe señalarse la deficiencia que hemos encontrado (con- dición), la norma aplicable (criterio), el efecto que tuvo (0 que podría tener en el futuro) y, lo que la originó (causa). Sin repetirse los datos consignados en la Introducción del informe deben incluirse aquellos aspectos generales SO- bre el área o actividad a que se refiere la observación; esto es importante para ubicar apropiadamente al usuano del informe en la escena de los hechos. Condición: párrafo(s) en los cuales el auditor descri- be la situación deficiente determinada en el examen. De considerarse conveniente se presentarán algunos ejem- plos, inclusive fotografías o gráficos para la mejor descrip- ción de los hechos obsewados. Lo que es. Criterio: párrafo(s) donde el auditor detalla el están- dar contra el cual ha medido o comparado la condición. Tratándose de normas (legales, operativas o de control); debe citarse en forma expresa la parte de la norma no aplicada. Lo que debe o debió ser. Causa : párrafo(s) donde el auditor detalla las razones por las cuales, a su juicio, ocurrió la condición observada; el motivo por el cual no se cumplió el criterio especificado. El auditor debe emplear al máximo de su habilidad y juicio profesional para identificar la causa de cada observación y recomendar lo pertinente. Por qué ocurrió la condición. Efecto : es la consecuencia real o potencial, cuantita- tiva o cualitativa de la condición descrita. La descripción apropiada del efecto es indispensable para apreciar la importancia de la condición y lograr que la administración de la entidad acoja positivamente la recomendación pre- sentada. L,a diferencia entre lo que es y lo que debió ser. Una manera apropiada de presentar el efecto consiste en revelarlo en términos cuantitativos, detallando las pérdi- das o ahorros potenciales de recursos calculados por la1 T,1ncauas. ue”en eslAr ulngluas a 10s ‘uIIcI”narl”s que tengan competencia para disponer su adopción y estarel flujograma de la fase de elaboración del informe para encaminadas a superar la condición y las causas de losuna mejor ilustración de este proceso. problemas.02, Los Organos de Auditoría Interna que lleven acabo ll. Las recomendaciones deben ser formuladas enauditorías en las entidades a la que pertenecen, deben 1. remitir los informes resultantes ala autoridad de mayor