Norma Legal Oficial del día 28 de octubre del año 2002 (28/10/2002)
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TEXTO DE LA PÁGINA 60
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a.
NORMAS LEGALES
c. d. e. f. g. h. i.
MORDAZA, lunes 28 de octubre de 2002
Organizar, programar y ejecutar los procesos que permitan obtener informacion financiera para la toma de decisiones; b. Ejecutar la politica y el procedimiento del control previo para todas las operaciones que afecten los fondos de la institucion, de acuerdo a las normas de control gubernamental; c. Ejecutar la politica y el procedimiento de integracion contable, supervisar y controlar las operaciones contables y financieras en los libros correspondientes, mediante el Sistema Integrado de Administracion Financiera - SIAF, verificando la sustentacion; d. Formular la confrontacion mensual de gastos, efectuando su conciliacion con saldos del balance; e. Formular y suscribir los Estados Financieros y Presupuestales mensuales y anuales de acuerdo a ley; f. Mantener actualizado el control financiero de los activos fijos, asi como su valuacion, depreciacion y su conciliacion con Control Patrimonial; g. Efectuar conciliaciones bancarias y verificar los documentos sustentatorios del gasto, asi como los comprobantes de pago; h. Elaboracion de los estados financieros y presupuestarios conciliados para ser presentados a la Contaduria Publica de la Nacion; i. Revisar, controlar y contabilizar las rendiciones efectuadas por los Jurados Electorales Especiales, en aplicacion de la normatividad vigente como sustento de gasto; j. Revisar la documentacion sustentatoria de los procesos de adquisiciones de bienes y contratacion de servicios; k. Revisar la documentacion que sustente los gastos y conciliaciones que emitan las unidades organicas utilizando fondos del Estado; l. Emitir informe u observaciones sobre presuntas irregularidades de las unidades organicas de su competencia; m. Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos que regulan las actividades a su cargo; n. Realizar arqueos de fondos y valores de la institucion; o. Conciliar e informar los gastos generados por el MORDAZA, en el Sistema Integrado de Administracion Financiera - SIAF, por las diferentes MORDAZA de financiamiento; p. Proporcionar la informacion necesaria para la elaboracion y pagos de los tributos y contribuciones; q. Elaborar el informe de gestion economico-financiero del Pliego; r. Organizar y registrar informacion de gastos; s. Proponer y actualizar los manuales y normas administrativas que se requieran para el mejor desempeno de sus funciones; t. Otras funciones afines al cargo que le asigne el Gerente de Administracion yFinanzas. CAPITULO XVI OFICINA DE TESORERIA Articulo 73º.- La Oficina de Tesoreria, es el organo de apoyo que depende de la Gerencia de Administracion y Finanzas. Encargada de efectuar los pagos comprometidos, recaudar, depositar, conciliar y custodiar los valores de la institucion. Articulo 74º.- La Oficina de Tesoreria estara a cargo de un Contador Publico Colegiado o profesional universitario, funcionario con el nivel de Jefe de Oficina. Articulo 75º.- Son funciones de la Oficina de Tesoreria: a. b. Ejecutar los pagos comprometidos y controlar los fondos y valores de la institucion; Efectuar pagos de acuerdo al Calendario de compromisos y mantener actualizada la informacion de los encargos internos;
Llenar los formularios de las declaraciones y realizar los pagos de los tributos y contribuciones; Mantener actualizada la informacion de pagos y saldos; Llevar el control, registro y custodia de los valores, cartas fianza u otros documentos de contenido monetario; Recaudar, depositar, conciliar e informar sobre los ingresos generados por la institucion; Coordinar con la Oficina de Contabilidad, para el uso y registro de los libros auxiliares, para que el area contable realice la conciliacion bancaria y contable; Proponer y actualizar los manuales y normas administrativas que se requieran para el mejor desempeno de sus funciones; Otras funciones afines al cargo que le asigne el Gerente de Administracion y Finanzas. CAPITULO XVII OFICINA DE ABASTECIMIENTO
Articulo 76º.- La Oficina de Abastecimiento es el organo de apoyo que depende de la Gerencia de Administracion y Finanzas. Encargada de programar, adquirir y almacenar y distribuir los bienes y servicios de la institucion. Articulo 77º.- La Oficina de Abastecimiento estara a cargo de un profesional en Administracion u otra especialidad universitaria afin, funcionario con el nivel de Jefe de Oficina. Articulo 78º.- Son funciones de la Oficina de Abastecimiento: a. Consolidar, formular y ejecutar el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones de la institucion; b. Formular, coordinar, consolidar y evaluar el presupuesto de abastecimiento de la institucion; c. Ejecutar y controlar la programacion y adquisicion de bienes y servicios en terminos de calidad, cantidad, especificaciones tecnicas, en forma oportuna y empleando los criterios de austeridad, prioridad y racionalidad, acordes al presupuesto aprobado, en coordinacion con los entes evaluadores de las adquisiciones, establecidas en las normas legales; d. Coordinar la formulacion del Calendario de Compromisos, conforme a la programacion de bienes y servicios; e. Controlar las etapas del MORDAZA de adquisiciones segun sus diversas modalidades; f. Ejecutar y supervisar los procesos tecnicos de registro, recepcion, almacenamiento y distribucion, manteniendo los registros respectivos; g. Elaborar estadisticas de logistica, que permitan conocer las necesidades historicas de bienes y servicios de la institucion; h. Contratar y mantener vigentes las Polizas de Seguros necesarias para los bienes, inmuebles, muebles y personas segun corresponda; i. Programar, ejecutar y controlar la aplicacion de los procesos tecnicos del sistema de abastecimiento; j. Coordinar, supervisar y controlar todos los servicios que MORDAZA brindados a la institucion; k Coordinar acciones con la Oficina de Informatica e Imagen Institucional, para publicitar las adquisiciones a traves de la pagina Web del JNE; l. Proponer y actualizar los manuales y normas administrativas que se requieran para el mejor desempeno de sus funciones; y, m. Coordinar con el Comite Especial Permanente de Adquisiciones del JNE, los procesos de seleccion a llevarse a cabo, asi como ejecutar las acciones dispuestas por dicho comite; n. Publicar los procesos de convocatoria y seleccion de proveedores, para la adquisicion de bienes y/o contratacion de servicios, asi como la difusion de los resultados a traves de la pagina web de la institucion;