Norma Legal Oficial del día 15 de diciembre del año 2003 (15/12/2003)

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TEXTO DE LA PÁGINA 37

MORDAZA, lunes 15 de diciembre de 2003

NORMAS LEGALES

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Articulo 23º.- Responsabilidades del Oficial de Cumplimiento Las responsabilidades del Oficial de Cumplimiento son las siguientes: a) Verificar la aplicacion de las politicas y procedimientos implementados para el conocimiento del cliente, conocimiento del MORDAZA, conocimiento de la banca corresponsal, segun corresponda; asi como respecto de la exclusion de clientes del registro de transacciones. b) Revisar las evaluaciones realizadas sobre los clientes excluidos del registro. c) Verificar la adecuada conservacion y custodia de los documentos requeridos para la prevencion del MORDAZA de activos. d) Promover la definicion de estrategias de la empresa para prevenir el MORDAZA de activos. e) Tomar las acciones necesarias, con el apoyo de las areas de Recursos Humanos de las empresas, para asegurar que el personal de la empresa cuente con el nivel de capacitacion apropiado que le permita detectar transacciones inusuales y/o sospechosas, y para la adecuada difusion del Codigo de Conducta y del Manual. f) Proponer senales de alerta a ser incorporadas en el Manual. g) Llevar un control de las transacciones comunicadas por el personal como inusuales. h) Analizar las transacciones inusuales detectadas, conjuntamente con el Comite para la Prevencion del MORDAZA de Activos si lo hubiere, con la finalidad de determinar las transacciones que podrian ser calificadas como sospechosas. i) Elaborar los reportes de transacciones sospechosas para la UIF, en representacion de la empresa. j) Ser el interlocutor de la UIF frente a la empresa. k) Emitir informes semestrales sobre la situacion del sistema de prevencion y su cumplimiento dentro de la empresa. l) Las demas que MORDAZA necesarias para vigilar el cumplimiento del sistema de prevencion. Para el debido cumplimiento de sus responsabilidades, el Oficial de Cumplimiento debe elaborar un Programa Anual de Trabajo que debera ser puesto en consideracion previa del Directorio y aprobado MORDAZA del 31 de diciembre de cada ano. Dicho programa debe senalar la metodologia empleada para las revisiones del nivel de cumplimiento del sistema de prevencion y las actividades, plazos y fechas para la ejecucion de las responsabilidades MORDAZA descritas. Articulo 24º.- Primer informe semestral del Oficial de Cumplimiento Para efectos de lo senalado en el articulo anterior, el informe del Oficial de Cumplimiento correspondiente al primer semestre del ano debe contener, por lo menos, informacion relativa a: a) Descripcion de las nuevas tipologias de transacciones sospechosas detectadas, en relacion con el informe anterior, en caso las hubiere. b) Numero de clientes excluidos del registro de transacciones durante el semestre. c) Nuevos procedimientos implementados para la deteccion y/o prevencion de transacciones inusuales y/o sospechosas, en relacion con el informe anterior. d) Estadisticas mensuales de transacciones inusuales. e) Estadisticas mensuales de transacciones sospechosas. f) Avance y grado de cumplimiento del Programa Anual de Trabajo. g) Toma de acciones correctivas en virtud de las observaciones de la unidad de auditoria interna, auditoria externa, la MORDAZA matriz y la Superintendencia, si las hubiere. h) Sanciones aplicadas a los trabajadores durante el semestre debido a incumplimientos del sistema de prevencion, incluyendo informacion sobre la identidad de los trabajadores involucrados.

i) Evidencia de MORDAZA del informe semestral remitido al Directorio. j) Otros aspectos importantes a criterio del Oficial de Cumplimiento. Articulo 25º.- MORDAZA informe semestral del Oficial de Cumplimiento El informe del Oficial de Cumplimiento correspondiente al MORDAZA semestre del ano debera comprender, ademas de lo senalado en el articulo precedente, una evaluacion anual sobre la adecuacion y el cumplimiento de las politicas y procedimientos de la empresa, referidos a los siguientes aspectos minimos: a) Conocimiento del cliente y del mercado. b) Capacitacion del personal en temas relativos a la prevencion del MORDAZA de activos. c) Cumplimiento del Codigo de Conducta por parte del personal, senalando aquellos casos en que este ha sido incumplido y las medidas correctivas adoptadas. d) Conocimiento del personal mediante la evaluacion de sus antecedentes personales, laborales y patrimoniales. e) Registro de transacciones, analisis y control del mismo por el personal encargado a fin de detectar transacciones inusuales y/o sospechosas. f) Mantenimiento de registros de informacion de clientes y sus transacciones por el plazo legal. g) Estadisticas anuales de transacciones inusuales detectadas y de transacciones sospechosas comunicadas a la UIF. h) Cambios y actualizaciones del Manual. i) Cumplimiento del Programa Anual de Trabajo. j) Informacion sobre el personal que labora con el Oficial de Cumplimiento para realizar las funciones senaladas en el articulo 23º, asi como indicar la capacitacion recibida en materia de prevencion del MORDAZA de activos. k) Sanciones aplicadas a los trabajadores durante el ano debido a incumplimientos del sistema de prevencion, incluyendo informacion sobre la identidad de los trabajadores involucrados. l) Observaciones formuladas por la unidad de auditoria interna, auditoria externa, la MORDAZA matriz y la Superintendencia, si las hubiere, asi como las acciones tomadas y la oportunidad de las mismas. m) Evidencia de MORDAZA del informe semestral remitido al Directorio. En caso se produjeran, en el siguiente semestre, cambios significativos respecto de la evaluacion anual de los aspectos MORDAZA senalados, tales cambios deberan describirse en el siguiente informe semestral del Oficial de Cumplimiento, asi como el impacto que estas modificaciones hayan tenido en el sistema de prevencion del MORDAZA de activos. Articulo 26º.- Plazos para la MORDAZA de informes del Oficial de Cumplimiento El informe del Oficial de Cumplimiento correspondiente al primer semestre (enero - junio), se debera presentar a esta Superintendencia a mas tardar el MORDAZA dia util del mes de agosto, y el informe del MORDAZA semestre (julio - diciembre), hasta el MORDAZA dia util del mes de febrero del siguiente ano. Dichos informes deben ser puestos en conocimiento del Directorio MORDAZA de ser presentados a la Superintendencia. Articulo 27º.- Auditoria interna El diseno y aplicacion del sistema de prevencion del MORDAZA de activos es responsabilidad de cada empresa y debe ser evaluado por su Unidad de Auditoria Interna (UAI) sobre la base de los procedimientos de auditoria generalmente aceptados. La evaluacion del sistema de prevencion en el MORDAZA de la Ley , el Reglamento y demas disposiciones pertinentes, debe comprender, como minimo, los aspectos sobre la materia senalados en el Anexo "Actividades Programadas" del Reglamento de Auditoria Interna. Las conclusiones de dicha evaluacion deben presentarse a la Superintendencia mediante un informe especial anual, como anexo del informe del Oficial de Cumplimiento correspondiente al MORDAZA semestre.