Norma Legal Oficial del día 20 de mayo del año 2014 (20/05/2014)
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resultado sea la percepcion o la retencion indebida de fondos procedentes del presupuesto general de la UE, - el incumplimiento de una obligacion expresa de comunicar una informacion, que tenga el mismo efecto, - el uso indebido de dichos fondos para fines distintos de los que motivaron su concesion. 19.3 El Beneficiario informara sin demora a la Comision de todo elemento puesto en su conocimiento que permitiere presumir la existencia de irregularidades o de fraude, asi como de las medidas adoptadas por estos motivos. 19.4 Teniendo en cuenta lo establecido en el articulo 8.3, en los casos de contratos administrados mediante gestion descentralizada el Beneficiario informara a la Comision si el contratista ha realizado declaraciones falsas o cometido errores sustanciales o irregularidades y fraude o en caso de grave incumplimiento de sus obligaciones contractuales. Sin prejuicio de la facultad de la Comision de excluir a cualquier persona fisica o juridica del acceso futuro a contratos publicos y subvenciones financiadas por la UE segun el Reglamento sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Union, las sanciones financieras a los contratistas mencionados en la disposicion sobre «Sanciones administrativas y financieras» de las Condiciones Generales de los contratos que se administran mediante gestion descentralizada seran impuestas por el Beneficiario de acuerdo con sus normas y procedimientos nacionales, siguiendo un procedimiento contradictorio y garantizando el derecho de defensa del contratista. 19.5 El Beneficiario comunicara sin demora a la Comision el nombre de los agentes economicos que hayan sido objeto de una sentencia firme por fraude, corrupcion, participacion en una organizacion criminal o cualquier otra actividad ilegal que perjudique los intereses financieros de la UE. 19.6 El Beneficiario se comprometera a adoptar todas las medidas apropiadas para evitar o poner fin a toda practica de corrupcion activa o pasiva de cualquier MORDAZA durante la ejecucion de los contratos publicos o de subvencion. Las definiciones contenidas en el articulo 8.4 son aplicables. Si el beneficiario no tomare las medidas necesarias para evitar o poner fin a toda practica de corrupcion of fraude referida en este articulo, la Comision podra adoptar, motu proprio, tales medidas, incluyendo el cobro por cualquier medio de fondos de la UE desembolsados. ARTICULO 20 - COMPROBACIONES Y CONTROLES DE LA COMISION, LA OFICINA EUROPEA DE LUCHA CONTRA EL FRAUDE (OLAF) Y EL TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO 20.1 El Beneficiario aceptara que la Comision, la MORDAZA y el Tribunal de Cuentas Europeo puedan controlar, a partir de documentos y de visitas in situ, la utilizacion de los fondos de la UE con arreglo al Convenio de Financiacion (incluidos los procedimientos de adjudicacion de contratos y de concesion de subvenciones) y realizar una auditoria completa, si fuere necesario, sobre la base de los justificantes de las cuentas y documentos contables y de cualquier otro documento relativo a la financiacion del Proyecto/Programa, y ello durante un periodo de siete anos a contar a partir del ultimo pago. 20.2 Por otra parte, el Beneficiario aceptara que la MORDAZA pueda efectuar controles y comprobaciones in situ con arreglo a los procedimientos previstos por la legislacion de la UE para la proteccion de los intereses financieros de la UE frente a fraudes y otras irregularidades. 20.3 A tal efecto, el Beneficiario se comprometera a proporcionar al personal de la Comision, de la MORDAZA y del Tribunal de Cuentas Europeo, asi como a los agentes autorizados por ellos, derecho de acceso a los lugares y a los locales en que se realizaren las acciones financiadas en el MORDAZA del Convenio de Financiacion, incluidos sus sistemas informaticos, asi como a todos los documentos y datos informatizados relativos a la gestion tecnica y financiera de estas acciones, y a adoptar todas las medidas susceptibles de facilitar su trabajo. El acceso de los agentes autorizados por la Comision, la MORDAZA y el Tribunal de Cuentas Europeo se efectuara en condiciones de estricta confidencialidad frente a terceros, sin perjuicio de las obligaciones de Derecho publico a las cuales
El Peruano Martes 20 de MORDAZA de 2014
esten sujetas. Los documentos deberan ser accesibles y estar clasificados de tal modo que facilitaren su control, dado que el Beneficiario estara obligado a informar a la Comision, a la MORDAZA o al Tribunal de Cuentas Europeo del lugar preciso en que se conservaren. 20.4 Los controles y auditorias anteriormente mencionados se extenderan a los contratistas y subcontratistas que se hubieren beneficiado de los fondos de la UE. 20.5 Se mantendra al Beneficiario informado del envio in situ de los agentes designados por la Comision, la MORDAZA o el Tribunal de Cuentas Europeo. 20.6 El Beneficiario custodiara los siguientes documentos justificativos financieros y contractuales: Licitaciones: · Anuncios de informacion previa con prueba de publicacion de los anuncios de contrato correspondientes y cualquier anuncio de rectificacion de estos. · Nombramientos de los Comites de Preseleccion para la elaboracion de la lista restringida. · Informes de Preseleccion de candidaturas (anexos incluidos) y candidaturas. · Pruebas de publicacion de anuncios de preseleccion. · Copias de las cartas enviadas a candidatos no preseleccionados. · Copias de las cartas de invitacion a MORDAZA de ofertas o equivalentes. · Expedientes de licitacion incluyendo anexos, clarificaciones, actas de reuniones y pruebas de publicacion. · Nombramientos de los Comites de Evaluacion. · Informes de Apertura de Plicas, anexos incluidos. · Informes de Evaluacion/Negociacion, incluyendo anexos y ofertas recibidas1. · Cartas de notificacion. · Documentos justificativos. · Notas explicativas de los contratos. · Cartas a los licitadores no seleccionados. · Anuncios de Adjudicacion/Anulacion, pruebas de publicacion incluidas. · Contratos firmados, modificaciones, clausulas y correspondencia relevante Convocatorias de propuestas y concesion directa de subvenciones: · Nombramientos de Comites de Evaluacion. · Informes de sesiones de apertura y control administrativo, incluidos anexos y solicitudes recibidas2. · Informes de evaluacion de los documentos de sintesis. · Cartas a los solicitantes seleccionados y no seleccionados. · Informes de evaluacion de los formularios de solicitud o Informes de negociacion, incluyendo los anexos correspondientes. · Verificaciones de la subvencionabilidad y documentos justificativos. · Cartas a beneficiarios y solicitantes no seleccionados, junto a las listas de reserva aprobadas. · Notas explicativas de los contratos. · Anuncios de Concesion/Anulacion, pruebas de publicacion incluidas · Contratos firmados, modificaciones, clausulas y correspondencia relevante En casos de descentralizada: operaciones mediante gestion
· Ademas de todos los documentos justificativos mencionados anteriormente, tambien toda la documentacion relevante concerniente a pagos y ordenes de ingreso
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Se eliminaran las ofertas no seleccionadas a los cinco anos de la finalizacion del procedimiento de licitacion. Se eliminaran las solicitudes no seleccionadas a los cinco anos de la finalizacion del procedimiento de concesion de una subvencion.