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El Peruano Martes 20 de mayo de 2014 523586 resultado sea la percepción o la retención indebida de fondos procedentes del presupuesto general de la UE, - el incumplimiento de una obligación expresa de comunicar una información, que tenga el mismo efecto, - el uso indebido de dichos fondos para fi nes distintos de los que motivaron su concesión. 19.3 El Bene fi ciario informará sin demora a la Comisión de todo elemento puesto en su conocimiento que permitiere presumir la existencia de irregularidades o de fraude, así como de las medidas adoptadas por estos motivos. 19.4 Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 8.3, en los casos de contratos administrados mediante gestión descentralizada el Bene fi ciario informará a la Comisión si el contratista ha realizado declaraciones falsas o cometido errores sustanciales o irregularidades y fraude o en caso de grave incumplimiento de sus obligaciones contractuales. Sin prejuicio de la facultad de la Comisión de excluir a cualquier persona física o jurídica del acceso futuro a contratos públicos y subvenciones fi nanciadas por la UE según el Reglamento sobre las normas fi nancieras aplicables al presupuesto general de la Unión, las sanciones fi nancieras a los contratistas mencionados en la disposición sobre «Sanciones administrativas y fi nancieras» de las Condiciones Generales de los contratos que se administran mediante gestión descentralizada serán impuestas por el Bene fi ciario de acuerdo con sus normas y procedimientos nacionales, siguiendo un procedimiento contradictorio y garantizando el derecho de defensa del contratista. 19.5 El Bene fi ciario comunicará sin demora a la Comisión el nombre de los agentes económicos que hayan sido objeto de una sentencia fi rme por fraude, corrupción, participación en una organización criminal o cualquier otra actividad ilegal que perjudique los intereses fi nancieros de la UE. 19.6 El Bene fi ciario se comprometerá a adoptar todas las medidas apropiadas para evitar o poner fi n a toda práctica de corrupción activa o pasiva de cualquier tipo durante la ejecución de los contratos públicos o de subvención. Las de fi niciones contenidas en el artículo 8.4 son aplicables. Si el bene fi ciario no tomare las medidas necesarias para evitar o poner fi n a toda práctica de corrupción of fraude referida en este artículo, la Comisión podrá adoptar, motu proprio, tales medidas, incluyendo el cobro por cualquier medio de fondos de la UE desembolsados. ARTÍCULO 20 - COMPROBACIONES Y CONTROLES DE LA COMISIÓN, LA OFICINA EUROPEA DE LUCHA CONTRA EL FRAUDE (OLAF) Y EL TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO 20.1 El Bene fi ciario aceptará que la Comisión, la OLAF y el Tribunal de Cuentas Europeo puedan controlar, a partir de documentos y de visitas in situ, la utilización de los fondos de la UE con arreglo al Convenio de Financiación (incluidos los procedimientos de adjudicación de contratos y de concesión de subvenciones) y realizar una auditoría completa, si fuere necesario, sobre la base de los justi fi cantes de las cuentas y documentos contables y de cualquier otro documento relativo a la fi nanciación del Proyecto/Programa, y ello durante un período de siete años a contar a partir del último pago. 20.2 Por otra parte, el Bene fi ciario aceptará que la OLAF pueda efectuar controles y comprobaciones in situ con arreglo a los procedimientos previstos por la legislación de la UE para la protección de los intereses fi nancieros de la UE frente a fraudes y otras irregularidades. 20.3 A tal efecto, el Bene fi ciario se comprometerá a proporcionar al personal de la Comisión, de la OLAF y del Tribunal de Cuentas Europeo, así como a los agentes autorizados por ellos, derecho de acceso a los lugares y a los locales en que se realizaren las acciones fi nanciadas en el marco del Convenio de Financiación, incluidos sus sistemas informáticos, así como a todos los documentos y datos informatizados relativos a la gestión técnica y fi nanciera de estas acciones, y a adoptar todas las medidas susceptibles de facilitar su trabajo. El acceso de los agentes autorizados por la Comisión, la OLAF y el Tribunal de Cuentas Europeo se efectuará en condiciones de estricta con fi dencialidad frente a terceros, sin perjuicio de las obligaciones de Derecho público a las cuales estén sujetas. Los documentos deberán ser accesibles y estar clasi fi cados de tal modo que facilitaren su control, dado que el Bene fi ciario estará obligado a informar a la Comisión, a la OLAF o al Tribunal de Cuentas Europeo del lugar preciso en que se conservaren. 20.4 Los controles y auditorías anteriormente mencionados se extenderán a los contratistas y subcontratistas que se hubieren bene fi ciado de los fondos de la UE. 20.5 Se mantendrá al Bene fi ciario informado del envío in situ de los agentes designados por la Comisión, la OLAF o el Tribunal de Cuentas Europeo. 20.6 El Bene fi ciario custodiará los siguientes documentos justi fi cativos fi nancieros y contractuales: Licitaciones:• Anuncios de información previa con prueba de publicación de los anuncios de contrato correspondientes y cualquier anuncio de recti fi cación de éstos. • Nombramientos de los Comités de Preselección para la elaboración de la lista restringida. • Informes de Preselección de candidaturas (anexos incluidos) y candidaturas. • Pruebas de publicación de anuncios de preselección. • Copias de las cartas enviadas a candidatos no preseleccionados. • Copias de las cartas de invitación a presentación de ofertas o equivalentes. • Expedientes de licitación incluyendo anexos, clarifi caciones, actas de reuniones y pruebas de publicación. • Nombramientos de los Comités de Evaluación.• Informes de Apertura de Plicas, anexos incluidos.• Informes de Evaluación/Negociación, incluyendo anexos y ofertas recibidas 1. • Cartas de noti fi cación. • Documentos justi fi cativos. • Notas explicativas de los contratos.• Cartas a los licitadores no seleccionados.• Anuncios de Adjudicación/Anulación, pruebas de publicación incluidas. • Contratos fi rmados, modi fi caciones, cláusulas y correspondencia relevante Convocatorias de propuestas y concesión directa de subvenciones: • Nombramientos de Comités de Evaluación. • Informes de sesiones de apertura y control administrativo, incluidos anexos y solicitudes recibidas 2. • Informes de evaluación de los documentos de síntesis. • Cartas a los solicitantes seleccionados y no seleccionados. • Informes de evaluación de los formularios de solicitud o Informes de negociación, incluyendo los anexos correspondientes. • Veri fi caciones de la subvencionabilidad y documentos justifi cativos. • Cartas a bene fi ciarios y solicitantes no seleccionados, junto a las listas de reserva aprobadas. • Notas explicativas de los contratos.• Anuncios de Concesión/Anulación, pruebas de publicación incluidas • Contratos fi rmados, modi fi caciones, cláusulas y correspondencia relevante En casos de operaciones mediante gestión descentralizada: • Además de todos los documentos justi fi cativos mencionados anteriormente, también toda la documentación relevante concerniente a pagos y órdenes de ingreso 1 Se eliminarán las ofertas no seleccionadas a los cinco años de la fi nalización del procedimiento de licitación. 2 Se eliminarán las solicitudes no seleccionadas a los cinco años de la fi nalización del procedimiento de concesión de una subvención.