Norma Legal Oficial del día 01 de octubre del año 2015 (01/10/2015)
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TEXTO DE LA PÁGINA 63
El Peruano / Jueves 1 de octubre de 2015
NORMAS LEGALES
562845
d) Si en cualquier momento la Contribución resulta insuficiente para sufragar los costos de los elementos especificados en el inciso "a" de este Artículo 2, la SECRETARA GENERAL informará al GOBIERNO de inmediato. El GOBIERNO, de conformidad con el procedimiento acordado por ambas partes, adoptará oportunamente las medidas que sean necesarias para sufragar directamente cualquier costo adicional que se presentase antes, durante o después de la realización de la REUNIÓN. e) Si durante la implementación de este Acuerdo, se presentasen situaciones especiales y/o imprevistas que incrementen el Presupuesto para cubrir el costo estimado de los boletos aéreos del personal de la SECRETARÍA GENERAL a Lima, acordados en el Anexo VI del presente Acuerdo, y el monto de la Contribución fuere insuficiente para cubrirlos, la SECRETARÍA GENERAL deberá notificar por escrito al GOBIERNO, a través de la Misión Permanente de Perú ante la OEA, adjuntando la debida documentación relativa al incremento del costo. El GOBIERNO reembolsará a la SECRETARÍA GENERAL el saldo correspondiente dentro de un plazo no mayor de treinta (30) días contados a partir de la fecha en que la Misión Permanente de Perú haya recibido la notificación escrita de la SECRETARÍA GENERAL. CAPÍTULO II INSTALACIONES, PERSONAL, MATERIALES, SERVICIOS Y EQUIPO Artículo 3. El GOBIERNO proporcionará las instalaciones adecuadas y en consonancia con los estándares internacionales, transporte local, personal, materiales, servicios operativos y logísticos y los equipos necesarios para la realización de la REUNIÓN de conformidad con los Anexos I al IV del presente Acuerdo, así como otros que el GOBIERNO como país anfitrión, desee incurrir, los que incluyen, entre otros: a) La sala de reuniones para las sesiones plenarias de la REUNIÓN; la sala para reuniones del grupo de trabajo, salas y oficinas para las autoridades de la REUNIÓN y oficinas y espacios de trabajo para el personal de la SECRETARÍA GENERAL, así como espacios adecuados para el trabajo de las delegaciones de los Estados Miembros y de los medios de comunicación involucrados en la cobertura de la REUNIÓN; una sala para conferencias y ruedas de prensa que de manera conjunta ambas Partes decidieran realizar durante las sesiones de la REUNIÓN. Los muebles y equipos necesarios para estos locales y espacios estarán debidamente reservados, instalados y en funcionamiento para el uso exclusivo de la REUNIÓN al menos dos (2) días antes del comienzo de la REUNIÓN (muebles, acceso a Internet, equipos de computación, comunicación y transmisión, de interpretación simultánea, de impresión y reproducción de documentos), de conformidad con los Anexos II, y III, del presente Acuerdo. b) El personal local de apoyo capacitado para desempeñar satisfactoriamente las funciones relativas a la REUNIÓN que se le asignen y determinados de común acuerdo con la SECRETARÍA GENERAL, de conformidad con los números indicados en la columna "PS" (País Sede), del Anexo I del presente Acuerdo. En caso de que el GOBIERNO no pueda proporcionar todo el personal indicado, la SECRETARÍA GENERAL podrá cooperar en la obtención del mismo, quedando los gastos que ello demande a cargo del GOBIERNO. Los gastos que para estos efectos lleve a cabo la SECRETARÍA GENERAL estarán sometidos a los trámites dispuestos en el Artículo 2 de este Acuerdo. c) Los materiales de oficina necesarios, en las cantidades indicadas en el Anexo III del presente Acuerdo, por lo menos dos (2) días antes del comienzo de la REUNIÓN. d) Los servicios necesarios para el transporte de los miembros de las delegaciones y otros participantes, incluidos los representantes de los medios de comunicación, así como para el uso de la SECRETARÍA GENERAL y del personal de Secretaría, según lo indicado en el Anexo IV del presente Acuerdo. e) Las necesidades técnicas que se encuentran detalladas en los Anexos II al III del presente Acuerdo para satisfacer los requisitos de equipos y servicios de computación, sonido, grabación, interpretación e impresión
y de los equipos de comunicación y acceso a Internet para la REUNIÓN. En caso de que las condiciones técnicas específicas consignadas en el presente Acuerdo no puedan ser cubiertas en su totalidad por parte del GOBIERNO, éste presentará alternativas a la SECRETARÍA GENERAL que satisfagan las condiciones originales solicitadas. f) Los servicios adecuados de alojamiento para los participantes y el personal de la SECRETARÍA GENERAL. A este fin el GOBIERNO obtendrá las seguridades pertinentes de los principales hoteles de la ciudad en cuanto a disponibilidad del mínimo requerido de habitaciones y servicios de reservas de alojamiento para todos los participantes y el personal de la SECRETARÍA GENERAL. Para este fin el GOBIERNO requerirá por escrito a cada uno de los hoteles seleccionados para la REUNIÓN, el precio acordado, la confirmación y la disponibilidad del número de habitaciones reservadas e informará por escrito a la SECRETARÍA GENERAL y a los miembros de las delegaciones y otros participantes. Artículo 4. En coordinación con la SECRETARÍA GENERAL, el GOBIERNO contratará a los proveedores de servicios y equipos necesarios conforme a este Acuerdo, y suscribirá los contratos necesarios con dichos proveedores, de conformidad con la legislación peruana relativa a las compras y contrataciones, antes de la fecha de inicio de la REUNIÓN. Artículo 5. La SECRETARÍA GENERAL establecerá los requisitos técnicos y logísticos de cada una de las actividades de la REUNIÓN, tal y como figuran en los Anexos I al IV de este Acuerdo. Igualmente, coordinará con el GOBIERNO, de conformidad con la legislación peruana relativa a las compras y contrataciones al menos un mes antes del inicio de la REUNIÓN, el cumplimiento de esos requisitos técnicos y logísticos, establecidos por la SECRETARÍA GENERAL, lo cual estará previsto en un cuadro de Seguimiento de Actividades que será suscrito por los representantes de las Partes. La no firma del Cuadro de Seguimiento de Actividades podría tener como consecuencia la aplicación de lo dispuesto en el segundo párrafo del Artículo 57 de la Carta de la OEA, resultando en la transferencia de la REUNIÓN a la sede en Washington, D.C. Artículo 6. El GOBIERNO tomará las medidas necesarias para facilitar el tránsito en Perú desde y hacia la sede de la REUNIÓN de: a) Todas las personas acreditadas por la SECRETARÍA GENERAL para participar en la REUNIÓN, y b) Los representantes de los medios de comunicación (prensa local e internacional, radio y televisión) y de cualquier otra agencia de información y difusión que haya sido acreditada por la SECRETARÍA GENERAL, después de haber hecho las consultas pertinentes con el GOBIERNO. Artículo 7. El GOBIERNO será responsable de la seguridad de todos los participantes, observadores, invitados especiales, personal de secretaría y otros invitados durante el transcurso de la REUNIÓN, para lo cual deberá asignar el personal y los medios necesarios a fin de asegurar el normal desarrollo de las deliberaciones, la custodia de los materiales y equipo necesarios para la realización de la REUNIÓN. De igual manera, el GOBIERNO adoptará las medidas que sean necesarias a fin de asegurar la disponibilidad de servicios de ambulancia, de enfermería y atención médica inmediata o primeros auxilios que pudieran requerir los participantes en el transcurso de la REUNIÓN. Los servicios médicos que requieran hospitalización o tratamientos especializados serán cubiertos por cada participante. Artículo 8. La SECRETARÍA GENERAL se encargará de: a) Proporcionar el siguiente personal de secretaría de la REUNIÓN: i. El indicado en la columna denominada "SG/OEA" en el Anexo I del presente Acuerdo; y ii. El indicado en la columna denominada "C-SG/ OEA" (contratado directamente por la SECRETARÍA GENERAL), del Anexo I del presente Acuerdo, mismo que será contratado de conformidad con los procedimientos y estándares de calidad en vigor en la SECRETARÍA GENERAL.