Norma Legal Oficial del día 20 de agosto del año 2016 (20/08/2016)

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TEXTO DE LA PÁGINA 76

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NORMAS LEGALES

Sábado 20 de agosto de 2016 /

El Peruano

de cláusulas o modelos previamente aprobados y/o registrados, las empresas deben observar lo establecido en la presente circular y en las demás disposiciones vigentes que les resultan aplicables. Para tal efecto, las empresas deben contar con normativa interna, que establezca disposiciones sobre la elaboración, presentación, aprobación y/o registro de cláusulas generales de contratación o modelos de pólizas de seguro, según corresponda, que contemple entre otras, las siguientes exigencias: a. Verificar la concordancia entre todas las disposiciones contenidas en el modelo de contrato nuevo o de la modificación de cláusulas o modelos previamente aprobados o registrados, a fin de mantener su consistencia y coherencia. b. Velar porque el modelo de contrato nuevo o la modificación de cláusulas o modelos previamente aprobados o registrados, consideren un orden y organicidad en su estructura que facilite su comprensión, conforme corresponda al tipo de documento presentado. El procedimiento de aprobación o registro, según corresponda, sea que se trate de un modelo de contrato nuevo o de la modificación de cláusulas o modelos previamente aprobados o registrados, se realiza mediante el SIRCON, único canal de recepción de dichas solicitudes. La guía de uso del SIRCON se publica en el Portal del Supervisado (http//extranet.sbs.gob.pe). 5. Representante responsable de las empresas Las empresas deben comunicar a la Superintendencia la designación y reemplazo, en caso corresponda, del representante responsable, abogado de profesión, encargado de las coordinaciones que sean necesarias para facilitar la atención de los requerimientos que la Superintendencia realice, relacionados con el procedimiento de aprobación y/o modificación de cláusulas generales de contratación, registro y/o modificación de modelos de pólizas de seguro, según corresponda. La referida comunicación debe realizarse en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados desde la fecha de la designación o reemplazo antes citada, mediante carta u otros medios que se dispongan por oficio múltiple, dirigida al área responsable de la aprobación de contratos de la Superintendencia, indicando su nombre completo, cargo, correo electrónico y teléfono de contacto. Las empresas pueden designar a un representante responsable alterno, el que debe cumplir con la misma condición para que se desempeñe como representante responsable, en caso de ausencia temporal o remoción del titular. La designación del representante responsable alterno se debe comunicar en el plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados desde la fecha de la designación, considerando la información indicada en el párrafo precedente. Sin perjuicio de lo establecido anteriormente, el gerente legal de la empresa o máximo responsable de los asuntos jurídicos dentro de esta es responsable de las comunicaciones y documentos que se remitan durante todo el procedimiento. 6. Tramitación del procedimiento de aprobación y modificación de cláusulas generales de contratación y de condiciones mínimas y registro de modelos de pólizas de seguro 6.1. Presentación y admisión de las solicitudes El procedimiento de aprobación y modificación de: i) cláusulas generales de contratación y de ii) condiciones mínimas y registro de modelos de pólizas de seguro; se inicia con la presentación de la solicitud y el envío de los modelos de contratos o de cláusulas, según corresponda, mediante el SIRCON. 6.2. Evaluación de la solicitud 6.2.1 Luego de ingresada la solicitud, la Superintendencia verifica que la documentación presentada se encuentre completa y conforme a lo requerido en el TUPA. En caso de incumplimiento de los requisitos para admitir la solicitud se comunica a la

empresa las observaciones detectadas mediante el SIRCON y conforme a las disposiciones que regulen el procedimiento, otorgando el plazo de dos (2) días hábiles para subsanarlas. Transcurrido el plazo sin que se cumpla con la subsanación, la solicitud se tendrá por no presentada. 6.2.2 En caso de que la solicitud ingresada cumpla con las condiciones de admisibilidad descritas, la Superintendencia inicia el procedimiento de evaluación como resultado del cual puede formular observaciones o consultas que deben ser subsanadas y/o absueltas por las empresas dentro de los campos habilitados en el SIRCON y en el plazo otorgado para tal fin. Cuando las empresas tengan objeciones o dudas respecto de las observaciones o consultas enviadas por la Superintendencia, y siempre que se encuentren dentro del plazo de respuesta concedido, deben sustentar su posición y/o plantear sus dudas en los campos habilitados en el SIRCON para tal efecto. 6.2.3 Las empresas deben subsanar y/o absolver las observaciones o consultas formuladas, en cada oportunidad, en el plazo otorgado por la Superintendencia. El plazo máximo que otorga la Superintendencia, en cada oportunidad, es de cinco (5) días hábiles, contados desde el día siguiente de comunicadas las observaciones o consultas, el que podrá prorrogarse, excepcionalmente, a solicitud de las empresas, debidamente sustentada, hasta por cinco (5) días hábiles adicionales como máximo. 6.2.4 El horario válido para la remisión de la información dirigida a subsanar y/o absolver las observaciones o consultas formuladas es hasta las 5:30 p.m. Toda información remitida pasada dicha hora se considera enviada al día siguiente para efectos del cómputo de plazos. El referido horario también resulta aplicable para la presentación de objeciones o dudas por parte de las empresas, a que se refiere el numeral 6.2.2. 6.2.5 La falta de atención de las observaciones o consultas formuladas por la Superintendencia, en los términos señalados y/o plazo establecido, así como la interrupción o dilación del procedimiento por causas imputables a las empresas que implique que el procedimiento no pueda concluirse en el plazo establecido en las normas correspondientes, conlleva a la denegatoria de la solicitud y consecuente conclusión del procedimiento. La Superintendencia formaliza lo indicado mediante comunicación a la empresa, la que deberá presentar nuevamente su solicitud según corresponda. 6.3. Conclusión del procedimiento 6.3.1. Culminado el procedimiento de aprobación y/o registro, luego de la subsanación de las observaciones y/o de la absolución de consultas, la Superintendencia da conformidad a las cláusulas generales de contratación o a las condiciones mínimas de los modelos de pólizas de seguro, según corresponda. Una vez recibida la conformidad de la Superintendencia a través del SIRCON, las cláusulas no pueden ser modificadas por las empresas. Excepcionalmente, las empresas pueden modificar y requerir la conformidad de dichas cláusulas cuando la modificación de otra cláusula, que aún se encuentre en proceso de aprobación, le impacte por razones de concordancia. En ese caso, corresponde a las empresas identificar las cláusulas que se vean afectadas, presentar el texto alternativo y requerir a la Superintendencia su conformidad. 6.3.2. Cuando la empresa requiera la modificación de una cláusula que cuente con la conformidad de la Superintendencia, por razones distintas a la indicada en el 6.3.1, debe retirarla del SIRCON y presentar una nueva solicitud que contenga el texto alternativo. 6.3.3. Para la finalización del procedimiento, la Superintendencia procede: a. En el caso de empresas comprendidas en el alcance del Reglamento de Transparencia de Información y Contratación de Seguros, a emitir y notificar la resolución u oficio aprobando las condiciones mínimas de los modelos de pólizas e informando