Norma Legal Oficial del día 30 de mayo del año 1998 (30/05/1998)

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TEXTO DE LA PÁGINA 33

MORDAZA, sabado 30 de MORDAZA de 1998

NORMAS LEGALES

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les y Subregionales) y visados por el Administrador y Contador. Igualmente, los libros deberan estar visados por los funcionarios responsables de su elaboracion al 31 de marzo de 1998, los cuales constituyen el respaldo de los saldos que se transfieren con la informacion basica, por lo tanto deben mostrarse debidamente actualizados. Al Libro de Inventarios y Balances se adjuntaran los Inventarios Fisicos y los anexos que muestren el detalle de los saldos de cada una de las cuentas. Una vez efectuadas las regularizaciones, ajustes, depuraciones necesarias, practicados los inventarios fisicos, conciliaciones bancarias y de cuentas de enlace, etc., para mostrar en forma fehaciente el saldo real de las cuentas, se efectuara el cierre contable conforme a la normatividad vigente. Los saldos obtenidos debidamente depurados, analizados y calificados, seran los que se entreguen en el acto de transferencia. En el Acta de transferencia debe constar todos los actos MORDAZA mencionados, y debidamente verificados por las respectivas comisiones de entrega y de recepcion. Acervo Documentario Contable Se establecera las acciones y se designaran a los responsables para la transferencia del archivo contable, asi como lo que respecta a la conservacion e identificacion de los documentos materia de la transferencia. El archivo contable estaria conformado por los documentos sustentatorios de las operaciones financieras, presupuestarias y administrativas que hayan tenido incidencia contable. Los documentos fuente que sustenten la transferencia deberan permanecer debidamente archivados por un tiempo no menor de 10 (diez) anos y permanentemente abierta a las acciones de control y fiscalizacion, siguiendo un orden cronologico y/o correlativo que facilite su utilizacion posterior; de conformidad a lo dispuesto en el Articulo 14° de la Ley N° 26484. B. Area de Fondos 1. Informacion Basica - Conciliacion de Saldos de la Subcuenta corriente del Tesoro Publico con la Direccion General del Tesoro Publico, al 1er. Trimestre. - Cheques de Subcuentas del 1er. Trimestre del presente ano inutilizados al cierre de Operaciones. - Informe del gasto y conciliaciones de los compromisos y pagos del Ejercicio Presupuestario vigente al 31-3-98 y ano anterior. - Informacion de otras MORDAZA de financiamiento diferentes a la de Tesoro Publico, utilizados al 31-3-98. - Los recursos no utilizados por concepto de fondos para pagos en efectivo, encargos y/o anticipos, de recursos ordinarios deberan ser revertidos a la Cuenta Unica del Tesoro Publico, mediante Recibo de Ingresos con anterioridad a la fecha de la transferencia, bajo responsabilidad del Tesorero, Contador y del Director General de Administracion o quienes MORDAZA sus veces. La informacion indicada en los puntos anteriores debera adjuntarse al Acta de Entrega ­ Recepcion al 313-98. C. Area de Bienes 1. Informacion Basica 1.1 Inventario fisico general de los bienes en uso y de Almacen - El Director General de Administracion o quien haga sus veces dispondra la constitucion de una comision para realizar el Inventario Fisico General que comprende la verificacion fisica de bienes en uso y de Almacen. En la presente MORDAZA dicha comision recibe la denominacion de Comision de Inventarios. - La verificacion fisica incidira principalmente en los aspectos siguientes: - Comprobacion de la presencia real del bien y su ubicacion - Estado de conservacion - Condiciones de utilizacion - Condiciones de seguridad - Si en el MORDAZA de verificacion fisica se establece bienes sobrantes, en relacion a los saldos en libros; y se

comprueba que su origen legal es desconocido; estos deberan figurar como Alta de Bienes, a traves de la respectiva Nota de Entrada al Almacen y su correspondiente Salida para su uso. - En el caso de determinar bienes faltantes, la Comision de Inventarios determinara las causas y actuara en la forma siguiente: - Faltante por robo o extravio.- se organizara un expediente administrativo que contenga las investigaciones realizadas y la denuncia policial correspondiente al que se determine como culpable. 1.2 Transferencia de bienes - Debera concluirse los procesos de transferencia de bienes que aun se encuentren pendientes con otros Organismos; asi mismo debera efectuarse la recuperacion de bienes que no seran transferidos, tal es el caso de bienes entregados en uso o custodia. 1.3 Baja de Bienes La Comision respectiva MORDAZA de Baja a los bienes previo las siguientes causales: - Calificacion del estado de inutilidad del bien - Realizada la calificacion de inutilidad de los bienes, se formularan y suscribiran las actas correspondientes, las que seran entregadas por Abastecimiento a la Comision de Inventario Fisico. - La Comision de Inventario estudiara y analizara el Informe de calificacion pudiendo si el caso lo requiere, solicitar informacion adicional. De encontrarlo conforme confeccionaran el acta de baja y formularan la resolucion que aprueba la baja. 1.4 Acervo Documentario del Area de Bienes Los organismos comprendidos en el ambito de la region, daran especial atencion al archivo documentario y registro administrativo, los que deberan ser debidamente foliados, inventariados y clasificados de tal manera que permita su facil identificacion y ubicacion, asi como su uso o revision posterior. La documentacion sustentatoria debera permanecer debidamente archivada por un tiempo no menor de Diez (10) anos y permanentemente abierta a las acciones de control y fiscalizacion. D. Proyectos de Inversion Transferencias de la Region a la CTAR departamental - Contenido del expediente de transferencia: I. Informacion Basica - Programas de Inversion - Expediente Tecnicos de Proyectos - Resolucion de Aprobacion de los Estudios, obras, encargos, contratos, etc. II. Informacion Especifica - Estudios en Ejecucion - Estudios bajo la modalidad de Administracion Directa a) Resolucion autorizativa del Estudio b) El Estudio debe contar con el cuaderno de Estudios c)El Estudio debe contar con el analisis legal de la propiedad del terreno. - Estudio bajo la modalidad de Contrato a) Resolucion autorizativa de la ejecucion del Estudio b) Bases del concurso de meritos c) Contrato celebrado d) En el expediente tecnico debe constar: titulo, planos de ubicacion y planos de topografia como minimo. e) Cuaderno de Estudios. - Estudios bajo la modalidad de encargo a) Resolucion de aprobacion del convenio b) Analisis legal de la propiedad del Terreno, complementando con el titulo, plano de ubicacion y plano topografico.