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Pág. 160277 NORMAS LEGALES Lima, sábado 30 de mayo de 1998 les y Subregionales) y visados por el Administrador y Contador. Igualmente, los libros deberán estar visados por los funcionarios responsables de su elaboración al 31 de marzo de 1998, los cuales constituyen el respaldo de los saldos que se transfieren con la información básica, por lo tanto deben mostrarse debidamente actualizados. Al Libro de Inventarios y Balances se adjuntarán los Inventarios Físicos y los anexos que muestren el detalle de los saldos de cada una de las cuentas. Una vez efectuadas las regularizaciones, ajustes, de- puraciones necesarias, practicados los inventarios físicos, conciliaciones bancarias y de cuentas de enlace, etc., para mostrar en forma fehaciente el saldo real de las cuentas, se efectuará el cierre contable conforme a la normatividad vigente. Los saldos obtenidos debidamente depurados, anali- zados y calificados, serán los que se entreguen en el acto de transferencia. En el Acta de transferencia debe constar todos los actos antes mencionados, y debidamente verificados por las respectivas comisiones de entrega y de recepción. Acervo Documentario Contable Se establecerá las acciones y se designarán a los responsables para la transferencia del archivo contable, así como lo que respecta a la conservación e identificación de los documentos materia de la transferencia. El archivo contable estaría conformado por los docu- mentos sustentatorios de las operaciones financieras, presupuestarias y administrativas que hayan tenido inci- dencia contable. Los documentos fuente que sustenten la transferencia deberán permanecer debidamente archivados por un tiem- po no menor de 10 (diez) años y permanentemente abierta a las acciones de control y fiscalización, siguiendo un orden cronológico y/o correlativo que facilite su utiliza- ción posterior; de conformidad a lo dispuesto en el Artícu- lo 14° de la Ley N° 26484. B. Area de Fondos 1.Información Básica - Conciliación de Saldos de la Subcuenta corriente del Tesoro Público con la Dirección General del Tesoro Públi- co, al 1er. Trimestre. - Cheques de Subcuentas del 1er. Trimestre del pre- sente año inutilizados al cierre de Operaciones. - Informe del gasto y conciliaciones de los compromisos y pagos del Ejercicio Presupuestario vigente al 31-3-98 y año anterior. - Información de otras fuentes de financiamiento dife- rentes a la de Tesoro Público, utilizados al 31-3-98. - Los recursos no utilizados por concepto de fondos para pagos en efectivo, encargos y/o anticipos, de recursos ordinarios deberán ser revertidos a la Cuenta Unica del Tesoro Público, mediante Recibo de Ingresos con anterio- ridad a la fecha de la transferencia, bajo responsabilidad del Tesorero, Contador y del Director General de Admi- nistración o quienes hagan sus veces. La información indicada en los puntos anteriores deberá adjuntarse al Acta de Entrega – Recepción al 31- 3-98. C. Area de Bienes 1. Información Básica 1.1 Inventario físico general de los bienes en uso y de Almacén - El Director General de Administración o quien haga sus veces dispondrá la constitución de una comisión para realizar el Inventario Físico General que comprende la verificación física de bienes en uso y de Almacén. En la presente norma dicha comisión recibe la denominación de Comisión de Inventarios. - La verificación física incidirá principalmente en los aspectos siguientes: - Comprobación de la presencia real del bien y su ubicación - Estado de conservación - Condiciones de utilización - Condiciones de seguridad - Si en el proceso de verificación física se establece bienes sobrantes, en relación a los saldos en libros; y secomprueba que su origen legal es desconocido; éstos deberán figurar como Alta de Bienes, a través de la respectiva Nota de Entrada al Almacén y su correspon- diente Salida para su uso. - En el caso de determinar bienes faltantes, la Comi- sión de Inventarios determinará las causas y actuará en la forma siguiente: - Faltante por robo o extravío.- se organizará un expediente administrativo que contenga las investigacio- nes realizadas y la denuncia policial correspondiente al que se determine como culpable. 1.2 Transferencia de bienes - Deberá concluirse los procesos de transferencia de bienes que aún se encuentren pendientes con otros Orga- nismos; así mismo deberá efectuarse la recuperación de bienes que no serán transferidos, tal es el caso de bienes entregados en uso o custodia. 1.3 Baja de Bienes La Comisión respectiva dará de Baja a los bienes previo las siguientes causales: - Calificación del estado de inutilidad del bien - Realizada la calificación de inutilidad de los bienes, se formularán y suscribirán las actas correspondientes, las que serán entregadas por Abastecimiento a la Comisión de Inventario Físico. - La Comisión de Inventario estudiará y analizará el Informe de calificación pudiendo si el caso lo requiere, solicitar información adicional. De encontrarlo conforme confeccionarán el acta de baja y formularán la resolución que aprueba la baja. 1.4 Acervo Documentario del Area de Bienes Los organismos comprendidos en el ámbito de la re- gión, darán especial atención al archivo documentario y registro administrativo, los que deberán ser debidamente foliados, inventariados y clasificados de tal manera que permita su fácil identificación y ubicación, así como su uso o revisión posterior. La documentación sustentatoria deberá permanecer debidamente archivada por un tiempo no menor de Diez (10) años y permanentemente abierta a las acciones de control y fiscalización. D. Proyectos de Inversión Transferencias de la Región a la CTAR departamental - Contenido del expediente de transferencia: I. Información Básica - Programas de Inversión - Expediente Técnicos de Proyectos - Resolución de Aprobación de los Estudios, obras, encargos, contratos, etc. II. Información Específica - Estudios en Ejecución - Estudios bajo la modalidad de Administración Directa a) Resolución autorizativa del Estudio b) El Estudio debe contar con el cuaderno de Estudios c)El Estudio debe contar con el análisis legal de la propiedad del terreno. - Estudio bajo la modalidad de Contrato a) Resolución autorizativa de la ejecución del Estudio b) Bases del concurso de méritos c) Contrato celebrado d) En el expediente técnico debe constar: título, planos de ubicación y planos de topografía como mínimo. e) Cuaderno de Estudios. - Estudios bajo la modalidad de encargo a) Resolución de aprobación del convenio b) Análisis legal de la propiedad del Terreno, comple- mentando con el título, plano de ubicación y plano topo- gráfico.