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Pág. 188365 NORMAS LEGALES Lima, sábado 24 de junio de 2000 § Recomendaciones; y § Anexos. Aplicación de procedimientos alternativos: § Se aplicará procedimientos adicionales en la medida que se encuentren situaciones relevantes no consideradas en la planificación y que tengan relación con el objetivo de auditoría; y § En cada una de las fases deberá elaborarse las cédulas de trabajo correspondientes. II.4 Supervisión y comunicación de hallazgos 1. Formulación y Emisión del Hallazgo Como resultado de la aplicación de los procedimientos se obtendrán los hallazgos de auditoría, los mismos que se formularán teniendo en cuenta los atributos: condición, criterio, causa y efecto. La supervisión se realizará durante todo el trabajo de campo, evidenciándose en los papeles de trabajo, con la finalidad de contribuir con la calidad del trabajo de audi- toría, y comprende: § Revisión de la ejecución del programa y del cronogra- ma con la finalidad de informar sobre el avance del trabajo de campo; y § Se realizan reuniones de coordinación diarias a fin de facilitar el trabajo de supervisión. 2. Comunicación de hallazgos: § Elaboración de la cédula que contenga la relación de los funcionarios y ex funcionarios involucrados, cargo, período, domicilio y el hallazgo; § Preparación de los documentos de comunicación de hallazgos y sus respectivos anexos, indicando la dirección donde se remitirán las aclaraciones pertinentes y un párrafo sobre el carácter reservado de los mismos, para lo cual se tendrá en cuenta el cargo, período, dirección consignada en la relación requerida; información que forma parte del archivo permanente. El documento de comunicación es firmado solamente por el Auditor Encar- gado. § Exposición y argumentación de los hallazgos ante los funcionarios y servidores de la entidad: Para tal efecto serán convocados a una reunión en la cual se les expon- drán los hallazgos encontrados, otorgándoles la oportuni- dad de realizar los comentarios pertinentes. Al culminar dicha reunión se procede a entregar las respectivas comu- nicaciones. § Para el caso de los ex funcionarios y/o ex servidores se sugiere efectuar la entrega de los hallazgos en su domicilio, de no ser ubicados se procederá a la publicación en el diario oficial “El Peruano” o en otro de mayor circulación, fijando plazos. 3. Reportes periódicos del avance del trabajo Se deberá establecer la periodicidad de los reportes a emitir sobre los avances del trabajo con la finalidad de que los niveles gerenciales de Contraloría General se infor- men oportunamente de los resultados y facilite su super- visión. 4. Carta de Representación Se coordina para la entrega al Titular del modelo y obtención de la carta de representación con la finalidad de revelar que la entidad ha entregado la información reque- rida, entre otros aspectos, que sean del caso consignar. 5. Entrega y Difusión de la Normativa Ambiental De comprobarse la falta de conocimiento sobre la normativa ambiental en los funcionarios de las entidades involucradas se entregarán las normas pertinentes con- tribuyendo a la difusión de éstas. 6. Organización y elaboración de los papeles de trabajo El desarrollo de las actividades antes descritas ten- drán su respaldo en los respectivos papeles de trabajo, emitiéndose cédulas por cada procedimiento las cuales contiene lo siguiente:§ Descripción del procedimiento; § Tareas realizadas; § Conclusión del procedimiento; y § Concordancia con el hallazgo obtenido. Dichas cédulas formarán parte del archivo de los papeles de trabajo, el cual tiene la estructura siguiente: II.4 Modelo de Estructura de Archivo de Papeles de Trabajo I. INFORME DE AUDITORÍA. § Síntesis gerencial; § Informe final; § Informe borrador (diferentes versiones, especifican- do la hora y fecha); § Informes de los especialistas; y § Carta de representación. II. PLAN Y PROGRAMA DE AUDITORÍA Y MODIFI- CACIONES. III. CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD. § Entrevistas; y § Flujogramas. IV. CORRESPONDENCIA. § Recibida; y § Remitida. 100 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS. 200 DESCARGOS RECIBIDOS, EVALUACIÓN DE DESCARGOS Y COMENTARIOS DE LA ENTIDAD. COMPONENTE O ÁREA A AUDITAR G-1 Componente o Área a auditar G.1.1 Conclusiones, observaciones y recomen- daciones. G.1.2 Pruebas de auditoría G-2 Componente o Área a auditar G.2.1 Conclusiones, observaciones y recomen- daciones. G.2.2 Pruebas de auditoría PARCHIVO PERMANENTE. Se adjunta flujograma de la fase de ejecución de la auditoría ambiental (Anexo N° 3) . III. FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME III.1 Aspectos generales: El Informe es el producto final del trabajo de auditoría ambiental, en el cual se presentan comentarios, conclu- siones, observaciones y recomendaciones. El informe de auditoría debe contener la expresión de razonamientos o juicios fundamentados en las evidencias obtenidas en relación a los objetivos de la auditoría. Los principales objetivos de un informe de auditoría ambiental son: Evaluación de la gestión ambiental, recomendando las mejoras correspondientes: a) Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas, así como la ejecución de actividades con relación a las políticas, lineamientos e instrumentos de gestión; y, b) Determinar los efectos ambientales significativos; La auditoría debidamente planeada, con la aplicación de procedimientos apropiados, con evidencias suficientes en términos de cantidad y calidad, no está completa, ni resulta útil, si no se aprueba y remite oportunamente el informe a la entidad examinada. El informe contendrá en el encabezado la referencia a la Contraloría General de la República del Perú, el Área y el número de página; y en el pie de página: el sector auditado, la hora y fecha de elaboración, así como el número de versión (de acuerdo a las modificatorias del