Norma Legal Oficial del día 08 de abril del año 1999 (08/04/1999)

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NORMAS LEGALES

MORDAZA, jueves 8 de MORDAZA de 1999

a) Programar, dirigir, ejecutar coordinar, supervisar y controlar las actividades correspondientes al Sistema de Administracion Documentaria de la Municipalidad y del Concejo Municipal. b) Mantener el archivo y control de los contratos y convenios del Municipio. c) Asistir y apoyar al organo politico en la gestion administrativa en materia de su competencia. d) Asistir y registrar el desarrollo de las Sesiones de Concejo: Ordinarias y Extraordinarias. e) Dar fe de los actos del Concejo y de las normas emitidas por la Alcaldia; asi como suscribir las Resoluciones de Alcaldia y las Actas de Sesiones de Concejo conjuntamente con la Alcaldesa f) Informar oportunamente a los Organos del Municipio sobre los acuerdos y decisiones que toma el Concejo en relacion con sus responsabilidades y funciones. g) Centralizar, revisar, sistematizar y procesar la tramitacion y archivo de las comunicaciones, expedientes, contratos y demas documentos que provengan de los diferentes organismos y dependencias municipales, asi como autenticar sus copias. h) Organizar y atender las Sesiones Solemnes del Concejo, las Ceremonias y actos oficiales que se realicen en la Municipalidad y coordinar a los que asiste la Alcaldesa y/o su representante. i) Establecer y mantener coordinaciones al mas alto nivel con organismos y con instituciones publicas y privadas, nacionales y extranjeras, con los cuales mantendra estrechas vinculaciones sobre asuntos relacionados a la gestion municipal. j) Proyectar Edictos, Ordenanzas, Decretos, Resoluciones, Acuerdos de Concejo y otros documentos para la firma del MORDAZA, siendo responsable de cuidar que dichos documentos cumplan estrictamente con las formalidades necesarias y se encuentren encuadrados dentro de la normatividad legal vigente. k) Es responsable de que las resoluciones no contravengan los dispositivos legales vigentes. l) Organizar, dirigir, coordinar y controlar el sistema de administracion documentaria y el archivo central de la Municipalidad. m) Organizar, dirigir, coordinar y controlar el sistema de informacion, comunicacion, Relaciones Publicas y Protocolo de la Municipalidad. n) Citar a los Regidores y Funcionarios a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias conforme a su Reglamento Interno. o) Expedir directivas de caracter administrativo para una agil atencion y adecuado seguimiento y control de los expedientes que se generen. p) Disponer la publicacion en el Diario Oficial El Peruano de las Ordenanzas, Edictos, y otros documentos que el Concejo requiera. q) Organizar, ejecutar y controlar los procesos de recepcion, registro, clasificacion, distribucion, control e informacion de la documentacion que circula en la Municipalidad. r) Informar y orientar a los usuarios sobre los servicios y tramites que prestan las diversas dependencias de la Municipalidad, asi como informar sobre el estado de la tramitacion de los expedientes. s) Llevar los correspondientes Libros de Registros debidamente legalizados por Notario Publico, de las Resoluciones y Decretos de Alcaldia; y demas disposiciones Municipales. t) Informar trimestralmente al Despacho de Alcaldia sobre el desarrollo de la Secretaria General; Tramite Documentario y Archivo Central; Imagen Corporativa y Comunicacion; y, Area de Apoyo a los Regidores, senalando sus MORDAZA, defectos y medidas correctivas a adoptarse. u) Elaborar informes sobre los expedientes que por su tramite asi lo requieran, proporcionando alcances tecnicosadministrativos, e incluso senalando las normas legales pertinentes. v) Elaborar y actualizar el Manual de Organizacion y Funciones (MOF) de la Secretaria General, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. w) Formular el Plan de Trabajo Anual de la Secretaria General. x) Mantener los registros estadisticos del area. y) Racionalizar y simplificar los procedimientos administrativos de esta oficina. z) Las demas funciones propias de su competencia que le MORDAZA asignadas por la Alcaldia.

Articulo 37º.- La Oficina de Secretaria General, para el cumplimiento de sus funciones esta compuesta por las siguientes Unidades Organicas: - Unidad de Tramite Documentario y Archivo. - Unidad de Imagen Corporativa y Comunicacion. - Unidad de Apoyo a los Regidores. UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO Articulo 38º.- La Unidad de Tramite Documentario y Archivo Central es un organo de tercer nivel jerarquico, dependiente de la Secretaria General, esta a cargo de un Jefe de Unidad y tiene las siguientes funciones: a) Planear, programar, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar los procesos, del sistema de administracion documentaria y el Archivo Central de la Municipalidad. b) Recepcionar, registrar, clasificar y archivar los documentos, tantos internos como externos, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos vigentes, c) Informar y orientar a los usuarios sobre el estado de la tramitacion de sus expedientes asi como tambien, sobre los servicios y tramites que prestan las diversas dependencias de la Municipalidad. d) Efectuar el registro, clasificacion, codificacion, mantenimiento y conservacion de los documentos que forman el Archivo Central de la Municipalidad. e) Mantener actualizado el archivo tecnico- administrativo, con el objeto de prestar oportuno apoyo a la Gestion Municipal. f) Verificar que la documentacion que ingrese cuente con las formalidades establecidas por la normatividad vigente. g) Informar trimestralmente sobre la marcha administrativa de la Unidad. h) Expedir copias certificadas de los documentos a cargo de la Municipalidad, a solicitud de los interesados. i) Implementar y desarrollar sistemas computarizados para el Control de la Documentacion. j) Elaborar la Guia de Tramite Documentario. k) Seleccionar, conservar y dar de baja a los documentos obrantes en el Archivo Municipal de acuerdo al Sistema Nacional Archivistico. l) Coordinar acciones con el Archivo de la Nacion conforme lo establece el Sistema Nacional de Archivos. m) Otras funciones afines que se le asignen. UNIDAD DE IMAGEN CORPORATIVA Y COMUNICACION Articulo 39º.- La Unidad de Imagen Corporativa y Comunicacion es un organo de tercer nivel jerarquico, dependiente de la Secretaria General, esta a cargo de un Jefe de Unidad y tiene las siguientes funciones: a) Planear, programar, dirigir, coordinar, ejecutar, controlar y evaluar, las actividades de relaciones publicas, informacion, protocolo y aquellas que conlleven a la mejora de la imagen institucional de la Municipalidad. b) Difusion oportuna y adecuada de las actividades, proyecciones y logros de la gestion. c) Realizar programas y acciones de comunicacion, informacion e imagen institucional sobre la problematica municipal en general. d) Mantener relaciones con los medios de comunicacion masiva en general. e) Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de relaciones publicas del municipio. f) Dirigir, coordinar, la realizacion de las Conferencias de Prensa, sobre asuntos de interes municipal. g) Elaborar la sintesis informativa diaria, de los medios de comunicacion y ponerlo a disposicion de la Alcaldia y de los organos de la Municipalidad que lo requieran. h) Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar, las actividades de orientacion e informacion a los contribuyentes. i) Difundir el Calendario Mensual de obligaciones tributarias y la Guia de Tramite Documentario y otras de orientacion al contribuyente. j) Las demas funciones afines que se le asigne. UNIDAD DE APOYO A LOS REGIDORES Articulo 40º.- La Unidad de Apoyo a los Regidores es un organo de tercer nivel jerarquico, dependiente de la Secreta-