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Pág. 171842 NORMAS LEGALES Lima, jueves 8 de abril de 1999 a) Programar, dirigir, ejecutar coordinar, supervisar y controlar las actividades correspondientes al Sistema de Administración Documentaría de la Municipalidad y del Concejo Municipal. b) Mantener el archivo y control de los contratos y convenios del Municipio. c) Asistir y apoyar al órgano político en la gestión administrativa en materia de su competencia. d) Asistir y registrar el desarrollo de las Sesiones de Concejo: Ordinarias y Extraordinarias. e) Dar fe de los actos del Concejo y de las normas emitidas por la Alcaldía; así como suscribir las Resoluciones de Alcaldía y las Actas de Sesiones de Concejo conjuntamen- te con la Alcaldesa f) Informar oportunamente a los Organos del Municipio sobre los acuerdos y decisiones que toma el Concejo en relación con sus responsabilidades y funciones. g) Centralizar, revisar, sistematizar y procesar la trami- tación y archivo de las comunicaciones, expedientes, con- tratos y demás documentos que provengan de los diferentes organismos y dependencias municipales, así como autenti- car sus copias. h) Organizar y atender las Sesiones Solemnes del Con- cejo, las Ceremonias y actos oficiales que se realicen en la Municipalidad y coordinar a los que asiste la Alcaldesa y/o su representante. i) Establecer y mantener coordinaciones al más alto nivel con organismos y con instituciones públicas y priva- das, nacionales y extranjeras, con los cuales mantendrá estrechas vinculaciones sobre asuntos relacionados a la gestión municipal. j) Proyectar Edictos, Ordenanzas, Decretos, Resolucio- nes, Acuerdos de Concejo y otros documentos para la firma del Alcalde, siendo responsable de cuidar que dichos docu- mentos cumplan estrictamente con las formalidades nece- sarias y se encuentren encuadrados dentro de la normati- vidad legal vigente. k) Es responsable de que las resoluciones no contraven- gan los dispositivos legales vigentes. l) Organizar, dirigir, coordinar y controlar el sistema de administración documentaria y el archivo central de la Municipalidad. m) Organizar, dirigir, coordinar y controlar el sistema de información, comunicación, Relaciones Públicas y Proto- colo de la Municipalidad. n) Citar a los Regidores y Funcionarios a las Sesiones Ordinarias y Extraordinarias conforme a su Reglamento Interno. o) Expedir directivas de carácter administrativo para una ágil atención y adecuado seguimiento y control de los expedientes que se generen. p) Disponer la publicación en el Diario Oficial El Perua- no de las Ordenanzas, Edictos, y otros documentos que el Concejo requiera. q) Organizar, ejecutar y controlar los procesos de recep- ción, registro, clasificación, distribución, control e informa- ción de la documentación que circula en la Municipalidad. r) Informar y orientar a los usuarios sobre los servicios y trámites que prestan las diversas dependencias de la Municipalidad, así como informar sobre el estado de la tramitación de los expedientes. s) Llevar los correspondientes Libros de Registros debi- damente legalizados por Notario Público, de las Resolucio- nes y Decretos de Alcaldía; y demás disposiciones Munici- pales. t) Informar trimestralmente al Despacho de Alcaldía sobre el desarrollo de la Secretaría General; Trámite Docu- mentario y Archivo Central; Imagen Corporativa y Comu- nicación; y, Area de Apoyo a los Regidores, señalando sus virtudes, defectos y medidas correctivas a adoptarse. u) Elaborar informes sobre los expedientes que por su trámite así lo requieran, proporcionando alcances técnicos- administrativos, e incluso señalando las normas legales pertinentes. v) Elaborar y actualizar el Manual de Organización y Funciones (MOF) de la Secretaría General, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. w) Formular el Plan de Trabajo Anual de la Secretaría General. x) Mantener los registros estadísticos del área. y) Racionalizar y simplificar los procedimientos admi- nistrativos de esta oficina. z) Las demás funciones propias de su competencia que le sean asignadas por la Alcaldía.Artículo 37º.- La Oficina de Secretaría General, para el cumplimiento de sus funciones está compuesta por las siguientes Unidades Orgánicas: - Unidad de Trámite Documentario y Archivo. - Unidad de Imagen Corporativa y Comunicación. - Unidad de Apoyo a los Regidores. UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO Artículo 38º.- La Unidad de Trámite Documentario y Archivo Central es un órgano de tercer nivel jerárquico, dependiente de la Secretaría General, está a cargo de un Jefe de Unidad y tiene las siguientes funciones: a) Planear, programar, dirigir, coordinar, ejecutar y evaluar los procesos, del sistema de administración docu- mentaria y el Archivo Central de la Municipalidad. b) Recepcionar, registrar, clasificar y archivar los docu- mentos, tantos internos como externos, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos vigentes, c) Informar y orientar a los usuarios sobre el estado de la tramitación de sus expedientes así como también, sobre los servicios y trámites que prestan las diversas dependen- cias de la Municipalidad. d) Efectuar el registro, clasificación, codificación, man- tenimiento y conservación de los documentos que forman el Archivo Central de la Municipalidad. e) Mantener actualizado el archivo técnico- administra- tivo, con el objeto de prestar oportuno apoyo a la Gestión Municipal. f) Verificar que la documentación que ingrese cuente con las formalidades establecidas por la normatividad vi- gente. g) Informar trimestralmente sobre la marcha adminis- trativa de la Unidad. h) Expedir copias certificadas de los documentos a cargo de la Municipalidad, a solicitud de los interesados. i) Implementar y desarrollar sistemas computarizados para el Control de la Documentación. j) Elaborar la Guía de Trámite Documentario. k) Seleccionar, conservar y dar de baja a los documentos obrantes en el Archivo Municipal de acuerdo al Sistema Nacional Archivístico. l) Coordinar acciones con el Archivo de la Nación confor- me lo establece el Sistema Nacional de Archivos. m) Otras funciones afines que se le asignen. UNIDAD DE IMAGEN CORPORATIVA Y COMUNICACION Artículo 39º.- La Unidad de Imagen Corporativa y Comunicación es un órgano de tercer nivel jerárquico, dependiente de la Secretaría General, está a cargo de un Jefe de Unidad y tiene las siguientes funciones: a) Planear, programar, dirigir, coordinar, ejecutar, con- trolar y evaluar, las actividades de relaciones públicas, información, protocolo y aquellas que conlleven a la mejora de la imagen institucional de la Municipalidad. b) Difusión oportuna y adecuada de las actividades, proyecciones y logros de la gestión. c) Realizar programas y acciones de comunicación, in- formación e imagen institucional sobre la problemática municipal en general. d) Mantener relaciones con los medios de comunicación masiva en general. e) Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar las actividades de relaciones públicas del municipio. f) Dirigir, coordinar, la realización de las Conferencias de Prensa, sobre asuntos de interés municipal. g) Elaborar la síntesis informativa diaria, de los medios de comunicación y ponerlo a disposición de la Alcaldía y de los órganos de la Municipalidad que lo requieran. h) Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y controlar, las actividades de orientación e información a los contribu- yentes. i) Difundir el Calendario Mensual de obligaciones tribu- tarias y la Guía de Trámite Documentario y otras de orientación al contribuyente. j) Las demás funciones afines que se le asigne. UNIDAD DE APOYO A LOS REGIDORES Artículo 40º.- La Unidad de Apoyo a los Regidores es un órgano de tercer nivel jerárquico, dependiente de la Secreta-