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Pág. 232933 NORMAS LEGALES Lima, domingo 10 de noviembre de 2002 cados con su respectiva tarjeta de control visible, de tal manera que faciliten la verificación y conteo. Para ello, bajo responsabilidad de la Dirección de Lo- gística y con la asesoría técnica del Químico Farmacéutico responsable de la Dirección de Medicamentos o del Servi- cio de Farmacia, según corresponda, se procede al orde- namiento de los Stock existentes de medicamentos e insu- mos médicos, tomando los siguientes criterios: a.1. Ubicar los stocks existentes en dos zonas diferen- ciadas, una para los de procedencia donados y otra para todos los demás. a.2. Alternativamente los stocks así ubicados deben or- denarse por: a.2.1. Grupo farmacológico establecido en el Petitorio Nacional de Medicamentos a.2.2. Forma Farmacéutica a.3. Una vez ubicados por alguno de los criterios seña- lados en el numeral anterior, deben de ordenarse por or- den alfabético. b. Documentación 1. Las Tarjetas de Registro y Control (Existencias Valo- rada y Control Visible) deben estar ordenadas y con sus registros actualizados. 2. Los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos re- cepcionados durante la toma del inventario serán ubicados en una zona especial e ingresarán al Almacén cuando con- cluya el inventario. 3. Los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos pen- dientes de atención con sus respectivos documentos de salida (PECOSA, guía) numerados y valorizados que no fueron retira- dos por los usuarios son reingresado al stock y contabilizados en el inventario, anulándose los documentos respectivos. 4. Desde siete (7) días antes hasta la culminación del inventario se suspende la recepción de pedidos. 5. Sólo se atiende ingresos y salidas por emergencia, los casos especiales en que se requiera efectuar el inven- tario tipo abierto serán resueltos por el Presidente de la Comisión en coordinación con el Jefe del Almacén o del Servicio respectivo. VII. Disposiciones específicas VII.1. El Inventario de las Existencias Físicas consiste en constatar la existencia o presencia real de los medica- mentos e insumos médico-quirúrgicos en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en custodia temporal. VII.2. Se realiza un inventario de tipo masivo al barrer, que incluye a todos los medicamentos e insumos médico-quirúrgi- cos almacenados y en custodia temporal. El quipo de verifica- dores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado, continuando el control de todos los medicamen- tos e insumos médico-quirúrgicos, sin excepción alguna. El inventario será “cerrado”, esto con el objeto de facili- tar su ubicación, verificación y conteo rápido de los medi- camentos e insumos médico-quirúrgicos. VII.3. Procedimientos VII.3.1. Verificación a. Cuantitativa.- El verificador debe contar todos los ar- tículos para comprobar que las cantidades sean iguales a las que se consignan en las Tarjetas de Control Visible. b. Cualitativa.- El verificador debe contrastar que las ca- racterísticas y propiedades de los medicamentos e insu- mos médico-quirúrgicos: nombre, concentración, forma far- macéutica, presentación (dimensión, peso, volumen) estén de acuerdo con lo consignado en la Tarjeta de Control Visi- ble y etiquetado del artículo. VII.3.2. Registro a. Para el levantamiento del Inventario de Existencias Físicas se usa el formato “Inventario Físico de Medicamen- tos e Insumo Médico Quirúrgico” adjunto. b. El verificador registra en forma manual los datos con- forme lo requiere dicho formato. c. El verificador cierra la Tarjeta de Control Visible des- pués del último registro y anota la fecha del día del inventa- rio, el documento Inventario Físico (INVFIS), la cantidad verificada y firma en la columna de destino.d. En los casos en que existan varias tarjetas de control visible – cada una con saldos físicos- se apertura una nue- va tarjeta de control visible que consolide dichos saldos. e. Finalmente, cuando el formato “Inventario Físico de Medicamentos e Insumos Médico-Quirúrgicos” se conclu- ya, firman la hoja de inventario conjuntamente con el repre- sentante del almacén o el que haga sus veces y la remiten al área de Información. VII.3.3. Valorización Unidades ejecutoras : a. El personal del Área de Información (Kardista) reali- za la valorización de las cantidades consignadas en el for- mato “Inventario Físico de Medicamentos e Insumos Médi- co-Quirúrgicos”, tomando como referente el valor que apa- rece en el último registro de la columna Costo Promedio de la tarjeta de existencia valorada. b. Sí no se cuenta con la información señalada en el numeral anterior para determinados productos, se toma como valor el existente para un producto con idéntico prin- cipio activo, tomando como referencia el costo promedio que figura en su tarjeta de existencia valorada de almacén. c. Valorizado el inventario, se remite al Equipo de Análi- sis el formato “Inventario Físico de Medicamentos e Insu- mo Médico Quirúrgico”, adjuntando las Tarjetas de Existen- cia Valorada y documentos fuentes. CLAS / Centros y Puestos de Salud : a. La valorización del inventario de los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos existentes en un CLAS, Cen- tro de Salud o Puesto de Salud, está a cargo del órgano administrativo de la Unidad Ejecutora (Área de Información y/o Kardex) de la cual depende. VII. Disposiciones finales VII.3. El proceso de análisis del inventario físico es efec- tuado bajo responsabilidad por un equipo de análisis designa- do por la Dirección General para tal efecto integrada por : En las unidades ejecutoras: q Un Representante de la Oficina General de Adminis- tración, quien la presidirá. q Un Representante de la Dirección de Logística. q Un Representante de la Dirección de Economía. q Un Representante de la Oficina de Control Interno, quien actuará como observador . En el CLAS, Centros y Puestos de Salud § El Jefe del establecimiento de salud o Gerente del CLAS. § El responsable administrativo del establecimiento de salud, si lo hubiere. En la unidad ejecutora este equipo de Análisis concilia las Existencias Físicas verificadas en Almacén contrastán- dolas con la documentación que obre en su sistema de re- gistro y control (Tarjetas de Control Visible, Tarjetas de Exis- tencia Valorada y el Saldo del Parte Administrativo del mes anterior al de toma de inventarios) y determina diferencias (faltantes y/o sobrantes) si las hubiere. En los centros de salud, puestos de salud y CLAS, el equipo de análisis concilia las existencias físicas con las tarjetas de control visible y el saldo del Informe de Consumo Integrado del mes anterior al de toma de inventarios, con lo cual determina diferencias (faltantes y/o sobrantes) si las hubiere. VII.4. Conciliado el Inventario, las diferencias no aclara- das (faltantes de inventario) son informadas por la Comi- sión de Inventario a la Dirección General de la Unidad Eje- cutora, a fin de tomar las acciones administrativas de acuer- do a la normatividad vigente. VII.5. Los medicamentos e insumos médico-quirúrgicos identificado como vencido, se proceden a dar de baja, apli- cándose el procedimiento vigente establecido. VII.6. La información debe ser procesada a través del aplicativo “Inventario Físico de Medicamentos e Insumos Médico-Quirúrgicos”, que es remitido por la Dirección Ge- neral de Medicamentos, Insumos y Drogas –DIGEMID a la correspondiente DISA e Institutos Especializados las que harán extensiva a las Unidades Ejecutoras de su jurisdic- ción, según corresponda.