Norma Legal Oficial del día 10 de noviembre del año 2002 (10/11/2002)
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TEXTO DE LA PÁGINA 39
MORDAZA, MORDAZA 10 de noviembre de 2002
NORMAS LEGALES
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cados con su respectiva tarjeta de control visible, de tal manera que faciliten la verificacion y conteo. Para ello, bajo responsabilidad de la Direccion de Logistica y con la asesoria tecnica del Quimico Farmaceutico responsable de la Direccion de Medicamentos o del Servicio de Farmacia, segun corresponda, se procede al ordenamiento de los Stock existentes de medicamentos e insumos medicos, tomando los siguientes criterios: a.1. Ubicar los stocks existentes en dos zonas diferenciadas, una para los de procedencia donados y otra para todos los demas. a.2. Alternativamente los stocks asi ubicados deben ordenarse por: a.2.1. Grupo farmacologico establecido en el Petitorio Nacional de Medicamentos a.2.2. Forma Farmaceutica a.3. Una vez ubicados por alguno de los criterios senalados en el numeral anterior, deben de ordenarse por orden alfabetico. b. Documentacion 1. Las Tarjetas de Registro y Control (Existencias Valorada y Control Visible) deben estar ordenadas y con sus registros actualizados. 2. Los medicamentos e insumos medico-quirurgicos recepcionados durante la toma del inventario seran ubicados en una MORDAZA especial e ingresaran al Almacen cuando concluya el inventario. 3. Los medicamentos e insumos medico-quirurgicos pendientes de atencion con sus respectivos documentos de salida (PECOSA, guia) numerados y valorizados que no fueron retirados por los usuarios son reingresado al stock y contabilizados en el inventario, anulandose los documentos respectivos. 4. Desde siete (7) dias MORDAZA hasta la culminacion del inventario se suspende la recepcion de pedidos. 5. Solo se atiende ingresos y salidas por emergencia, los casos especiales en que se requiera efectuar el inventario MORDAZA abierto seran resueltos por el Presidente de la Comision en coordinacion con el Jefe del Almacen o del Servicio respectivo. VII. Disposiciones especificas VII.1. El Inventario de las Existencias Fisicas consiste en constatar la existencia o presencia real de los medicamentos e insumos medico-quirurgicos en el lugar donde se encuentren almacenados y/o en custodia temporal. VII.2. Se realiza un inventario de MORDAZA masivo al barrer, que incluye a todos los medicamentos e insumos medico-quirurgicos almacenados y en custodia temporal. El quipo de verificadores procede a efectuar el inventario empezando por un punto determinado, continuando el control de todos los medicamentos e insumos medico-quirurgicos, sin excepcion alguna. El inventario sera "cerrado", esto con el objeto de facilitar su ubicacion, verificacion y conteo rapido de los medicamentos e insumos medico-quirurgicos. VII.3. Procedimientos VII.3.1. Verificacion a. Cuantitativa.- El verificador debe contar todos los articulos para comprobar que las cantidades MORDAZA iguales a las que se consignan en las Tarjetas de Control Visible. b. Cualitativa.- El verificador debe contrastar que las caracteristicas y propiedades de los medicamentos e insumos medico-quirurgicos: nombre, concentracion, forma farmaceutica, MORDAZA (dimension, peso, volumen) esten de acuerdo con lo consignado en la Tarjeta de Control Visible y etiquetado del articulo. VII.3.2. Registro a. Para el levantamiento del Inventario de Existencias Fisicas se usa el formato "Inventario Fisico de Medicamentos e Insumo Medico Quirurgico" adjunto. b. El verificador registra en forma manual los datos conforme lo requiere dicho formato. c. El verificador cierra la Tarjeta de Control Visible despues del ultimo registro y anota la fecha del dia del inventario, el documento Inventario Fisico (INVFIS), la cantidad verificada y firma en la columna de destino.
d. En los casos en que existan varias tarjetas de control visible cada una con saldos fisicos- se apertura una nueva tarjeta de control visible que consolide dichos saldos. e. Finalmente, cuando el formato "Inventario Fisico de Medicamentos e Insumos Medico-Quirurgicos" se concluya, MORDAZA la hoja de inventario conjuntamente con el representante del almacen o el que haga sus veces y la remiten al area de Informacion. VII.3.3. Valorizacion Unidades ejecutoras: a. El personal del Area de Informacion (Kardista) realiza la valorizacion de las cantidades consignadas en el formato "Inventario Fisico de Medicamentos e Insumos Medico-Quirurgicos", tomando como referente el valor que aparece en el ultimo registro de la columna Costo Promedio de la tarjeta de existencia valorada. b. Si no se cuenta con la informacion senalada en el numeral anterior para determinados productos, se toma como valor el existente para un producto con identico MORDAZA activo, tomando como referencia el costo promedio que figura en su tarjeta de existencia valorada de almacen. c. Valorizado el inventario, se remite al Equipo de Analisis el formato "Inventario Fisico de Medicamentos e Insumo Medico Quirurgico", adjuntando las Tarjetas de Existencia Valorada y documentos fuentes. CLAS / Centros y Puestos de Salud: a. La valorizacion del inventario de los medicamentos e insumos medico-quirurgicos existentes en un CLAS, Centro de Salud o Puesto de Salud, esta a cargo del organo administrativo de la Unidad Ejecutora (Area de Informacion y/o Kardex) de la cual depende. VII. Disposiciones finales VII.3. El MORDAZA de analisis del inventario fisico es efectuado bajo responsabilidad por un equipo de analisis designado por la Direccion General para tal efecto integrada por : En las unidades ejecutoras:
q Un Representante de la Oficina General de Administracion, quien la presidira. q Un Representante de la Direccion de Logistica. q Un Representante de la Direccion de Economia. q Un Representante de la Oficina de Control Interno, quien actuara como observador .
En el CLAS, Centros y Puestos de Salud
§ El Jefe del establecimiento de salud o Gerente del CLAS. § El responsable administrativo del establecimiento de salud, si lo hubiere.
En la unidad ejecutora este equipo de Analisis concilia las Existencias Fisicas verificadas en Almacen contrastandolas con la documentacion que obre en su sistema de registro y control (Tarjetas de Control Visible, Tarjetas de Existencia Valorada y el Saldo del Parte Administrativo del mes anterior al de toma de inventarios) y determina diferencias (faltantes y/o sobrantes) si las hubiere. En los centros de salud, puestos de salud y CLAS, el equipo de analisis concilia las existencias fisicas con las tarjetas de control visible y el saldo del Informe de Consumo Integrado del mes anterior al de toma de inventarios, con lo cual determina diferencias (faltantes y/o sobrantes) si las hubiere. VII.4. Conciliado el Inventario, las diferencias no aclaradas (faltantes de inventario) son informadas por la Comision de Inventario a la Direccion General de la Unidad Ejecutora, a fin de tomar las acciones administrativas de acuerdo a la normatividad vigente. VII.5. Los medicamentos e insumos medico-quirurgicos identificado como vencido, se proceden a dar de baja, aplicandose el procedimiento vigente establecido. VII.6. La informacion debe ser procesada a traves del aplicativo "Inventario Fisico de Medicamentos e Insumos Medico-Quirurgicos", que es remitido por la Direccion General de Medicamentos, Insumos y Drogas DIGEMID a la correspondiente MORDAZA e Institutos Especializados las que haran extensiva a las Unidades Ejecutoras de su jurisdiccion, segun corresponda.